eHRM: Computer creëert ruimte voor de mens

Slimme software gaat hr-medewerkers helpen bij het werk. Aan de ene kant nemen e-hrm-systemen saai administratief werk uit handen. Aan de andere kant ontsluit de software in toenemende mate informatie die er al wel is, maar waarvan hr-managers tot nog toe alleen maar kunnen dromen.

Het werk van de doorsnee hr-medewerker verandert in de komende vijf tot tien jaar ingrijpend. Anders dan nu, zal het overgrote deel van de tijd worden gestoken in adviezen aan medewerkers, leidinggevenden en het managementteam. Allerhande administratieve taken, waaraan hr-afdelingen nu een groot deel van hun tijd kwijt zijn, zullen naar de achtergrond verdwijnen. Vakantie- en verzuimadministraties, salarisstroken, personeelsplanningen, de jaarlijkse cyclus van beoordelingsgesprekken – de administratieve rimram rondom al deze zaken wordt in de komende jaren overgenomen door e-hrm-software. De programmatuur verlegt een groot deel van de administratieve taken van de hr-afdeling naar de medewerkers zelf en hun leidinggevenden.

Verborgen kennis

Hr-medewerkers zullen zich weer meer gaan bezighouden met de mensenkant van hun vak. Dat is de rode draad die naar voren komt uit de visie op de toekomst van 43 experts op het terrein van e-hrm, die actief zijn binnen het kennisplatform van het ict-vakblad Computable. Zij adviseren dagelijks over het gebruik, de invoering en de inbedding in de organisatie van e-hrm-software. Deze experts zien dat veel organisaties in hoog tempo de automatisering van hun personeelsadministraties uitbreiden. Het meest gehoorde argument daarvoor is op dit moment nog kostenbesparing. Door werknemers zelf toegang te geven tot deze systemen, wordt de druk op hr-afdelingen verlicht. Dat betekent dat zo'n afdeling enkele maanden na het invoeren van de nieuwe werkwijze met minder mensen toe kan, en dat scheelt geld. Die boodschap van e-hrm-leveranciers klinkt het managementteam van organisaties veelal als muziek in de oren.

De e-hrm-experts zien ook nieuwe mogelijkheden voor hr-afdelingen. Doordat steeds meer administratieve processen worden opgenomen in e-hrm-systemen, komen ook steeds meer gegevens binnen die administraties beschikbaar. Daarmee krijgt het management meer informatie in handen om actief te sturen in het beleid van de organisatie. De verrassingen van de toekomst houden zich vaak nu al verborgen in de gegevensbestanden die door de hr-afdeling worden beheerd. Ontdekt worden zij nog niet, omdat de gegevens niet in een zinvolle context worden geanalyseerd. Deze verborgen kennis, die nu al vaak binnen commerciële afdelingen wordt aangeboord, zal meer en meer binnen de hr-afdeling worden ontsloten met behulp van zogeheten business intelligence-software.

Meer grip

Dat betekent nogal wat, waarschuwt Computable-expert Marjo van Bergen van ict-dienstverlener Capgemini. 'De hr-medewerker met wie je als medewerker nu je loopbaanplannen bespreekt, opleidingen afspreekt en over je salaris onderhandelt, gaat in zijn huidige vorm verdwijnen. Allerhande processen worden gekoppeld aan de functie van een medewerker, zijn rol binnen de afdeling waar hij werkt en de ontwikkeling van zijn persoonlijke vaardigheden. Via een selfservice-systeem krijgt hij meer grip op zijn loopbaan. Maar daar moet hij zich wel actief voor opstellen. Bijvoorbeeld door aan te tonen dat hij de juiste cursussen heeft doorlopen en de benodigde ervaring heeft opgedaan voor een volgende stap. De medewerker die zoals hij gewend was lui achterover blijft leunen, ziet kansen aan zich voorbijgaan. Hrm'ers zullen zich met het stimuleren en coachen van medewerkers bezighouden. Instroom, doorstroom en uitstroom worden weer de core business van hrm. Dat vereist wel andere skills dan die van de huidige hr-medewerker.'

