‘ICT is een zaak van ons allemaal’

Een zevende plek en een eervolle vermelding van de jury scoorde Simone Roos in de verkiezing 'Beste ambtenaar 2014’ van PM magazine. ‘De grootste veranderingen in honderd jaar bewerkstelligd binnen de rechterlijke macht’ luidde de nominatie. Vijf jaar lang, van september 2009 tot september 2014, was Simone Roos lid van de Raad voor de rechtspraak en landelijk verantwoordelijk voor veranderingen op het gebied van hrm, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling. Die ervaring komt haar goed van pas nu ze terug is bij de Rijksoverheid als directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk.

Simone Roos was eerder onder meer plaatsvervangend Secretaris-generaal (pSG) bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en is na ‘vijf jaar actief te zijn geweest in een andere wereld, met een andere dynamiek en andere cultuur’, zoals ze zegt,  positief verrast over de voortgang die tijdens die periode is geboekt met de vorming van het Rijksbrede concern. ‘Er is heel veel neergezet!’ Compacte Rijksdienst, de projecten van de Secretarissen-generaal (SGO), de Hervormingsagenda, de Interdepartementale Commissie Chief  Information Officers (ICCIO), de cio-Rijk en ook de taakstellingen hebben daaraan een bijdrage geleverd. ‘Maar ik zie ook een ‘emancipatieproces’ en een transitieproces, van de weg willen bewandelen met elkaar. En niet te vergeten een ‘dedicated’ minister voor Wonen en Rijksdienst, dat zet een enorme kracht op het onderwerp.’

Cultuur is veranderd

‘Samenwerking is gewoon geworden’, stelt Roos vast. ‘Je doet mee, tenzij je een ontzettend goede reden hebt om dat niet te doen. Maar dat is bij hoge uitzondering. De kerndepartementen maken gebruik van de shared service organisaties (sso’s) voor de generieke bedrijfsvoering, er is samenwerking op bijna alle beleidsdossiers, we zijn echt één concern aan het worden. En als er gelegitimeerde verschillen zijn, kun je het daar gewoon met elkaar over hebben. De cultuur is veranderd, vroeger was je al gauw een uitzondering, nu ben je met z’n allen de regel. Iedereen snapt ook, rationeel, dat dit moet. Verschillend zijn is ook kostbaar trouwens, en als we samenwerken bereiken we meer kwaliteit. Voor een aantal terreinen is dat evident. Neem bijvoorbeeld de inkoop van ict, dat kun je echt niet zelfstandig meer doen. Huisvesting is een emotioneel onderwerp. Dat gebouw was een symbool, vroeger. Maar nu snapt iedereen dat we dit niet meer kunnen betalen. En als je dan moet kiezen tussen stenen en mensen… dan bezuinig je nog altijd liever op stenen dan op mensen. Tenminste, wij wel.’

Wat er al is bereikt? Van 130 Rijkskantoren locaties terug naar zestig en van tien ministeries naar zeven kerngebouwen (in totaal 25 procent minder kantooroppervlak), van 64 naar vier Rijksdatacenters, één ict-werkplekdienst voor 27.000 ambtenaren en de Rijksinkoop is teruggebracht van 350 naar twintig inkoop uitvoeringscentra. Inkoopkennis en -volume zijn daarmee gebundeld, in kwalitatief opzicht versterkt en de continuïteit geborgd.

Rijksbreed staat het huis, stelt Roos. Maar er is nog veel te doen aan de inrichting. Zoals de uitvoering van de masterplannen, het optimaliseren van de werkprocessen en het verder uitbreiden van categoriemanagement, de voltooiing van de consolidatie van de datacenters, de inbesteding van de organisaties voor Rijksschoonmaak en Rijksbeveiliging, en met betrekking tot de shared service organisaties: sturen op kosten en kwaliteit. De opgave voor 2015 en de jaren erna van de minister voor de Rijksdienst luidt: de taakstelling realiseren, met focus op de apparaatskosten en de dienstverlening verder op peil brengen. De agenda van zijn DG Simone Roos is dan ook vol. Ergens tijdens het gesprek verontschuldigt ze zich, met een glimlach: ‘Ja, ik praat altijd zo snel, maar anders kan ik dit ook niet allemaal in een werkweek wegwerken.’

ICT en primair proces

‘Je springt op een rijdende trein als je in zo’n nieuwe baan komt. Dus je gaat door met wat er al in gang is gezet, hier en daar stuur je wat bij of leg je andere accenten. Een belangrijke opdracht  is verder het afronden van de Hervormingsagenda en het ondersteunen van de SGO projecten (waaronder SGO5, herinrichting governance en sourcing bedrijfsvoering Rijk – red.), dat zie ik als de basis. Bij die Hervormingsagenda zijn de apparaatskosten – de personele en materiële kosten van de ambtelijke organisatie – een hele belangrijke: sturen op een beheerste overheid. Waarbij we ook permanent zoeken naar optimalisatie in die sturing.’

