Werknemers blijven ook na de coronacrisis graag thuiswerken. Ze vinden zichzelf productiever dan wanneer ze op kantoor werken en missen de reistijd niet. Samenwerken gaat voornamelijk via videobellen, waarbij Microsoft Teams als winnaar uit de bus komt. Wel missen thuiswerkers het informele contact, zoals het koffiepraatje, met de collega’s. Voor werkgevers ligt er een uitdaging om het onderlinge contact tussen de collega’s te stimuleren en beter te communiceren. Dit blijkt uit een Computable-onderzoek onder lezers, uitgevoerd door Enigma Research.
De overheid heeft een duidelijke visie: werk zoveel mogelijk thuis. Maar hoe wordt dit in de praktijk nageleefd? Enigma Research onderzocht hoe lezers van Computable dit ervaren. Het onderzoeksbureau bracht in kaart tegen welke (technische) problemen men binnen de organisatie aanloopt, of er bedrijfsontwikkelingen in een stroomversnelling zijn geraakt en welke oplossingen er worden gebruikt om met collega’s op afstand te communiceren.
Hoe kijken werkgevers hier tegenaan? Sinds de uitbraak het coronavirus laat maar liefst 81 procent van de werkgevers het personeel zoveel mogelijk thuiswerken, blijkt uit het onderzoek. Verder wisselt één op de tien (9 procent) van de organisaties de kantoordagen af met thuiswerkdagen. Hierbij schiet de balans in de meeste gevallen door naar meer thuiswerken dan op kantoor. Bij slechts 3 procent van de organisaties is het beleid om zoveel mogelijk op kantoor te komen.
Bij het gekozen thuiswerkbeleid speelt het aantal medewerkers dat in dienst is een belangrijke rol. Hoe groter de organisatie, hoe vaker er volledig vanuit huis gewerkt wordt. Bedrijven met minder medewerkers in dienst kiezen vaker voor een mix tussen thuiswerken en op kantoor zijn.
Thuiswerken is nu de overheersende norm
Het onderzoek toont aan dat thuiswerken voor de uitbraak van de coronacrisis nog lang niet altijd de norm was. De meerderheid (53 procent) werkte minimaal één dag in de week vanuit huis. Toch werkte 18 procent nooit vanuit huis en nog eens drie op de tien (29 procent) deed dit slechts af en toe. Hierbij mochten medewerkers van ict-bedrijven al vaker thuiswerken dan werknemers van niet-ict-organisaties (respectievelijk 87 procent tegenover 78 procent). Opvallend hierbij is ict’ers dan weer vaker altijd op kantoor werkten dan niet-ict’ers.
Inmiddels werkt bijna driekwart van de populatie uit het onderzoek volledig thuis, 14 procent doet dit zoveel mogelijk en 8 procent wisselt kantoor en thuiswerken af. En eigenlijk bevalt dat thuiswerken wel. Het merendeel (66 procent) van de ondervraagden, die op dit moment (gedeeltelijk) vanuit huis werken, vindt dit niet vervelend. De reistijd naar het werk is komen te vervallen en de productiviteit is thuis hoger dan op kantoor, beweert 65 procent. Ook zegt maar liefst 66 procent dat het goed lukt om de balans tussen werk en privé te behouden. Ook last de helft voldoende pauzemomenten in tijdens het thuiswerken.
Wanneer men dan toch naar kantoor gaat, is dit omdat sommige zaken beter fysiek overlegd moeten worden (50 procent). Ook de behoefte om collega’s te zien wordt door bijna de helft (48 procent) genoemd. Nog eens één derde (34 procent) geeft aan niet alle werkzaamheden vanuit huis te kunnen doen en 22 procent is gewoon wel een beetje klaar met thuiswerken.
Opvallend is dat significant meer mensen met een ict-functie aangeven dat ze van hun werkgever naar kantoor moeten komen (20 procent vs. 5 procent). In totaal noemt 11 procent dit als reden.
Gebrek aan sociaal contact
Toch brengt het thuiswerken nog de nodige uitdagen voor werknemers met zich mee. Zo wordt het informele contact met collega’s gemist. Thuiswerkers noemen het gebrek aan een praatje bij de koffieautomaat het meest als nadeel van het thuiswerken. Aanvullend hierop ervaart 37 procent problemen om goed sociaal contact te onderhouden met de collega’s.
