Defensie: IT is ons wapensysteem

De krijgsmacht wordt steeds meer één geheel, zo ook op ict-vlak. Verzorgden eerst alle krijgsmachtonderdelen hun eigen it, nu doen ze dat samen. Ook het onderscheid tussen ‘witte’ en ‘groene’ it verdwijnt. De naam van het vernieuwingsproject: Grensverleggende IT. Computable spreekt met schout-bij-nacht en cio Maarten Tossings en brigade-generaal en programmadirecteur Jean-Paul Duckers over dit innovatieproject.

Defensie kende vroeger gescheiden werelden met verschillende krijgsmachtonderdelen en algemene en defensie-specifieke it’, vertelt chief information officer (cio) Maarten Tossings. ‘De afgelopen jaren zijn de krijgsmachtonderdelen steeds intensiever gaan samenwerken. We merken ook dat op technologisch gebied de verschillende divisies steeds meer in elkaar overvloeien. Met het nieuwe it-programma willen we de laatste scheidingswandjes opheffen en tot één uitvoeringsinstantie komen.’

Programmadirecteur Jean-Paul Duckers vult aan dat Defensie tot een nieuw inzicht is gekomen en de it-huishouding wil vernieuwen in nadrukkelijke samenwerking met de markt. ‘Het is belangrijk dat de partners die we hierbij betrekken betrouwbaar zijn en goed met vertrouwelijke informatie kunnen omgaan. Ook moeten ze het belang kennen van de bescherming van gerubriceerde – geheime – informatie.’

Het merendeel van de applicaties betrekt Defensie al van de markt, maar Duckers benadrukt dat het belangrijk is om kennis uit de markt én kennis van Defensie samen te voegen om zo tot synergie te komen. ‘We willen gaan werken met projectteams bestaande uit it’ers afkomstig van een marktpartij en personeel uit onze eigen gelederen. Het is hierbij belangrijk dat er constant contact en terugkoppeling is met operationele gebruikers. We willen hierbij met de scrum-methode blijven werken.’

Kantelpunt

Voor dit nieuwe it-beleid was 2014 het kanteljaar voor Defensie. De krijgsmacht probeerde jarenlang de witte it (de algemene: administratief-logistieke ict) uit te besteden, daar waar het de groene it (de legerspecifieke: militaire technologie) in huis wilde houden. Dit kwam niet goed van de grond. Uit externe onderzoeken kwam bovendien uiteindelijk de wake-up-call. Het niveau van de it bleek ontoereikend te zijn en bovendien verouderd.

Cio Tossings wil daarbij opmerken dat Defensie ‘maar liefst twintig jaar lang in een krimpscenario zat waarbij er ook steeds minder it-budget was. Hierdoor hebben we niet voldoende geïnvesteerd en kregen we te maken met continuïteitsproblemen.’ Duckers merkt hierbij op dat it niet langer ondersteunend is, maar in feite het wapensysteem zelf is geworden. ‘Voor sommige onderdelen is dit letterlijk zo: bijvoorbeeld bij inlichtingendiensten, waarbij goede it dan echt een kwestie van leven en dood is. Daarom willen we de it zo snel mogelijk op orde brengen. Met de markt, maar wel onder regie van Defensie.’

Aanbesteding infrastructuur

Als eerste staat de vernieuwing en vervanging van de it-infrastructuur op de rol. Hiervoor wil Defensie naar één architectuur die zowel in Nederland als in inzetgebieden, zoals in Mali, beschikbaar is. Tossings: ‘We hopen in een periode van drie jaar tot een volledige nieuwe infrastructuur te komen. We willen zo snel mogelijk migreren, want we hebben er belang bij om zo snel mogelijk ‘over te gaan’. Voor de nieuwe infrastructuur is in juni 2016 een aanbesteding gestart.

Duckers: ‘Het heeft enige tijd geduurd om naar de markt te gaan. We wisten wat we wilden, maar we zitten ook met allerlei militaire eisen, onder andere op het gebied van beveiliging en classified information. Om deze reden vindt er ook geen Europese aanbesteding plaats. Dit geeft ons het recht om gelijk een partij te kiezen, maar dit vinden wij niet zuiver omdat je daarmee de kansen van de markt niet volledig benut.’

‘Bovendien’, vervolgt de programmadirecteur, ‘wat wij willen, kan geen enkel bedrijf alleen uitvoeren; die kunnen zich beter bundelen in een consortium. Daarom hebben we gekozen voor een hybride constructie: een redelijk openbare aanbesteding met een tenderpublicatie, met daarbij wel geheimhoudingsplicht voor de deelnemende consortia.’

