De personeelsplanning automatiseren biedt veel voordelen: efficiënter, flexibeler en prettiger werken. Allemaal waar, zo weten ze bij veilingbedrijf FloraHolland. ‘Maar verwacht geen wonderen. Als je nooit hebt gepland, koop dan ook geen planningspakket.'
Vrachtwagens rijden af en aan in het verder rustige Rijnsburg. Hier, in de Bollenstreek, ligt een dertig hectare groot veilingterrein van FloraHolland. In enorme hallen krioelen kleurrijke rijen karretjes als slangen door elkaar, overladen met miljoenen snijbloemen; van en naar een koelcel, op weg naar de klok in de afmijnzaal of op transport om diezelfde dag nog op de markt te belanden of naar willekeurig welke uithoek van de wereld te worden gevlogen.
Dat hier een knap staaltje logistieke- en personeelsplanning achter schuilgaat, is niet moeilijk voor te stellen. Het is zeer ‘tijdkritisch' werk – snijbloemen zijn dagverse producten – en de seizoensgebonden aanvoer- en verkooppieken bezorgen Planning & Organisatie vele overuren: het is een dagelijks variërende mix van vaste krachten, mensen uit de flexpool en uitzendkrachten. ‘Hier werken meer dan 400 logistieke medewerkers, waarvan ruim 250 parttimers. Vlak voor Moederdag komen daar nog eens 100 uitzendkrachten bij', vertelt Mark Breugem, logistiek manager bij FloraHolland Rijnsburg.
Prettiger werken
Nadat twee jaar geleden het toenmalige FloraHolland fuseerde met Bloemenveiling Aalsmeer zijn zes grote bloemenveilingen samengevoegd in één groot FloraHolland. De hr-afdelingen zijn opge-gaan in één centrale hrm-afdeling in Aalsmeer. De vestigingen doen wel zelf de personeelsplanning. ‘Dat verloopt voor 90 procent prima', vertelt Breugem. ‘Maar veel gebeurt nog in de hoofden van onze ervaren mensen. Hierdoor ontbreekt een centraal overzicht. Soms worden gegevens nog van een kladblok overgetikt in Excel en op verschillende plekken ingevoerd, waardoor informatie niet real time beschikbaar is en er nauwelijks uitwisseling tussen afdelingen plaatsvindt.'
Hoog tijd voor een geautomatiseerd personeelsplanningsysteem dus. Zonder aan de dienstverlening te willen tornen, heeft FloraHolland Rijnsburg zich ten doel gesteld hiermee een productiviteitswinst van 0,5 procent te behalen. ‘Op een totale loonkostensom van 10 miljoen euro verdien je dan de investering in efficiënter en flexibeler plannen al snel terug.' Bijkomend voordeel is de kwaliteit. ‘Het is voor mensen prettiger werken als zij niet altijd ad hoc worden ingezet, maar hun roosters op tijd kennen.'
In eigen hand
Een hiervoor bijeengebrachte werkgroep van (logistieke) medewerkers binnen FloraHolland Rijnsburg is om de tafel gaan zitten en heeft een ‘lijst van vereisten' (Request for Information – RFI) opgesteld waaraan het personeelsplanningspakket moet voldoen.
Zij hebben vervolgens zes softwareleveranciers beoordeeld en hun pakketten grondig getoetst. Daarbij kwam SP Expert, personeelsplanningsoftware die door ict-dienstverlener Intus wordt geleverd, als beste uit de bus. ‘Dat is de gebruikelijke procedure bij de aanschaf van personeelsplanningsoftware', vertelt Maarten van Hooidonk, die namens Intus het project bij FloraHolland begeleidt. ‘Vaak vormt hrm en/of medewerkers van de betrokken afdelingen een projectgroep die de keuze maakt, de ict-afdeling faciliteert slechts en bepaalt de (technische) randvoorwaarden.'
Breugem licht toe waarom is gekozen voor een standaard planningsmodule. ‘Het moet zonder extra programmeren te gebruiken zijn voor onze unieke situatie. Kies je voor een maatwerkoplossing, dan kom je in een moeras terecht waar je nooit meer uitkomt. Dan ben je volledig afhankelijk van een leverancier.' Natuurlijk is er een onderhoudscontract met Intus, kunnen extra opties worden geleverd, en verzorgt de leverancier de updates – maar FloraHolland draait SP Expert gewoon op het eigen systeem. ‘Wij bouwen zelf mee aan de configuratie en de data (persoonsgegevens en tijdregistratie) blijven in handen van de eigen hr-afdeling.'
Tijd nodig
Sinds februari werkt men in Rijnsburg met de nieuwe module. ‘Stapje voor stapje wordt per afdeling de huidige planning in het nieuwe systeem ingevoerd. Ik geloof niet in een big bang', licht Breugem toe.
‘In de eerste fase van de implementatie zie je dat het mensen dwingt kritisch te denken over de eigen werkwijze – de ene teamleider plant zus, de ander zo. Alles wat impliciet was, wordt opeens expliciet', zo weet Van Hooidonk uit ervaring. Breugem merkt slechts een ‘minimale' weerstand binnen de organisatie. ‘Er zijn wel personen die kritiek hebben. En dat is ook goed. Maar argumenten als "ik doe het al veertig jaar zo" vinden wij niet goed genoeg.' De volgende stap is dat Planning en Organisatie in het nieuwe systeem per dag alle medewerkers gaat indelen naar afdelingen, en de teamleiders vervolgens hun mensen taken toewijzen en – afhankelijk van de werkdruk die dag – deze planning kunnen aanpassen.
Van Hooidonk vindt deze gefaseerde uitrol verstandig. ‘Sommige klanten zijn heel ambitieus en willen ineens alles omgooien, maar overgaan op een nieuwe geautomatiseerde methode heeft tijd nodig.' Datzelfde geldt voor het vasthouden aan het bestaande tijdregistratiesysteem. ‘Net als bij veel bedrijven is dit bij FloraHolland altijd het uitgangspunt geweest bij de planning', vertelt Van Hooidonk. ‘Dat is logisch. Het tijdregistratiesysteem is nog altijd de heilige graal voor personeelszaken. Maar wij denken dat dit eigenlijk een controlemiddel achteraf moet zijn.' Voor Breugem is dat nu nog ‘een brug te ver'.
Muren slechten
Breugem waarschuwt dat je van een nieuw systeem geen wonderen moet verwachten. ‘Als je nooit hebt gepland, koop dan geen planningspakket. De basis moet er al zijn.' Toch is de manager Logistiek ervan overtuigd dat de planning hierdoor professioneler wordt. ‘Het is efficiënter, voorkomt fouten doordat dubbel boeken of overtikken niet meer nodig is.' Andere voordelen zullen op termijn pas echt zichtbaar worden. ‘Als teamleiders zelf in de centrale planning kunnen schuiven, verlofdagen kunnen toekennen en medewerkers gaan uitwisselen met andere afdelingen, vallen de muren tussen de afdelingen weg.'
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met IntermediairPW, vakblad voor p&o-professionals.