Verder staat hoog op de agenda het I-domein; de opvolging van de aanbevelingen van de tijdelijke commissie ICT, beter bekend als het ‘Rapport Elias’. Het onlangs gestarte programma waarmee we dat gaan doen, raakt alle aspecten van organisatie en bedrijfsvoering’, zegt Roos. ‘Mijn hele Directoraat-Generaal  en natuurlijk alle departementen zijn betrokken bij die acties. Wij zijn allemaal eigenaar van het probleem en de oplossing. Het gaat niet alleen over techniek of harde ict, maar ook over mensen, over deskundigheid. Over werving en selectie van het juiste personeel. Over inkoop, over opleiden, over sturing en governance. Het dwingt om integraal naar dit vraagstuk te kijken en te werken vanuit een Rijksbreed perspectief. We moeten ons ook meer met z’n allen eigenaar van dit probleem gaan voelen. Ict is een zaak van ons allemaal, niet alleen van de ict-mensen. Ict en het primair proces zijn immers nauw met elkaar verweven. Al die actiepunten kunnen we over anderhalf  jaar vermoedelijk afvinken, maar dan hebben we de wereld nog niet veranderd. En we moeten wel de wereld een beetje zien te veranderen op dit punt.’

‘Ik zie daar een  analogie met een financiële operatie in de jaren tachtig van de vorige eeuw, waarbij goed financieel beheer op de kaart werd gezet en op alle niveaus het besef ging leven dat het belangrijk is dat je iets snapt van geld’, aldus Roos.  ‘Ict is niet iets vreemds waar je een paar ‘nerds’ voor inhuurt, nee, het is onderdeel van ons primaire proces waarbij een verandering van kennis, kunde en mentaliteit nodig is. Als je dat niet of onvoldoende beheerst, kun je eigenlijk niet meer goed functioneren in de huidige tijd. Je hoeft zelf geen ict’er te worden, maar je moet wel weten wat je niet weet en dan de goede mensen erbij kunnen betrekken en ook de goede vragen kunnen stellen. Dus die draai moeten we gaan maken, zoals we die ook met de financiële functie hebben gemaakt.’

Tot haar genoegen ziet ze de belangstelling voor ict over de volle breedte toenemen. Roos lacht: ‘De Algemene Bestuursdienst (ABD) biedt managers een leermodule ict aan. Die is inmiddels overboekt.’

Vernieuwende bewegingen

Personeelsbeleid is een andere prioriteit. Simone Roos is verantwoordelijk voor de cao-Rijk, zij is ambtelijk gezien de eerste onderhandelaar. Een nieuwe cao is belangrijk gezien de ambities die het Kabinet als werkgever heeft. Het doel is een flexibele, veerkrachtige overheid met mobiliteit van medewerkers tussen ministeries, met een gezonde balans tussen in- en uitstroom, en doorstroom. Om dat soort vernieuwende bewegingen te maken, heb je de bonden nodig, maar ook de medezeggenschap. Die medezegenschap is de afgelopen jaren hervormd tot een binnenkort op te richten Rijksbrede medezeggenschap, het Georganiseerd Overleg Rijk (GOR).

Tenslotte, vragen ook de shared service organisaties (SSO’s) haar aandacht. ‘De Rijksbrede infrastructuur staat, maar het gaat er nu om dat het goed gaat werken’, benadrukt Roos. ‘Want de departementen hebben mensen, taken en bevoegdheden overgedragen, zijn meegegaan in deze beweging van ‘we doen het samen’. Maar zij willen daar  – logisch – een stabiele dienstverlening voor terug. Met ‘service in de nabijheid’ organiseren we de service dicht bij de medewerkers. Bij BZK en Justitie hebben wij het serviceplein in het gebouw (locatie de JuBi-torens van de ministeries van Veiligheid en Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties – red.) bemand met collega’s van SSC-ICT, niet van VenJ of BZK. Dat werkt prima. Daar zijn ook varianten op te bedenken, soms is dat een helpdesk, soms vraagt het meer maatwerk. Voor mij staat vast dat de kwaliteit van die sso’s, de sturing en de kostenbeheersing, buiten kijf moet staan. Het moet gewoon goed zijn, anders wek je wrevel en dat kunnen we ons niet permitteren. Want er is geen weg meer terug.’ 

Onder DGOBR ressorteren de directies: Faciliteiten-, Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk (André Weimar), Organisatie- en Personeelsbeleid Rijk (Olav Welling), Informatiseringsbeleid Rijk (cio-Rijk Hans Wanders) en de Shared Service Organisaties: P-Direkt (Edgar Heijmans), Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (Irene van Munster en Ninke Lansink Rotgerink), FMHaaglanden (Ingrid van de Boel), Doc-Direkt (Bob Papenhuijzen), Logius (Steven Luitjens), SSC-ICT Haaglanden (Sylvia Bronmans) en de Programmadirectie Opdrachtgeverschap Rijkskantoren (Niek van der Meer).

Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 8.