Geen politieke discussie

Dit heeft geleid tot een aantal inschrijvingen tot eind juli 2016. Op basis hiervan is Defensie een selectietraject ingegaan, waarbij onder andere referenties zijn opgevraagd. ‘Daar zijn heel wat internationale telefoontjes voor gepleegd’, weet Duckers. ‘Dit proces heeft er toe geleid dat we nogmaals naar de partijen zijn gegaan met de vraag om extra informatie. De deadline van oktober 2016 hebben we hierdoor niet gehaald. Nadat we de aangeleverde informatie ontvingen, zijn we begin december 2016 gekomen tot drie marktconsortia die ex aequo zijn geëindigd. Uiteindelijk zijn deze teruggebracht naar twee consortia. Wie dit zijn, kunnen we verder niet toelichten.’

Tossings benadrukt dat momenteel met de twee partijen parallel een dialoog wordt gevoerd en dat op basis daarvan een uiteindelijke keuze voor een bepaald consortium wordt gemaakt. Duckers verwacht dat Defensie nog zo’n zes maanden nodig heeft om tot een keuze te komen. ‘We willen het eerste kwartaal van 2018 met de realisatie starten. Wij gaan eerst de nieuwe it in een groeiscenario opbouwen naast de huidige it. Op basis hiervan willen we de huidige it zo snel mogelijk migreren naar de nieuwe it. Continuïteit is erg belangrijk, die moeten we kunnen garanderen.’

Cio Tossings wijst erop dat deze aanbestedingsvorm een nieuw model betreft. ‘Het is geen klassieke uitbesteding of aanbesteding, het ligt ertussenin. We hebben een redelijk unieke aanpak. We hebben hierbij gekeken naar fout gelopen uitbestedingen door de krijgsmachten in Groot-Brittannië en Duitsland, die vaak tot politieke discussies hebben geleid. Dit willen we overduidelijk niet, we willen zelf in control blijven.’

Nieuw datacenterbeleid

Bij de nieuwe infrastructuur horen behalve het netwerk en hardware ook datacenters. Die staan nu onder andere in Maasland en Woensdrecht. Duckers: ‘Wij zijn aan het kijken hoe we onze data gaan hosten en wat dit voor gevolgen heeft voor datacenters. We hebben verschillende niveaus van informatie, laag- en hooggerubriceerd, en willen uiteraard voorkomen dat informatie gemanipuleerd wordt. Dit is alleen mogelijk met hedendaagse techniek. Daarom gaan we naar een nieuw datacenterconcept, met zowel synchrone als een asynchrone back-up. De huidige datacenters voldoen hier niet aan.’ Tossings vult aan: ‘We willen wellicht datacenters als dienst gaan afnemen, het hoeft niet allemaal per se te draaien in onze eigen omgeving. Alles op het eigen platform draaien, is in mijn ogen langzamerhand een achterhaald concept. We staan daarom zeker open voor cloudopslag, uiteraard met inachtneming van de beveiligingseisen.’

Keep & kill

Duckers: ‘Met de nieuwe infrastructuur hebben we dadelijk een hightech-wegennet. Uiteraard willen we dan ook hightech-auto’s, oftewel de meest actuele software. We zijn er nog niet over uit wat hiervoor de aanbestedingsstrategie gaat worden.’ Beide heren benadrukken dat Defensie in elk geval geen softwarelicenties meer af wil nemen. ‘We willen niet meer extra moeten betalen als er van een bepaald systeem méér gebruik wordt gemaakt‘, zo licht Duckers toe.

Naast nieuwe software lichten beide heren toe dat Defensie volop bezig is met de zogenaamde keep-&-kill-methode. Hierbij wordt per applicatie gekeken of deze wel of niet migreert naar de nieuwe it-omgeving. De cio: ‘We moeten nu actie ondernemen om bestaande functionaliteiten te kunnen behouden. Wekelijks teken ik keep-&-killbesluiten. Het gaat in totaal om enkele duizenden applicaties.

De drijfveer hiervoor is dat Defensie het applicatielandschap en daarmee het beheer eenvoudig en beheersbaar wil maken. Het zal nog zeker jaren duren eer we er zijn. SAP houden we in elk geval in leven. We hebben deze materieel-logistieke omgeving na jaren met veel pijn en moeite ingevoerd (het Speer-project – red.) en het werpt nu zijn vruchten af. We staan daarom niet te trappelen om deze technologie weer uit te faseren.’

Naast SAP zal Defensie ook Peoplesoft voor personeelszaken voorlopig blijven gebruiken. Tossings: ‘Virtualisatie is hierbij een fijne techniek; de verwachting is dat we de zware applicaties gewoon kunnen overzetten op de nieuwe it. Op termijn kijken we wel naar applicaties die beter passen bij een servicegerichte infrastructuur.’

