Boekhoudschandalen in de Verenigde Staten en Europa, nieuwe Europese privacywetgeving en niet in de laatste plaats terroristische aanslagen hebben tot een hausse aan nieuwe regels op het gebied van bewaarplicht van computergegevens geleid. Storage-providers die de gegevensopslag voor grote klanten verzorgen, stuiten daardoor op de beperkingen van traditionele technieken. Maurice Nettesheim van BT heeft samen met EMC een oplossing gevonden.
| Voldaan aan juridische eisen niet moeilijk meer De Nederlander Eric-Jan Schmidt is directeur marketing van de Centera Division van EMC en gestationeerd in het hoofdkantoor in het Amerikaanse Hopkinton. “Naar schatting zestig tot zeventig procent van alle opgeslagen gegevens is fixed content. Nieuwe regelgeving zorgt ervoor dat klanten anders tegen archieven gaan aankijken. De opgeslagen informatie moet veel meer dan voorheen on-line beschikbaar zijn. Een fibre-channel-systeem voor archieven is te kostbaar, terwijl tape of optische opslag weer praktische problemen oplevert. De Centera vult dit gat op en biedt door de vingerafdruk die aan elk document wordt toegekend een authenticiteit die volledig vergelijkbaar is met WORM-opslag (write once, read many). Gegevens kunnen beter beschermd worden dan bij tape. Zo controleert deze machine elk uur het contentadres van data. Wordt er een probleem ontdekt, dan wordt daar onmiddellijk melding van gemaakt. Ook wordt de kwaliteit van de harde schijven permanent in de gaten gehouden. Zo kan perfect voldaan worden aan de juridische eisen die worden gesteld”, aldus Schmidt. |
Opslag van ‘fixed content’
Maurice Nettesheim is bij it- en netwerkbedrijf BT verantwoordelijk voor de Managed Services. Om voor bovengenoemde ontwikkelingen een goede oplossing te hebben, is sinds enige tijd een EMC Centera in gebruik genomen. Dit is een opslagapparaat dat specifiek ontwikkeld is voor lange-termijnopslag van documenten die niet meer veranderen (zogenaamde ‘fixed content’). Te denken valt aan correspondentie van advocatenkantoren, financiële instellingen, enzovoorts. Voor de opslag worden harde schijven gebruikt, dus geen tape of een ander opslagmedium. Nettesheim: “Wat wij onder andere doen, is het consolideren van de it-omgeving van onze klanten. Natuurlijk geven we onze klanten toegang tot hun informatie via ons wereldwijde netwerk. De nieuwe regelgeving omtrent retentie (de vereiste bewaartermijn) en privacy (de vereiste wistermijn) noopte ons een specifieke oplossing te zoeken.”
Unieke vingerafdruk
Als het apparaat een document opslaat, creëert het via cryptografische technieken een unieke vingerafdruk die gebaseerd is op de inhoud van het document. Die vingerafdruk fungeert als sleutel om het document later weer te kunnen oproepen en openen. Dit biedt drie belangrijke voordelen: wáár een document precies bewaard wordt is niet meer van belang; hetzelfde document wordt slechts éénmaal opgeslagen en het document kan niet gewijzigd worden, want dan werkt de sleutel niet meer. Een document is dus intrinsiek beveiligd door het concept van het systeem zelf.
Nettesheim: “Onze klanten passen allemaal een storage-policy toe, zowel ten aanzien van het bewaren van gegevens als het wissen daarvan. Actuele gegevens van onze klanten houden we real-time beschikbaar, maar archieven die niet meer veranderen worden naar een goedkoper platform verplaatst. Vroeger was dat meestal tape, maar dat is geen probleemloze methode. Even snel wat opzoeken gaat niet zo eenvoudig en snel wat wissen is er al helemaal niet bij. Daar komt bij dat tape een langzaam medium is. Ook als je naar de totale kosten kijkt, inclusief de mensuren die met het onderhoud gemoeid zijn, is tape niet ideaal. Daar komt bij dat tape in de loop der jaren kan demagnetiseren en dat betekent weer dat je de data moet overzetten naar nieuwe tape. Wie heeft daar zin in of tijd voor? Hetzelfde probleem doet zich voor als men kiest voor opslag op cd of dvd. Ook hier is ‘materiaalrot’ op lange termijn niet uit te sluiten, terwijl het niet mogelijk is een enkel bestand te wissen”, aldus Nettesheim.
E-mailarchivering
Hij vervolgt: “De Centera werkt met harde schijven. Dat is duurder dan tape, maar veel praktischer. Dit systeem is ook toegankelijker dan een tape-systeem. Klanten kunnen zonder interventie van onze zijde hun lange-termijnarchieven raadplegen en op bestandsniveau onderhoud plegen. Dit bespaart tijd en moeite en werkt op den duur dus kostenbesparend. Het belangrijkste is echter dat onze klanten nu op een geautomatiseerde manier aan de regelgeving kunnen voldoen. De software zorgt er automatisch voor dat bestanden na bijvoorbeeld vijf of tien jaar worden gewist.”
“Een van de belangrijkste toepassingen is e-mailarchivering”, vervolgt Nettesheim. “Voor advocatenkantoren, financiële instellingen of accountantskantoren is e-mail uiteraard een belangrijk communicatiemiddel. We kunnen nu voldoen aan alle juridische eisen die tegenwoordig aan die gegevens gesteld worden.”
Waterdichte beveiliging
Door extra managementsoftware te gebruiken, kan het apparaat worden omgevormd tot een ‘Compliance Edition’. Die zorgt voor een waterdichte beveiliging op het vlak van bescherming tegen wissen, en omgekeerd ook voor de zekerheid van gegevensvernietiging wanneer nodig. Hoewel een dergelijk systeem niet in een namiddag wordt geïmplementeerd, is Nettesheim tevreden over de manier waarop het opslagsysteem door EMC met het bestaande opslagportfolio van BT Nederland is geïntegreerd en wordt uitgebouwd. Het systeem is zo ingericht dat het op een veilige manier ingezet kan worden.< BR>