De invoering van e-hrm-systemen raakt dus álle medewerkers van organisaties. Zij krijgen de regie over hun eigen gegevens. Hr-processen worden voor de leken binnen de organisatie door de software gestructureerd, waardoor zij sneller en efficiënter worden uitgevoerd. 'Organisaties verwachten voortaan dat hun hr-afdeling zich opstelt als strategische businesspartner voor de lijnmanagers', zegt businessunit manager HR & Payroll Solutions Suzan Orlebeke van ict-dienstverlener Centric. 'Marktontwikkelingen gaan veel sneller dan voorheen. Er ontstaan steeds vaker situaties waarin op korte termijn andere competenties worden gevraagd. Langetermijndenken en alles stap voor stap invullen is daarmee achterhaald. Dat vraagt meer flexibiliteit van hr-medewerkers en de systemen die hen ondersteunen.'

Softe kant

Een voordeel voor afdelingen die gebruikmaken van e-hrm is dat processen sneller, soepeler en foutloos verlopen. Orlebeke verwacht dat binnen een jaar of drie e-hrm bij de meeste bedrijven de norm zal zijn. 'Er valt zoveel te besparen. In tijd, in geld en niet te vergeten door het voorkomen van fouten. De tijd die vrijkomt, kan worden aangewend voor ondersteunende taken in het managementteam op strategisch vlak. Maar ook voor de softe kant van het vak, die in economisch mindere tijden weleens onderbelicht blijft: persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling en coaching.'

Over de termijn waarop deze veranderingen zich voltrekken, lopen de meningen onder de Computable-experts uiteen. 'Laten we de toekomst niet al te rooskleurig afschilderen', zegt Computable-expert Jos Struik van ict-dienstverlener Dataccent. 'Vergeet niet, binnen veel organisaties is e-hrm slechts een onderwerp waarover vooral gesproken wordt.' Binnen grote organisaties worden nu volgens Struik de eerste vervolgstappen gezet. Die communiceren bijvoorbeeld met sollicitanten via interactieve websites en portals. Daar vinden kandidaten filmpjes, kunnen live chatten met medewerkers, en hun cv in de vorm van tekst, beeld of geluid achterlaten. Daarachter zit een heel systeem dat die communicatie vastlegt en volgt. In principe vanaf hun eerste contact met de onderneming tot aan hun pensioen.

Via deze portals kunnen organisaties ook contact onderhouden met medewerkers met wie zij een andere band hebben dan een dienstverband. Zo ziet Struik de portal van de hr-afdeling als centraal punt voor het onderhouden van contact met los-vaste medewerkers zoals zzp'ers. 'Vanuit hrm ontstaat zo een dynamische, virtuele organisatie waarbinnen de onderneming altijd de competenties vindt die zij op dat moment nodig heeft.'

Nieuwe hippies

Werknemers zullen via sociale netwerken ook op eigen initiatief steeds meer informatie toevoegen aan hun personeelsdossier. Hierdoor zal bijvoorbeeld duidelijk worden wat mensen zoal in hun vrije tijd doen. Daar heeft een werkgever weinig mee te maken, maar het kan wel nuttig zijn. Zoekt de onderneming nog een dj voor het personeelsfeest? Zou die enthousiaste karateka misschien een demonstratie kunnen geven van zijn vechtsport? En die accountmanager die vorig jaar meedeed aan het kampioenschap grillen in Australië, heeft zij misschien tips voor de zomerbarbecue?

De jongste generatie werknemers vindt het vanzelfsprekend om te werken via webinterfaces, hun hele leven speelt zich immers al af op internet. De stap naar het zelf invoeren van gegevens in een e-hrm-systeem is dan ook zo gezet. Computable-expert Tanja Ubert ziet het al in haar werk aan Hogeschool InHolland: 'Studenten, de werknemers van de toekomst, zoeken eigenlijk alleen maar online naar werk. Netwerken als LinkedIn, Hyves en Twitter nemen een vlucht.' Elke vraag die in hun hoofd opkomt, wordt een zoekopdracht in Google. MSN is voor jongeren een verlengstuk van de tong. 'Dat zet zich in de beroepspraktijk voort. Het is dus niet meer dan logisch dat ook via dat medium naar werk gezocht gaat worden.' Een integratie met de e-hrm-systemen op het werk ligt dan ook voor de hand.

