Hoe persoonlijk werk je op kantoor?

Ik sprak laatst een cio van een grote industriële organisatie die mij aangaf, dat ‘vereenvoudiging van backoffice systemen’ een uitdaging is die nog steeds op zijn top tien prioriteitenlijst staat. We kwamen tot de conclusie dat backoffice systemen sterk vereenvoudigd kunnen worden als we er enerzijds voor zorgen dat mensen op een andere manier gaan werken, anderzijds dat kantoormedewerkers slechts die functionaliteit krijgen die voor hun functie noodzakelijk is. Maar hoe doen we dat anno 2015?

Ik durf te beweren dat er in Nederland veel organisaties zijn waar nog een enorme kans ligt om backoffice systemen op de persoonlijke wensen van medewerkers te laten aansluiten. Best vreemd eigenlijk. We leven in een tijd waar we auto’s kunnen bestellen met alle gewenste opties en kleuren die we willen, we onze eigen schoenen kunnen ontwerpen, zelf arbeidsvoorwaardelijke pakketten kunnen samenstellen, apps kunnen installeren die wij voor ons zelf waardevol achten. En op kantoor lijkt het erop dat we worden geconfronteerd met systemen die voor iedereen gelijk en totaal niet flexibel zijn.

Het idee om het kantoor te verpersoonlijken is niet nieuw. Al op 2 juni 2008 schreef  Paul Ruijgrok het artikel ‘Documentmanagement is persoonlijk’, waarbij hij aan het einde van dit artikel de stelling uitte: ‘Het ontwerpen van een documentmanagementsysteem mag niet alleen gericht zijn op organisatorische belangen, maar moet ook rekening houden met en toegevoegde waarde bieden aan de individuele werkinrichting van medewerkers.’

Maar wat in 2008 nog niet kon, is bijna zeven jaar later wél mogelijk. Het komt erop neer dat je ‘op basis van jouw medewerkersprofiel’ specifieke functionaliteiten toegewezen krijgt. Vandaar dat inlogsystemen op multifunctionele apparaten niet alleen gebruikt worden als controlerend managementtool, bijvoorbeeld voor het bijhouden van het aantal prints per medewerking of afdeling, maar vooral om aan de desbetreffende collega zijn of haar persoonlijke instellingen of workflows mee te geven om efficiënt te kunnen werken.

Concreet betekent dit dat bijvoorbeeld een hr-manager automatisch toegang krijgt tot een systeem om hr-dossiers op te slaan en een administratief medewerker toegang krijgt tot een systeem om facturen te archiveren.

Het lijkt een contradictie: met standaard systemen zijn it-afdelingen in staat om flexibele persoonlijke oplossingen aan te bieden. Een standaard systeem kan bijvoorbeeld bestaan uit een scanner voorzien van tekstherkenningssoftware en een documentmanagementsysteem. Dit standaard systeem kan voor de facilitaire medewerker ‘een digitale postkamer zijn’, voor de verkoopafdeling een systeem om orderprocessen te begeleiden en voor de marketingmedewerker een systeem om automatisch gegevens uit enquêteformulieren of vragenlijsten te verwerken. Allemaal met als doel om kantoormedewerkers efficiënter te laten werken!

Terugkerend naar het artikel uit 2008. Daarin stond al dat ‘mensen creatieve wezens zijn en op zoek gaan naar manieren waarop ze een voor zichzelf, voor het individu, optimale documenthuishouding kunnen opzetten’. Ik daag de it’er dan ook uit om in gesprek te gaan met zijn collega’s en te kijken welke mogelijkheden er zijn om ook de standaard apparatuur op de werkvloer aan te passen aan persoonlijke werkwijze anno nu.