Over de vraag wanneer een project succesvol is, bestaan meerdere invullingen. Het opleveren van de projectresultaten binnen tijd en budget? Hoe zit het dan het met de kwaliteit? Of het verkrijgen van waardering van de belanghebbenden? Is het mogelijke succes af te meten aan wat het persoonlijk voor iemand betekent? Vijf tips die van invloed zijn op het projectsucces.
Start een project alleen als ‘het waarom’ duidelijk is
Onderzoek de oorzaken en stel vast wie het probleem heeft. Het geformuleerde projectdoel geeft de oplossing aan en voorzie het van een SMART-principe. Dat is: specifiek (is de doelstelling eenduidig?), meetbaar (onder welke observeerbare voorwaarden of vorm is het doel bereikt?), acceptabel (zijn de doelen acceptabel voor de doelgroep en/of het management?), realistisch (is het doel haalbaar?) en tijdsgebonden (wanneer in de tijd moet het doel bereikt zijn?). Vooral de M (meetpunt) moet toetsbaar zijn, alleen de omschrijving van vergroten, verminderen, verbeteren is onvoldoende tastbaar.
Zorg voor de legitimering
De businesscase is een instrument om de legitimering duidelijk te krijgen met het doel of doelen die de organisatie wil bereiken. Het is een zakelijke afweging of justificatie of het voordelig is om het project te doen om te voorzien in een oplossing van het probleem. Het uitvoeren van een project kost immers tijd en geld en het moet helder zijn of dit verantwoord is ten opzichte van de opbrengst. Daarmee wordt een businesscase een zakelijke afweging van kosten en baten.
Stel een businesscase op voor het project en voorzie die tijdens de projectuitvoering van een herbeoordeling. Mogelijke aandachtspunten zijn:
– Redenen: de argumentatie van ‘het waarom’;
– Baten: de verwachte voordelen die veelal met de exploitatie (het proces) te maken hebben of met het gebruik (het resultaat);
– Kosten: de kosten van verwerving om het project te doen;
– Risico’s: de onvoorziene gebeurtenissen;
– Investering: de financiële berekening van de kosten, baten en terugverdientijd;
– Aannames: de vermelding van de aannames of normen;
– Tijd: het tijdspad van het project en van het verdienpad.
Ontvang steun van het hogermanagement
Het samen doen, is een voorwaarde van projectmatig werken en het begint bij de opdrachtgever. Deze is als persoon het bevoegd gezag en degene die het project wil, er dus belang bij heeft en optreedt als de projecteigenaar. Als ‘de baas’ van het project zet die de toon, waarbij zowel het gedrag als de cultuur van betekenis zijn. Dit houdt in dat een managementteam of een stuurgroep eigenlijk niet geschikt is om op dagelijkse basis op te treden als het bevoegd gezag, maar wel om te dit ondersteunen. In voorkomende gevallen zal een opdrachtgever niet echt worden aangesteld, maar zichzelf benoemen of worden aangewezen door hoger-management. In veel projecten is het ten onrechte een onderbelichte functie en rol.
Maak afspraken over het projectmandaat met de opdrachtgever en stem het projectplan af dat moet leiden tot het projectresultaat.
Werk aan steun en acceptatie
Het zijn de belanghebbenden of stakeholders die het project willen. Deze partijen zorgen voor het draagvlak. Het vormt de projectomgeving en het krachtenveld waarin het opereert. Het vaststellen van het netwerk van relaties van een project met het daarbij behorende krachtenveld, vraagt om afstemming met de omgeving. Het is van belang om steun en acceptatie, het draagvlak, te krijgen voor het project en het resultaat dat dit aflevert. Een probleem dat zich kan voordoen, is de onderlinge tegenstrijdigheid van de verschillende belangen.
Inventariseer de belanghebbenden, hun invloed, de steun of weerstand die er is en de mogelijke betrokkenheid. Onderneem acties met maatregelen die gericht zijn op betrekken en beïnvloeden van personen in de projectomgeving. Het is het creëren van draagvlak en is te zien als een permanent proces vanaf het begin tot het einde van het project. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor de projectcommunicatie: in gesprek komen en blijven met de omgeving. Het is van belang om vanaf de start van het project aandacht te besteden aan het relatiebeheer.
Werk stapsgewijs
Fasering en besluitvorming zijn kenmerken die horen bij het projectmatig werken. Het aan het project verbonden werk wordt georganiseerd met tussentijdse beslismomenten die zich bevinden vanaf het begin- naar het eindpunt. Het geeft de mogelijkheid het project te beheersen en na te gaan of het zinvol is op de ingeslagen weg door te gaan. Het kan niet alleen zijn tegengevallen, maar ook de omstandigheden kunnen anders zijn geworden. Gebrekkige besluitvorming of het niet durven ingrijpen, brengt grote risico’s met zich mee. Het is juist die onzekerheid die moet worden weggenomen door het project en de uitvoering daarvan in stappen te delen.
Bedenk een strategie met een stapsgewijze benadering van het project. Het draagt in hoge mate bij aan de overzichtelijkheid en beheersbaarheid voor het projectbestuur én voor de partijen van de projectomgeving. Prestatie-indicatoren gericht op de doorlooptijd, middelen, kwaliteit, risico’s en productiviteit helpen om de voortgang te bewaken.
(Deze bijdrage is afkomstig uit Computable Magazine, editie 01/2018.)
De auteur
Peter Siebbeles is freelance docent/trainer/auteur op het gebied van projecten, projectmatig werken, en projectmanagement. Tevens is Siebbeles auteur van het boek ‘Beter projectmatig leren werken en denken’. In het verleden schreef hij ook voor Computable.
