Software vangt explosie aangiften na Brexit-deal op

Leveranciers van logistieke en douanesoftware in Nederland hebben drukke tijden achter de rug. Systemen moesten worden aangepast zodat hun klanten ook na de Brexit kunnen handeldrijven met het Verenigd Koninkrijk. Met wel een explosie aan data tot gevolg.

‘Ja’, beaamt René Wijnants, verkoopmanager van AEB, ‘het is een drukke tijd geweest, ook voor onze klanten die weer veel vragen van hun klanten kregen over bijvoorbeeld de nieuwe douaneformulieren. Ons systeem moest op 31-12-20, 00.00 uur klaar zijn voor het handeldrijven met het Verenigd Koninkrijk. We waren overigens al een tijd bezig met de voorbereidingen op de Brexit. Dus het was niet ineens alle hens aan dek toen de Brexit-deal op afgelopen 24 december rond was.’

AEB is een ervaren Duits bedrijf, ruim veertig jaar oud en zo’n zeshonderd man groot, dat internationaal actief is met logistieke en douanesoftware. In de aanloop naar de Brexit paste het bedrijf zijn software aan. Echt nieuwe functionaliteit inbouwen was niet aan de orde. Vaak betrof het inhoudelijke wijzigingen, zoals het bijwerken van codelijsten en -tabellen, het inboeken van nieuwe tarieven, en het invoeren van classificaties voor producten en de bijbehorende Engelse wet- en regelgeving. En heel praktisch: voorheen had een logistieke dienstverlener te maken met één douanekantoor voor uitgaande spullen, namelijk in het VK, in de nieuwe situatie liggen de buitengrenzen voor douaneformaliteiten in bijvoorbeeld Rotterdam, Den Helder of Calais. 

EORI-nummer

Bedrijven moeten aan veel meer dingen denken, zegt Wijnants over de nieuwe situatie. Voorheen als een bedrijf aan Engeland verkocht dan was er alleen een transportdocument nodig, nu moet een lading middels een beladingsdocument geclassificeerd worden met allerlei goederencodes en leveringsvoorwaarden. En ook al exporteer je alleen producten naar het VK, dan moet je toch in je systeem zowel een exportproces (vanuit het vasteland) als een importproces (in het VK) gelijktijdig aanmaken.

Bovendien, waar je voorheen als exporteur, importeur of transit-bedrijf aan een EORI-identificatienummer (Economic Operator Registration and Identification) voldoende had, heb je nu twee nummers nodig: voor de Nederlandse douane (dat EORI-nummer) én voor de Britse douane (een ander Brits nummer, want EORI is alleen voor de Europese Unie). Dat vergeten bedrijven nog wel eens, is Wijnants’ ervaring.

Happy flow

Ook voor Michiel de Neef, global product manager bij BluJay Solutions, waren het drukke tijden. ‘Wat het complex maakte is dat de Brexit-deal zo laat beklonken werd. Dat maakte het lastig in te schatten wat er stond te gebeuren. Al was het ook weer niet zo dat de verloven met kerst en oud op nieuw werden ingetrokken.’ BluJay levert software voor logistieke dienstverleners, verladers en douanes. Denk aan een douaneaangiftesysteem en een transportbeheersysteem voor het operationeel en administratief  afhandelen van transporten door Europa. Dat laatste systeem verzamelt veel informatie over het transport (lading, wagen, route-rijtijden, chauffeur e.d.) om na het afgeven van de lading declaraties op te kunnen stellen.

Net als AEB was BluJay reeds een tijdje bezig met het aanpassen van de software op de Brexit. ‘Daarbij’, zegt De Neef, ‘hebben we ons in eerste instantie gericht op wat ik noem de ‘happy flow’: de reeds ingeplande, voorspelbare transporten die je van a tot z kunt ondersteunen. Ook omdat het nog niet duidelijk was hoe de Engelse douane om zou gaan met onvoorziene zaken, zoals een chauffeur die ineens wisselt of een andere vrachtwagen die wordt ingezet. Kan een aangifte dan gewijzigd worden of moet die worden geannuleerd en een nieuwe aangifte aangemaakt worden?

Hoewel de Brexit-situatie lijkt op de processen rond het handelsverkeer met andere niet EU-landen, was die ondersteunende functionaliteit niet één-op-één in de software te kopiëren en plakken. Wijnants (AEB) schat in dat 80 procent overeenkomt. ‘Alleen, er is ook nog de specifieke Engelse wet- en regelgeving en daarbovenop de douaneregels die op punten afwijken. Verder zijn er in het Portbase-havensysteem zaken verandert voor het goederenvervoer naar Engeland. Daar moesten we onze software ook op aanpassen.’