Persoonsbeleid

Wat heeft het nieuwe it-beleid voor gevolgen voor het personeelsbeleid? Volgens Duckers zijn investeringen in de eigen it-medewerkers, dat zijn er nu zo’n 2.700, verdeeld over de onderdelen Joint IV Commando (JIVC) en Operations (OPS), noodzakelijk. Daarbij spelen wel een aantal ontwikkelingen die hierop invloed hebben. Ten eerste is de gemiddelde leeftijd van het Defensiepersoneel relatief hoog; ten tweede zullen er door de inzet van nieuwe technologie, zoals het volautomatische beheer van werkplekautomatisering, bepaalde it-functies minder nodig zijn en ten derde ligt het opleidingsniveau voor nieuwe it’ers hoger dan vroeger, namelijk minimaal HBO.

Toch zijn ook de oudere it’ers zeker niet afgeschreven, benadrukken beide heren. ‘We gaan de nieuwe it naast de huidige it zetten’, stelt brigade-generaal Duckers. ‘Hierbij zullen deze mensen nog hard nodig zijn. Bovendien geven we ons personeel de kans om zich te bekwamen in de nieuwe it. Ook in de aanbesteding hebben we specifiek gevraagd of de betrokken partijen ons personeel op kunnen leiden.’ Tossings legt uit dat er ook andere groeikansen zijn, afhankelijk van wat het nieuwe kabinet met Defensie wil. ‘We zien dat we als Defensie stabiliseren vanuit het krimpscenario en denken zelfs aan een groeiscenario, waarbij ook het informatiedomein groeit. Hierdoor ontstaan meer kansen voor it’ers.’

Budget

Wat het vernieuwingsproject ‘Grensverleggende IT’ mag gaan kosten, is nog niet duidelijk. Een in 2014 genoemd bedrag van veertig miljoen euro was volgens Tossings een eerste raming om de meest acute problemen op te lossen. Daar speelde vooral mee dat Defensie toen nog het idee had met een upgrade van de bestaande infrastructuur een groot deel van de problemen te kunnen verhelpen. Later kwam het inzicht dat deze aanpak onvoldoende zou werken omdat een upgrade na tien jaar onvoldoende investeren feitelijk een totale vernieuwing inhoudt. ‘We hebben nu nog geen uitgewerkt prijsplaatje. Uiteraard hopen we te besparen ten opzichte van de oude infrastructuur. Wel hebben we een extra reservering voor de periode dat de huidige en nieuwe it naast elkaar bestaan.’

Duckers: ‘Het is heel lastig om boven water te krijgen wat het gaat kosten. Een aantal grootheden kun je niet met elkaar vergelijken. We vragen van de nieuwe it heel andere dingen dan van de huidige it. Bovendien, als je met marktpartijen gaat praten dan krijg je natuurlijk een mooi beeld, maar de ‘proof of the pudding’ is op het moment dat er een offerte ligt.’

De programmadirecteur wijst er tevens op dat prijsmodellen van adviesbureaus als Gartner zijn gebaseerd op statische it-infrastructuren en niet op infrastructuren die ook moeten zijn ingericht op tijdelijke missies in het buitenland. ‘Daar zijn weinig datasets over. Wij hebben daarom een budgettair proces ingeregeld waarbij we de kosten van de huidige infrastructuur als richtsnoer nemen. Om daarna in de dialoog met de geselecteerde partijen regelmatig aan hen te vragen wat in een dienstverleningsmodel bepaalde dingen gaan kosten. Daarbij hebben we een aantal ‘draaiknoppen’ geïdentificeerd om bepaalde aspecten eventueel te tweaken om dat richtsnoer te benaderen.’

Wat de kosten van de huidige it-infrastructuur zijn, kan Duckers niet aangeven, omdat dit in deze fase van de aanbesteding nog commercieel vertrouwelijk is. Defensie heeft in het verleden veel goede intenties uitgesproken over it-vernieuwing en -rationalisatie, maar de praktijk bleek vaak weerbarstig. Beide heren zien de toekomst van de invoering van hun nieuwe it echter rooskleurig in. Duckers: ‘Ik tel ook de zegeningen: we zijn nu goed bezig en daadwerkelijk naar de markt gegaan. We willen dit echt doorzetten met militaire precisie en effectiviteit. De afkorting van Grensverleggende IT is GrIT. Dit is een psychologische term die stelt dat succesvol zijn niet afhankelijk is van de hoogte van het IQ, maar van de vastberadenheid om succesvol te zijn. Ik kan u zeggen: we zijn vastberaden om dit voort te zitten. En nu moedig voorwaarts!’

Dit artikel is eerder gepubliceerd in Computable-magazine #3 van 2017.