Eigen Haard, een van de grootste woningcorporaties van Nederland, stapt over op het geïntegreerd enterprise resource planning(erp)-pakket Empire van DSA Vision. Aan die weloverwogen beslissing is een jarenlang traject vooraf gegaan waarin tal van barrières moesten worden geslecht. Inmiddels is de Amsterdamse corporatie gestart met het implementatietraject of, zoals manager ict & facilities Bart Hoogervorst het stelt, het verandertraject. Op 1 januari 2013 wil Eigen Haard met het systeem live gaan.
Bart Hoogervorst trad zeven jaar geleden in dienst bij Woningstichting Eigen Haard. Bij Eigen Haard merkte hij dat automatisering, net als bij andere corporaties, in het hart van de organisatie is verankerd, maar dat de leveranciers de koers van de ict bepaalden. 'De eigen ict-afdeling voerde vooral beheertaken uit. De afgelopen jaren is de corporatiewereld echter behoorlijk veranderd. Dat heeft de roep om een betere, geïntegreerde ict-ondersteuning met aansturings- en rapportagemogelijkheden vergroot. Daarnaast is bij Eigen Haard net als bij andere grote corporaties de afhankelijkheid van hardware en software fors toegenomen De corporaties constateerden dat ze zelf een ict-strategie moeten uitstippelen, ook om minder afhankelijk te zijn van leveranciers.'
Liever geïntegreerd dan ‘best of breed’
Hoogervorst wijst op ontwikkelingen als commercieel vastgoed, het scherpere financiële toezicht door de overheid, de sociale vernieuwing in wijken en de online dienstverlening. Om dit soort processen in alle geledingen van een corporatie goed te ondersteunen sluit in zijn ogen een geïntegreerde erp-omgeving beter aan in plaats van een 'best of breed'-aanpak met verschillende applicaties. 'Je praat over ruim zestigduizend woningen en allerlei brutering-eisen. Om dat te ondersteunen is een andere ict-huishouding nodig dan bij een kleine corporatie.'
In 2006 waren er nog geen volledig bewezen erp-producten op de markt aanwezig, zegt Hoogervorst. SAP verkende al wel de markt en dat zou een verandering teweeg kunnen brengen: het beschikbaar komen van een generiek pakket met specificaties in plaats van nicheproducten voor corporaties. 'Ik hield het in de gaten maar ik wilde eerst onze eigen processen beter onder controle krijgen. We zijn een paar jaar bezig geweest met een goede beschrijving van onze primaire processen, en de finetuning en aansturing ervan.'
Stoppen met Wocas/X
Een andere aanleiding om op zoek te gaan naar een erp-product was dat Centric aankondigde binnen een paar jaar te stoppen met de ondersteuning van Wocas/X, het primaire systeem dat Eigen Haard in gebruik had. Begin 2010 was de woningcorporatie klaar om een erp-traject te beginnen en waren er op de markt inmiddels rijpere producten voor de langere termijn beschikbaar, constateerde Hoogervorst. Alleen besloot Eigen Haard te fuseren met Woongroep Holland.
Na de fusie volgde een nieuwe toets: is erp ook geschikt voor de nieuwe fusieorganisatie? Woongroep Holland werkte met software van Databalk, het tegenwoordige Cegeka. 'Het besluit is toen genomen om te kiezen voor een nieuwe omgeving', vertelt de manager ict & facilities. 'We wilden de systemen niet in elkaar vlechten of kiezen voor een omgeving waar naar toe de andere omgeving moest migreren. We wilden onze energie richten op de integratie van beide corporaties en de implementatie van een nieuw primair systeem.'
Selectietraject
Het selectietraject startte uiteindelijk toch in 2010. Eigen Haard keek ook naar de oplossingen van zijn huidige leveranciers. Cegeka bleek echter nog bezig met de ontwikkeling van een geïntegreerde standaardoplossing. Het Corporatie Cloud-concept van Nccw, dat leverancier was van het primaire systeem bij een eerder overgenomen corporatie Ouder-Amstel, vond Hoogervorst veelbelovend maar nog te vroeg voor zijn organisatie. Centric ging er opvallend genoeg al van uit dat het niet mee kon doen aan de eindselectie, terwijl het bedrijf een serieuze kandidaat zou zijn geweest.
Uiteindelijk bleven twee partijen over: Aepex met het SAP-systeem Aetrium en DSA Vision met de Microsoft Dynamics Navision-software Empire. 'Het grote voordeel van SAP en Microsoft is dat ze natuurlijk al jaren bewezen erp-software in huis hebben met veel ontwikkelkracht', vindt Hoogervorst. 'De oplossingen van Microsoft zijn daarbij in de regel meer geschikt voor kleinere organisaties dan van SAP. Voor beide platforms gold: hoe kunnen ze geschikt gemaakt worden voor de corporatiemarkt? Daar zijn de afgelopen tijd diverse leveranciers op in gesprongen.'
Accepteren
Beide producten achtte Eigen Haard geschikt, waarna de definitieve keuze afhing van andere voorwaarden, zoals prijs, personeelscapaciteit en de visie van de leverancier op de ontwikkeling van de markt. 'Op strategisch vlak moeten opdrachtgever en leverancier op elkaar aansluiten. Het gevoel moet ook goed zijn: je moet ten slotte jaren met elkaar samenwerken.' Uiteindelijk viel de keuze op DSA Vision. De doorslag gaf de betere aansluiting op de bedrijfsprocessen en de diepe verankering van DSA Vision in de corporatiemarkt.
Hoogervorst vindt niet dat het voor een fusieorganisatie eenvoudiger is om met een bestaand pakket verder te gaan, waarbij een van de twee organisaties met dit pakket moet leren omgaan. Dat kost ook tijd, geld en moeite. 'De belangrijkste overweging moet zijn dat het primaire systeem extra waarde toevoegt voor de nieuwe fusieorganisatie. Dat bereik je vaak sneller door over te stappen op iets nieuws. De acceptatie is dan ook hoger.'
Bio
Bart Hoogervorst studeerde in de jaren tachtig natuurkunde aan de Universiteit Utrecht, werd wetenschappelijk onderzoeker bij het Antoni van Leeuwenhoekhuis en belandde van daaruit in de ict. Eerst als informaticus bij het Wilhelmina Kinderziekenhuis in Utrecht en vanaf 1996 tot 2004 bij het Utrecht Medisch Centrum. Zijn laatste post bij het UMC was hoofd Engineering. In 2004 stapte Hoogervorst over naar Eigen Haard waar hij hoofd ICT werd en vanaf 2007 manager ICT & Facilities.
