Justice and Peace Nederland heeft lange tijd kantoorruimte gehuurd en nam via de verhuurder ook de volledige ict-infrastructuur af. De verhuizing van Justice and Peace naar een nieuw kantoor had tot gevolg dat de organisatie zijn eigen ict-voorzieningen op orde moest gaan brengen. Justice and Peace is een vrij kleine organisatie en heeft geen eigen ict-afdeling. De organisatie moest de ict-voorziening ofwel zelf regelen, of via de cloud inrichten
Mensenrechtenorganisatie Justice and Peace Nederland werkt nu vijfenveertig jaar aan het bevorderen van respect voor de mensenrechten, in eigen land en internationaal. Justice and Peace Nederland maakt deel uit van het internationale netwerk van 160 Justice and Peace-commissies. De organisatie streeft naar een rechtvaardige en duurzame wereld; een wereld waarin mensen worden beschermd door universele mensenrechten en goed-functionerende rechtsstaten.
Justice and Peace Nederland heeft lange tijd kantoorruimte gehuurd van Cordaid en nam via hen ook de volledige ict-infrastructuur af, inclusief pc’s. De verhuizing van Justice and Peace naar een nieuw kantoor had tot gevolg dat de organisatie de eigen ict-voorzieningen op orde moest gaan brengen. Omdat Justice and Peace Nederland een vrij kleine organisatie is, met ongeveer negentien medewerkers, heeft het geen eigen ict-afdeling. Zo stond de organisatie voor de keuze om de ict-voorziening ofwel zelf te regelen, of via de cloud in te richten.
Eisen aan nieuwe omgeving
De ‘nieuwe’ ict-omgeving van Justice and Peace moest aan een aantal voorwaarden voldoen. De instapkosten mochten niet hoog zijn, er moest duidelijk overzicht zijn van de kosten gedurende de looptijd. Ook moest de omgeving schaalbaar zijn naar de toekomst, een hoge mate van beheer- en gebruiksgemak bieden en goed beveiligd zijn.
Guus van Zwoll, programme officer shelter city bij Justice and Peace: ‘We wilden kunnen werken in een Windows-omgeving. Ook was een gedeelde harde schijf noodzakelijk, waarbij goed op projectbasis samengewerkt kan worden en waarbij het eenvoudig is om documenten te delen. Bovendien hadden we behoefte aan een goed-functionerende, veilige e-mailserver.’
Cloud-aanbieders
Justice and Peace ging op zoek naar een cloud-partner die gespecialiseerd is in onder meer het midden- en kleinbedrijf. Van Zwoll: ‘Tijdens onze zoektocht bleek dat deze partijen er eigenlijk niet zijn. De grote partijen bleken niet in staat om aan onze vraag te voldoen. Vaak wordt een cloud-abonnement pas aangeboden aan bedrijven met minimaal vijftig medewerkers in dienst. Opvallend naar mijn idee, want vanaf vijftig gebruikers haal je al het break-even-punt waar eigen ict-personeel goedkoper wordt dan een cloud-contract. Naar mijn idee dus een gemiste kans voor de grote cloud-aanbieders.’
Uiteindelijk kwam Justice and Peace terecht bij drie bedrijven die wel cloud-diensten aanbieden voor het midden- en kleinbedrijf. Infotheek was één van die partijen. Na gesprekken bleek Infotheek voor Justice and Peace de meest geschikte partij te zijn. Van Zwoll: ‘Infotheek biedt zogenaamde tier3-veiligheid; tier4 is de hoogste mate van beveiliging en in Nederland niet verkrijgbaar. Infotheek biedt dit aan voor een zeer reële prijs; we hebben een goede prijskwaliteitverhouding gekregen. Ook hebben we via Infotheek alle pc’s nieuw gekocht. Infotheek is preferred HP-partner en ze hebben ervoor gezorgd dat alles keurig compleet en op tijd was.’
Implementatie en flexibiliteit
Van Zwoll: ‘De implementatie is soepel verlopen en in één weekend afgerond. We hadden zelf vooraf een inventarisatie gemaakt van wat de verschillende gebruikersniveaus moesten zijn en hoe de mappenstructuur eruit moest zien. Deze structuur kon bijna één op één worden overgenomen door Infotheek. Vervolgens is er nog een dag een engineer van Infotheek op locatie geweest om de laatste puntjes op de i te zetten. Alles werkte daarna direct. De combinatie van onze goede voorbereiding en de uitvoering door Infotheek maakte dat de overgang zo soepel is verlopen.’
Veel medewerkers van Justice and Peace zijn regelmatig in het buitenland. Via de cloud kunnen zij goed werken. Infotheek kan een specifieke veiligheid bieden die Justice and Peace op basis van de schaalgrootte nooit zou kunnen realiseren. Bij Justice and Peace werken ook regelmatig stagiaires en vrijwilligers. Met de nieuwe cloud-infrastructuur is er de flexibiliteit om eenvoudig op- en af te schalen wat gebruikersaantal betreft. Flexibiliteit is daarnaast terug te vinden in de automatische updates: deze behoren niet langer tot het zorgenpakket van Justice and Peace, maar worden verzorgd door Infotheek.
‘We liepen tijdens de implementatie slechts tegen hele kleine dingen aan, zoals een vinkje dat niet goed stond bij een bepaald beveiligingsniveau, maar de nazorg is goed verlopen. Wij zijn zeer tevreden over de implementatiesnelheid en de manier waarop problemen werden opgelost, dit ging allemaal erg voortvarend’, aldus Van Zwoll. ‘We kunnen de komende jaren vooruit en kunnen contact opnemen met Infotheek wanneer het nodig is.’