Op gang komen

Normaliter gaat er jaarlijks vijftig miljoen ton op en neer van NL naar het Verenigd Koninkrijk. Maar in januari, de eerste volle maand na de Brexit, viel het met het handelsverkeer nog mee. Wijnants’ eerste indruk is dat het na een rustig begin in de havens en de Kanaaltunnel steeds drukker aan het worden is. Wat hem opvalt is dat er toch nog bedrijven zijn die hebben zitten slapen in de aflopen jaren. ‘Die komen er ineens achter dat ze voor hun transport naar Engeland douaneformulieren moeten invullen. Kijk, die aangepaste software, die werkt wel. Ik denk dat de meeste problemen optreden bij het verkeerd invullen van formulieren en het niet goed op de hoogte te zijn van de nieuwe regels.’  

De Neef van BluJay verwacht dat het allemaal nog op gang moet komen. Hij heeft het idee dat Engelse opdrachtgevers in de aanloop naar de Brexit aan het hamsteren zijn geslagen. Dat de goederen die normaal in deze periode zouden worden vervoerd, er al zijn. ‘Bij onze klanten heb ik ook geen blinde paniek gemerkt; iedereen was wel voorbereid. Onze hypercare-team, dat vanaf 1 januari 03.00 ’s nachts in de lucht was, is ook niet overspoeld met telefoontjes. Al weet ik niet of klanten bewust hun handel even hebben afgeschaald om de kat uit de boom te kijken. Of handmatig zaken zijn gaan oplossen.’

Verzoveelvoudiging

De BluJay-productmanager voorziet nog wel een data-explosie; hij spreekt over een verzesvoudiging van de aangiften. Logistieke dienstverleners moeten data aanleveren aan tal van systemen in Nederland en het Verenigd Koninkrijk, zoals dus haven-, ferry- en douanesystemen, met aanvullende informatie (‘een gezondheidsverklaring’) als het om bederfelijke waren gaat, zoals groeten en fruit.

Wijnants (AEB) denkt zelfs dat het volume aan aangiften kan vertienvoudigen. ‘Voor een grote klant van ons kan het bijvoorbeeld oplopen tot een paar miljoenen aangiften per jaar. Ter vergelijking: voor ander internationaal verkeer gaat het om 50.000 tot 100.000 aangiften per jaar.’ AEB heeft daarop geanticipeerd door extra bandbreedte en servercapaciteit in te kopen en in de maand januari te zorgen voor 24maal7 ondersteuning en advies aan klanten.

De Neef ontkent niet dat de Brexit-deal gunstig is voor softwarebedrijven als BluJay. Dit soort handelsverdragen is goed voor de vraag naar logistieke software. Het bedrijf heeft ook teams in huis die dit soort verdragen in de gaten houden en bepalen hoe bijvoorbeeld specifieke afspraken en benodigde certificeringen in de software moeten worden opgenomen. 

Maar hoe dat aan de ‘andere kant’ van de Noordzee is geregeld, is De Neef niet duidelijk. Met de douaneautoriteiten is het lastig direct contact te leggen is zijn ervaring. ‘Met Portbase hebben we een direct aanspreekpunt; als wij de Engelse douane mailen met een vraag of een probleem, belanden we in een infobox. Een antwoord laat dan vaak op zich wachten.’

Portbase

In Nederland verbindt Portbase, een joint venture van Havenbedrijf Rotterdam en Havenbedrijf Amsterdam, alle partijen in de logistieke ketens van Nederlandse havens via het zogeheten Port Community System. Klanten van logistieke softwareleveranciers kunnen via hun software systeemkoppelingen realiseren voor het gebruik van de Portbase-services. De it- en logistiek dienstverlener heeft die aangepast om ook het transport naar het Verenigd Koninkrijk mogelijk te maken. Want, logistieke dienstverleners moeten hun douanedocumenten via het Portbase-systeem voormelden. Alle ferry- en shortsea-terminals stellen dit verplicht, anders gaat de lading de haven niet uit.  

Zoals Leon van Litsenburg, verkoopmanager van Stream Software, een leverancier van logistieke en -douanesoftware voor de Benelux, het uitlegt in een LinkedIn-video van Portbase: ‘Wij hebben in een vroeg stadium een taskforce opgericht om te bepalen wat we aan de applicatie moesten aanpassen, zoals het Portbase bericht voor import- en exportmeldingen. Hadden we dat niet gedaan dan zouden alle import- en expertzendingen van onze klanten na de Brexit stil zijn komen te liggen in de haven.’