‘Kantoorproces wegautomatiseren kan prima’

In 2010 sloten AZ en Afas Software een driejarig contract waarin de Nederlands softwareleverancier de hoofdsponsor werd van de voetbalclub uit Alkmaar. Binnen de overeenkomst is Afas ook verantwoordelijk voor de automatisering van de kantoorprocessen van AZ. Afas-ceo Bas van der Veldt vond de duur van drie jaar echter te kort om de doelstellingen te realiseren. Hij brak het contract open en verlengde het met vijf jaar tot 2017. Hij legt uit hoe zijn bedrijf verregaande automatisering gaat doorvoeren bij AZ.

Hoe gaat AZ zich nog meer automatiseren?
AZ heeft afscheid genomen van allerlei losse deelsystemen en heeft deze vervangen door één geïntegreerde totaaloplossing (Afas Profit) voor crm, contractadministratie, fanshop, hrm, boekhouding, payroll, horeca-evenementen en workflowmanagement. Na de implementatie van deze software worden de tientallen losse Excel-documenten, die voor verschillende doeleinden worden gebruikt, geëlimineerd. Buiten het werk dat hierdoor zal verdampen, levert het ook een grote hoeveelheid relevante stuurinformatie op.

Het einddoel van de automatiseringsslag is bereikt als de directie van AZ op ieder gewenst tijdstip van de dag zelfstandig de gewenste stuurinformatie uit ieder gewenst proces tot zich kan nemen. Hiernaast moet ook iedere andere medewerker toegang hebben tot alle relevante stuurinformatie.

Welk voorbeeld wil AZ op automatiseringsgebied geven?
AZ wil laten zien dat een goede automatiseringsgraad de organisatie veel rust en rendement geeft. Door minder papier, minder handmatige handelingen en minder ongewenst werkverkeer, zoals interne communicatie die ontstaat omdat werkprocessen niet gestandaardiseerd zijn, wil AZ organisatorische slagracht creëren.

Wat gaat er met de procesautomatisering gebeuren?
Verschillende losse systemen worden vervangen door één geïntegreerd systeem (Afas Profit) met gekoppelde specialistische deeloplossingen, zoals automatische factuurherkenning, documentscanning, kassa's, ticketing en spelervolgsysteem voor medisch dossier en videoanalyse van spelers.

Welk niveau wil AZ in de procesautomatisering bereiken?
Door met de administratieve organisatie voorop te lopen, komt AZ als gehele organisatie op een hoger plan. Concreet betekent het bijvoorbeeld dat AZ als club de consumentenmarketing kan optimaliseren omdat men straks precies weet welke transacties. zoals tickets, webshop, fanshop, et cetera er met welke doelgroep op welk moment hebben plaatsgevonden. Alle data zit immers in één systeem. AZ kan deze groep vervolgens gerichter benaderen met acties.

Ook bouwt AZ meer kennis op van de verschillende doelgroepen zodat de acties ook steeds beter kunnen worden afgestemd op de behoeften van deze doelgroepen. Als alle processen geautomatiseerd zijn met de totaaloplossing, is alle relevante stuurinformatie beschikbaar op basis waarvan we de administratieve processen nog beter ingericht kunnen worden.

Welke automatiseringsstappen gaat AZ op het gebied van administratie en financiën maken?
De meeste administratieve bulkprocessen zijn tegenwoordig volledig te automatiseren. Denk aan directe bankkoppelingen en automatische boekingen van inkoopfacturen. Bij AZ wil men alleen nog maar de uitzonderingen onder ogen krijgen. Denk hierbij aan een niet-geautoriseerde inkoopfactuur of een memoriaalboeking. Financiële verslaglegging, zowel intern en extern als naar de Knvb, is nu met één druk op de knop en als het aan AZ ligt is het binnenkort volledig geautomatiseerd te ontsluiten naar alle relevante partijen.

Op het gebied van de personeelsadministratie zorgt de eHRM-portal van Afas (InSite) ervoor dat alle mutaties door de medewerkers zelf worden vastgelegd. Denk hierbij aan onder meer verlofboekingen. Medewerkers hebben ook inzicht in hun eigen dossier met loonstroken, contracten, beoordelingsgesprekken, etc. Ook relevante informatie van spelers (medisch, KNVB, Uefa, etc cetera wordt vanuit het spelersvolgsysteem in het personeelsdossier opgeslagen, zodat alles op één plaats is terug te vinden voor degene die hiervoor geautoriseerd zijn.

AZ wil als evenementenbedrijf zijn medewerkers in de klantprocessen laten werken en zo min mogelijk in de kantoorprocessen. Kantoorprocessen kunnen in de regel uitstekend worden weg geautomatiseerd.

Wat doet het nieuwe product Afas OutSite en hoe gaat het voor de afasstadion.nl worden ingezet/gebruikt?
OutSite gaat ervoor zorgen dat nog meer werk zal verdampen door de AZ-website en verschillende webportalen te integreren met de backoffice (Afas Profit). Waar voor de deelname aan de AZ-kidsclub nu nog een formulier moet worden gedownload, handmatig wordt ingevuld en bij AZ wordt overgetikt (met alle foutkansen van dien), zal straks een digitaal invoerformulier direct leiden tot een inschrijving en dus een mutatie in het erp-systeem. Op deze wijze zullen tientallen klantprocessen, waaronder bijvoorbeeld aanvragen voor horeca-evenementen of talloze informatieaanvragen, straks zonder tussenkomst van kantoorpersoneel worden uitgevoerd. Hiermee bereikt AZ naast de horizontale integratie van bedrijfsprocessen ook verdere verticale integratie in de bedrijfskolom.

Wat gaat Afas nog meer op technologisch vlak voor AZ betekenen in de toekomst?
Doordat nu alle informatie in de geïntegreerde totaaloplossing beschikbaar is, wil AZ deze ook gaan gebruiken voor een verdere professionalisering en uitstraling richting zijn klanten. Veel informatie kan namelijk binnen en buiten het stadion worden ontsloten via monitoren, mobiele applicaties en andere beschikbare middelen, waarmee de AZ-beleving voor sponsoren en fans nog beter zal worden.