Een ander minpunt is de binding met de organisatie. Driekwart van de ondervraagden (72 procent) heeft het gevoel door het thuiswerken dingen te missen die in de organisatie spelen. De meesten (49 procent) zijn overigens wel grotendeels op de hoogte; ze missen met name de informatie uit de wandelgangen. Eén op de vijf (18 procent) zegt alleen nog noodzakelijke dingen te horen en 6 procent heeft het idee enigszins geïsoleerd te zijn. Een ander nadeel aan thuiswerken is het gevaar van sleur. Werknemers vrezen hiervoor omdat de werkdagen veel op elkaar lijken.
Arbotechnische werkplek
Een andere uitdaging van het plotseling thuiswerken, is het creëren van een goede werkomgeving. Zo ervaart één op de zeven (14 procent) het thuiswerken als uitgesproken onprettig; 20 procent staat er meer neutraal in. Gevraagd naar één ding die het thuiswerken makkelijker zou maken, wordt steevast de inrichting van een arbotechnische werkplek, met een goed bureau, goede bureaustoel en goede apparatuur zoals een beeldscherm, telefoon of docking-stations, genoemd. Ook blijkt dat lang niet iedereen over een eigen werkruimte beschikken of ondervindt men geluidsoverlast van huisgenoten.
Meer dan twee op de vijf (44 procent) van de werkgevers heeft er oog voor dat medewerkers thuis arbotechnisch goed kunnen werken. Toch worden werknemers over het algemeen aan hun lot overgelaten om hun thuiswerkplek in te richten: 74 procent heeft dit zelf moeten regelen. Slechts 37 procent van de werkgevers heeft de noodzakelijke middelen, zoals bureaustoel, lamp en docking-station, ter beschikking gesteld. De helft (53 procent) van de ondervraagden is overigens wel van mening dat het inmiddels over een arbotechnische verantwoorde thuiswerkplek beschikt; bij een kwart (23 procent) is dit niet het geval.
Nu het thuiswerken langer duurt, vindt 48 procent een maandelijkse kostenvergoeding voor koffie, stroom en water op zijn plaats. Ict’ers vinden vaker dat ze hier recht op hebben dan ondervraagden die geen ict-functie hebben. Ook zijn lezers het vaker eens met deze eis naarmate men bij een groter bedrijf werkt. Over de beveiliging van de infrastructuur van thuis naar het bedrijfsnetwerk maken weinig mensen zich zorgen; negen op de tien hebben het idee dat dit goed voor elkaar is.
Andere ict-werkzaamheden
Naast de veranderingen in omgeving, heeft de uitbraak van het coronavirus ook impact op de werkzaamheden van medewerkers. De helft (51 procent) van de ict’ers zegt dat het werk is veranderd. Ondersteuning gebeurt nu vooral op afstand, terwijl dit voorheen voornamelijk aan het bureau plaatsvond (67 procent). Ook zijn ict’ers meer met technisch support bezig dan voorheen (44 procent) en moeten ze nieuwe softwarepakketten ondersteunen die in gebruik zijn genomen vanwege het thuiswerken (37 procent).
De meerderheid van de ict’ers meent dan ook dat hun afdeling sinds de uitbraak van het coronavirus een onmisbare bijdrage levert aan de continuïteit van de organisatie. Zeven op de tien (71 procent) ict’ers ziet de coronacrisis dan ook als een uitdaging voor de afdeling om de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren met slimme oplossingen. Dat ict een belangrijke rol speelt bij het thuiswerken wordt nogmaals benadrukt door het resultaat dat 46 procent van de ict’ers van mening is dat hun afdeling sinds de uitbraak van het coronavirus meer op waarde wordt geschat.
Videobellen in stroomversnelling
Thuiswerken vraagt ook om technische ontwikkelingen van de werkgever. Bij 57 procent van de geënquêteerden is de implementatie van videoconferentie-software binnen de organisatie in een stroomversnelling geraakt. Microsoft komt daarbij als grote winnaar uit de strijd die sinds de coronacrisis is losgebarsten onder aanbieders van videoconferentie-software. Maar liefst zeven op de tien lezers van Computable geven aan dat hun organisatie voornamelijk gebruikt maakt van Teams. Op de tweede plek volgt Cisco Webex met 9 procent. Skype (6 procent) en Zoom (5 procent) worden door slechts enkele organisaties het meest gebruikt.
