Het Finse Basware startte als accountingbureau dat ook financiële software ging aanbieden. Nadat het orderboek een tijdje leeg bleef, stortten de oprichters zich eind jaren negentig op het elektronisch verwerken van facturen. Sindsdien gaat het crescendo, vooral nadat het bedrijf uit Espoo het Basware Commerce Network optuigde. Dat is een wereldwijd e-handelsnetwerk voor het afhandelen van bestel- en betaalprocessen tussen klanten en leveranciers. Inmiddels verwerkt dit netwerk zo'n vijftig miljoen transacties per jaar. Als het aan topman Esa Tihilä ligt, staat dat aantal eind 2015 op honderdvijftig miljoen.
De echte kanteling kwam voor Basware vijf jaar geleden tijdens een bezoek aan bierbouwer Heineken, vertelt topman Esa Tihilä. ‘We hadden onze software inmiddels verrijkt met functionaliteit voor de verwerking van inkooporders. Maar we merkten dat klanten de software niet volledig inzetten. Ze hadden moeite om alle benodigde inkoopgegevens, vooral over leveranciers, bijeen te krijgen die nodig waren om het inkoopproces goed geautomatiseerd te verwerken. Bij Heineken zag ik echter dat daar het inkoop- en facturingsproces al bijna 100 procent volledig geautomatiseerd verliep. Het bedrijf werkt met een beperkt aantal leveranciers en schrijft een standaard werkwijze voor waarbij orders en facturen elektronisch naar elkaar worden verstuurd. Het ging daarbij om in totaal zo’n half miljoen invoices.’
Open netwerk
Om klanten te helpen meer uit de software te halen, voegde Basware vervolgens een aantal servicemodules voor e-invoicing aan zijn pakket toe. Dat varieerde van ‘eenvoudige’ diensten voor e-inkoop en -facturatie en budget- en declaratiebeheer tot aan het laten lopen van het gehele bestel- en betaalproces (‘purchase to pay’) tussen klanten en leveranciers via het Basware Commerce Network. Klanten kunnen dit transactienetwerk gebruiken als een centraal toegangspunt voor hun in- en verkoopfacturen. Ook kunnen inkoopberichten via elektronische weg worden uitgewisseld tussen handelspartners.
Basware Commerce Network is een open, internationaal netwerk waar andere dienstverleners en facturingsbedrijven zich kunnen aansluiten. In Nederland zijn dat bijvoorbeeld Accounting Plaza, Digipoort (rijksoverheid), E-novation, E-size, Tieto en TNT. Recent sloot Basware nog een overeenkomst met Mastercard voor het koppelen van het Basware Commerce Network met het betaalnetwerk van de creditcardorganisatie.
Veilig?
Klanten kunnen er ook voor kiezen om het bestel- en betaalproces in handen van Basware te leggen. Op de vraag of het veilig is om bedrijfskritische informatie, zoals facturen, door derden te laten verwerken, stelt de topman dat je dit alleen in handen moet leggen van geaudite bedrijven die met service level agreements werken. ‘Wij garanderen bepaalde aflevertijden. Onze servicemedewerkers zitten ook in een gesloten, beveiligde werkomgeving, zoals bij een bank. Zij converteren een factuur naar een standaard format en checken of alle gegevens, zoals btw en rekeningnummers, vermeld staan. Is dat niet het geval dan wordt de factuur geblokkeerd en de klant ingelicht. Maar zij ‘raken’ de factuur zelf niet aan. Dit soort garanties krijg jij bij een postbedrijf niet. Weet jij wat er gebeurt met brieven die onderweg zijn? Het komt nog regelmatig in het nieuws dat er postzakken zijn zoekgeraakt of een medewerker post blijkt te hebben geopend.’
Twee vraagstukken
Op de markt van e-facturering spelen twee grote vraagstukken, schetst de Basware-topman. ‘Ten eerste: het verlies van informatie bij het scannen van facturen. Vaak worden niet alle gegevens meegenomen en die informatie ben je dus kwijt in de verdere procesgang. Wil je als bedrijf overgaan op e-facturering, dan zul je dus een systeem moeten kiezen dat iedereen, ook je leveranciers en klanten, op een standaardmanier gebruikt.’
Hij wijst op het samenwerkingsverband dat Basware is aangegaan met het Chinese leveranciersnetwerk Cedex e-Autohub om zo de Europese en Amerikaanse auto-industrie aan Chinese leveranciers te koppelen. Door zo samen te werken kun je grote stappen maken met het effectief invoeren van elektronisch factureren, benadrukt Tihilä.
Een tweede punt is dat een meerderheid van bedrijven en overheidsinstanties nog steeds op papier werkt, stelt de topman. ‘Wat je vaak ziet is dat bedrijven miljoenen euro’s spenderen aan de digitalisering van hun interne processen maar niet aan de output. Dus er gaat nog een hoop papier door en uit het bedrijf’.