De mentaliteit van de nieuwe werknemers verschilt ook van die van de oudere garde. 'Ik zie mijn studenten niet meer warmlopen voor een dikke leasebak en een kek mobieltje', zegt Ubert. Een groot deel van haar studenten heeft geen rijbewijs en peinst er niet over om zo'n papiertje te halen. 'Ze vinden het belangrijker dat ze zich kunnen ontwikkelen, niet te veel dagen hoeven werken en dat de sfeer goed is. Ik noem het gekscherend de nieuwe hippies. Ze zijn wel betrokken bij de wereld, willen iets voor de maatschappij betekenen.' Een werkgever wordt gezien als een uitbreiding van hun netwerk. Daar hoort vanzelfsprekend een digitale community bij.

Schat aan informatie

De grote ontwikkelingen op het vlak van e-hrm maken dat aanbieders over elkaar heen buitelen met nieuwe producten. Belangrijk bij de keuze van leveranciers is dat de gegevensbestanden die worden aangelegd ook door andere software kan worden gebruikt. De gegevens hebben pas echt nut als deze door verschillende softwaretoepassingen kunnen worden gebruikt. 'Vanuit de organisatie zal er een toenemende druk komen om de hr-data te kunnen integreren', zegt Computable-expert Erik Wardenier, bij ict-dienstverlener Accenture verantwoordelijk voor Human Capital Solutions. Met de gegevens uit de hr-systemen zal zogeheten business intelligence-software worden gevoed, waaruit een schat aan managementinformatie kan worden gedistilleerd.

Het gebruik dat hr-afdelingen van die gegevens maken, is nog relatief beperkt, zo blijkt uit een recent onderzoek door e-hrm-leverancier Raet onder 150 Nederlandse hr-managers. In meer dan 80 procent van de gevallen registreren hr-managers naast standaardgegevens ook informatie over de in- en uitstroom van personeel, de leeftijdsopbouw van medewerkers en hun diensttijden. Veel minder vaak wordt informatie opgeslagen over de competenties van medewerkers (16 procent), vacatures (31 procent) en de personeelsbegroting en -budget (33 procent).

Het overgrote deel van deze hr-managers wil meer informatie over beoordelings- en functioneringsgesprekken, personeelsbegroting- en budget, competenties en opleidingen van medewerkers. Maar juist die gegevens leggen zij in veel mindere mate vast in e-hrm-systemen, die daar vaak wel de mogelijkheid toe bieden. Van de ondervraagde hr-managers geeft 65 procent aan de competentieontwikkeling van medewerkers niet te kunnen onderbouwen met data. Bijna 60 procent zegt de wervingsbehoefte in de komende drie jaar niet te kunnen voorspellen. Bijna de helft (47 procent) zegt onvoldoende informatie te hebben vastgelegd om de hr-inspanningen voor diezelfde periode te kunnen begroten en budgetteren.

'Reguliere en arbeidsintensieve hr-taken die redelijk eenvoudig zijn te administreren, zijn bij de meeste bedrijven inmiddels in e-hrm-systemen opgenomen', zegt Cees van den Heijkant, ceo van Raet. 'Dat heeft vooral tijdwinst en efficiëntie opgeleverd. Nu wordt het tijd om een stap verder te gaan en ook de minder voor de hand liggende data in e-hrm-systemen te integreren, zodat hrm een wezenlijke bijdrage kan leveren aan bedrijfskundige doelen.' Hij ziet nu de ontwikkeling bij klanten dat zij medewerkers en managers niet alleen verantwoordelijk maken voor administratieve processen, maar ook voor de meer hoogwaardige hr-informatie, zoals beoordelingen en opleidingen. 'Dat is de nieuwe fase die e-hrm nu ingaat.'

Dit

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met IntermediairPW, vakblad voor p&o-professionals.