De meest genoemde reden om Microsoft Teams te gebruiken is vanwege de eenvoudige integratie met andere applicaties (56 procent). Ook het met veel gebruikers tegelijk kunnen vergaderen (31 procent) en het gebruiksgemak (29 procent) zijn veel genoemde redenen. Een kwart (24 procent) geeft verder aan dat hun organisatie al langer met de applicatie werkt en 21 procent noemt de goede video- en audiokwaliteit als reden. Cisco Webex wordt voornamelijk gebruikt vanuit de pre- corona-tijd; de meest genoemde reden is dat men al jaren met deze applicatie werkt (27 procent).
Andere technische sprongen
Videobellen wint dus terrein sinds het thuiswerken. Ook applicaties om online samen te werken worden sinds de uitbraak van het coronavirus meer gebruikt (42 procent). Daarnaast zegt drie op de tien ict’ers dat de werkgever verbeteringen aan het netwerk heeft doorgevoerd om onder meer de toename aan het aantal externe verbindingen van buitenaf mogelijk te maken.
De implementatie van cloudoplossingen (17 procent), het verbeteren van de cybersecurity (15 procent)/datasecurity (12 procent) en het implementeren van virtual private network (vpn)-oplossingen (11 procent) zijn andere genoemde ontwikkelingen die in een stroomversnelling zijn geraakt bij sommige organisaties.
Op het gebied van it-beveiliging zijn vrijwel geen aanvullende maatregelen genomen. De overgrote meerderheid van werkgevers (82 procent) deed geen extra investeringen in cybersecurity-tools. Dat blijkt tot nu toe terecht te zijn: 94 procent van de bedrijven is sinds het thuiswerken niet geconfronteerd met nieuwe security-incidenten op het bedrijfsnetwerk.
Opvallend is dat bij niet-ict-organisaties er nog vaker (technische) ontwikkelingen in een stroomversnelling zijn geraakt vanwege het advies om zoveel mogelijk thuis te werken dan bij ict-bedrijven (86 procent vs. 73 procent). Ook doen niet-ict-bedrijven sneller een beroep op een externe partij om de implementatie van deze (technische) ontwikkelingen af te wikkelen. Overigens implementeert de meerderheid van de organisaties de technische tools zelf.
Thuiswerken is populair geworden
Waar voorheen af en toe werd thuisgewerkt, lijkt de wens voor thuiswerken sterk te zijn toegenomen. Driekwart hoopt dit ook na de coronacrisis voort te kunnen blijven zetten. Slechts een derde (33 procent) kijkt er naar uit om straks weer volledig op kantoor te kunnen werken. Maar voor dit realiteit wordt, dienen nog wel wat uitdagingen te opgelost worden.
Zo moeten organisaties het meer thuiswerken blijven stimuleren, iets wat naar verwachting 71 procent van de werkgevers gaat doen. De communicatie met directe collega’s (40 procent) en de communicatie vanuit het management (27 procent) zijn dan ook de belangrijkste verbeterpunten binnen organisaties wanneer het gaat om thuiswerken. Ook spart één op de vijf medewerkers ((22 procent) graag met collega’s over hoe zij het thuiswerken inrichten en wat hun ervaringen zijn. Een slimme werkgever moedigt dit aan en faciliteert dit.
Dit artikel staat ook in Computable-magazine #01/2021.
Onderzoeksobject
Het onderzoek ‘Thuiswerken’ is door Enigma Research uitgevoerd in opdracht van Computable. Het onderzoek liep van 16 september t/m 16 november 2020; uiteindelijk zijn de ingevulde enquêtes van 401 Computable-lezers gebruikt. Deze lezers werken allemaal bij een bedrijf met twee of meer medewerkers en beschikken allemaal over een kantoorlocatie. 49 procent van de respondenten betreft een ict’er, de overige 51 procent heeft geen ict-functie. Van de oorspronkelijke 412 ondervraagde personen bleken er elf werkzaam te zijn bij bedrijven die het beleid voeren om zoveel mogelijk op kantoor te werken; zij vielen daarom buiten de doelgroep van dit onderzoek.