Groeimarkt
Tihilä constateert dat e-invoicing een groeimarkt is. ‘De voordelen zijn ook makkelijk uit te leggen. De verwerkingstijd van een e-invoice is een stuk korter, waardoor je sneller omzet kan inboeken. Ook is een verscherpte controle mogelijk. Het smoesje dat een papieren rekening niet is ontvangen of dat er informatie ontbreekt, gaat niet meer op. Met een e-invoice valt voortdurend de status te controleren: is de factuur ontvangen, ingeboekt of betaald. Bovendien is elektronisch factureren veel goedkoper dan per post: gemiddeld genomen is het zo’n 40 cent per e-invoice tegenover 1,5 euro per papieren brief.’
Basware richt zich hoofdzakelijk op de zakelijke markt. Eind 2015 wil Basware via zijn netwerk 150 miljoen transacties verwerken; nu staat de teller nog op vijftig miljoen, al vertegenwoordigen die wel een totale waarde van 420 miljard dollar voor de betrokken handelspartners. ‘Het is ambitieus maar we zijn op de goede weg. We kunnen ook snel grote stappen maken, bijvoorbeeld wanneer een concern of een groep bedrijven, zoals autofabrikanten, van hun leveranciers eist dat zij hun facturen elektronisch insturen. Dat geeft een boost.’
Een goed voorbeeld is het contract dat Basware begin juli sloot met een groot Frans energieconcern – naar verluidt GDF Suez – om de factuurverwerking wereldwijd over te nemen en te moderniseren. Tihilä: ‘Dit contract betekent een belangrijke doorbraak voor ons op de nutsmarkt. Daar gaan enorme transactiesvolumes in om.’
In de genen
Elektronische factuurverwerking zit in onze genen, stelt Tihilä. Hij is niet beducht voor de concurrentie van bedrijven in erp (enterprise resource planning)-software die tegenwoordig ook functionaliteit voor e-facturering en -inkoop aanbieden. ‘Die zijn te laat ingestapt en blijven op achterstand staan.’ Tot de concurrenten rekent hij ook nog een paar andere e-invoice-specialisten en leveranciers van edi (electronic data interchange)-oplossingen. Maar de topman verwacht dat de concurrentie uitdunt naarmate de markt internationaler wordt. ‘Om te groeien heb je een wereldwijde schaal nodig en die hebben wij.’
De grootste concurrent is evenwel Ariba, sinds 2012 onderdeel van grootmacht SAP. Tihilä vindt dat er wel grote verschillen bestaan tussen beide bedrijven: zo heeft Ariba in zijn ogen vooral een focus op inkoopprocessen en is het procurementnetwerk gesloten en alleen te gebruiken voor bedrijven die er op zitten. ‘Onze focus ligt op invoice en procurement en het Basware Commerce Network is open. Wij werken samen met vele andere factuurverwerkers. Ons netwerk is ook veel groter dan dat van Ariba en groeit ook sneller omdat partijen zich makkelijk kunnen aansluiten. Verder is Ariba sterk Amerikaans is: het bedrijf heeft 2,5 keer meer omzet dan wij, maar die komt voornamelijk uit de thuismarkt. Wij zijn wereldwijd actiever, maar zijn klein in de VS.’
Van accounting naar software
In 1985 ging Baltic Accounting Systems (BAS), een accountingkantoor voor budgettering en financiële planning, van start, opgericht door een aantal jonge academici. In 1992 bracht het bedrijf financiële software op de markt; in 1993 veranderde de bedrijfsnaam in Basware. De zaken liepen goed tot de zomer van 1997. Na afloop van de vakantie bleek het orderboek leeg; het bedrijf belde klanten af met de vraag of ze nog werk hadden. De Finse warenhuisketen Stockmann in Helsinki stelde als wedervraag of Basware een applicatie kon regelen waarmee het zijn papieren facturen voortaan elektronisch kon verwerken en beheren.
Een maand later lag er een eerste versie. Het warenhuis was tevreden, maar er bleek één probleem: wettelijk gezien was een e-invoice niet geldig, omdat er geen fysieke handtekening onder kon worden gezet. Na discussies met de politici en financiële experts, die zo’n jaar duurden, kreeg Basware het voor elkaar dat de e-invoice ook als officieel rechtsgeldig document werd geaccepteerd. In een jaar tijd wist Basware de software te verkopen aan zo’n tweehonderdvijftig bedrijven.
In 2000 kreeg Basware een beursnotering aan de beurs in Helsinki. De succesvolle beursgang maakte de weg vrij voor de internationale groei en het doen van overnames. Inmiddels telt het bedrijf wereldwijd zo’n tweeduizend klanten en een miljoen gebruikers in vijftig landen. Basware draait een omzet van zo’n 113 miljoen euro (2012) en er werken 1400 mensen, verdeeld over twaalf landen. In Nederland is een vestiging in Amsterdam. Het bedrijf heeft een uitgebreid netwerk van zo’n zeventig partners, waaronder ICreative, Ricoh en Korade, in ruim dertig landen.
