BI in stroomversnelling

Het belang van business intelligence (BI) voor bedrijven is de afgelopen jaren sterk gegroeid, omdat managementinformatie niet alleen wordt gebruikt voor interne besturing, maar dat er met BI steeds meer een strategisch doel wordt gediend.

Natuurlijk is verantwoording nog steeds een grote drijfveer voor BI. Zowel intern, de verantwoording achteraf zoals maandrapportage, als extern, voor compliance (voldoen aan wet en regelgeving). Dit is voor veel bedrijven een voorwaarde voor continuïteit. Ook is de uitwisseling van informatie met externe partijen, ten behoeve van wederzijdse versterking, exponentieel gegroeid. Als een winkelketen zijn verkoopgegevens bijvoorbeeld deelt met zijn leveranciers, kan deze veel beter tijdig de voorraden aanvullen. Zo ontstaat een situatie waar beide bedrijven voordeel van hebben.

Het uitvoeren van BI-projecten blijkt in de praktijk lastig te zijn. Menig BI- of datawarehouse-project blijkt achteraf niet aan de verwachting te voldoen, langer te duren en meer te kosten. De oorzaak hiervan zit in de onervarenheid van veel organisaties in het uitvoeren van BI-projecten. It-organisaties zijn vooral gericht op het ondersteunen van bedrijfsprocessen en dan zijn zaken als sterschema’s, OLAP-kubussen, ETL en metadata niet aan de orde van de dag. Wat dat betreft is BI binnen de ict een vreemde eend in de bijt. Ook de manier waarop dit ontwikkeld moet worden, is afwijkend. Vervelend gevolg is dat projecten die zijn gericht op besturing van de organisatie zelf, moeilijk bestuurbaar blijken.

Obstakels

De meeste BI-projecten worden vandaag de dag uitgevoerd volgens de watervalmethode. Deze traditionele projectopzet zorgt ervoor dat stap voor stap toegewerkt wordt naar een eindresultaat. In het geval van een datawarehouseproject betekent dit dat eerst het fysieke datawarehouse moet zijn ontwikkeld. Pas nadat ongeveer tachtig procent van het werk is volbracht, kan een begin worden gemaakt met het opstellen van rapporten, kubussen of dashboards. Pas op dit moment vindt de eerste interactie met de uiteindelijke gebruikers plaats. Aanpassingen in dit stadium zijn technisch vaak niet of moeilijk te realiseren. Deze werkwijze brengt dus enorme risico’s met zich mee. Dit blijkt ook uit het feit dat de meeste datawarehouse-projecten mislukken.

Op it-gebied en vooral op het gebied van softwareontwikkeling zijn methoden en technieken ontwikkeld om dergelijke risico’s te minimaliseren. Iteratieve softwareontwikkelingmethodes, zoals DSDM en RUP, zijn inmiddels standaard geworden. Het toepassen van deze methodes op BI blijkt in de praktijk echter lastig, vooral omdat de beoogde functionaliteit zo anders is dan dat van operationele systemen.

Het schatten van de omvang en kosten van BI-projecten is ook moeilijk, doordat de specifieke functionaliteit moeilijk is te meten. Het gevolg hiervan is dat er ongewenste budgetoverschrijdingen plaatsvinden of dat tegen het einde van het project alsnog een deel van de functionaliteit wordt geschrapt, waarbij met name de laatst ontwikkelde gebruikerstoegang, zoals de OLAP-kubussen of rapportages geslachtofferd worden.

Een groeiend probleem in BI is dat er te weinig gekwalificeerd personeel is te vinden. Voor het uitvoeren van taken binnen BI-projecten is het moeilijk om goede analisten, ontwikkelaars, testers en beheerders aan te trekken. Daarmee worden de risico’s groot en lopen de kosten snel op.

BI-methoden en -technieken

Hoe nu te komen tot een volwaardige methodiek voor BI-projecten? Een beginpunt is om bewezen methoden en technieken aan te sluiten op BI. Er valt veel te leren van andere it-gebieden, vooral van softwareontwikkeling. Vanuit een gedegen besef van de verschillen met bijvoorbeeld het ontwikkelen van operationele systemen is het mogelijk om standaarden vanuit andere domeinen opnieuw te gebruiken.

De volgende elementen zijn nodig om alle facetten van een BI-project af te dekken:

• Een ontwikkelmethode;

• Een wijze van schatten en meten (Estimation & Measurement);

• Een architectuur framework;

• Een testaanpak;

• Optioneel een offshore aanpak.

Daarnaast zijn natuurlijk ook standaarden en richtlijnen voor specifieke ETL- en BI-tools nodig.

Ontwikkelmethode

Wereldwijd geldt RUP als standaard voor softwareontwikkelprojecten om snelheid en kwaliteit te kunnen leveren. Gebaseerd op de processen van bedrijfsondersteunende systemen leent standaard RUP zich niet goed voor BI, maar de onderliggende principes zijn wel bruikbaar. Op basis van ervaringen in de toepassing van RUP op BI- en datawarehouse-projecten is een BI-variant op RUP ontwikkeld die gebaseerd is op de functionaliteit in BI-systemen. Aan de RUP-methodiek zijn specifieke BI-processen, -activiteiten en -producten toegevoegd, zoals activiteiten rondom analysemogelijkheden, datakwaliteit en metadata. In RUP voor BI worden de risico’s beperkt en blijkt dat een vroegtijdige interactie met eindgebruikers tot betere resultaten leidt. Onderdelen van het project met de grootste complexiteit en impact worden naar voren gehaald, waardoor zo snel mogelijk wordt aangetoond dat de gekozen oplossing realiseerbaar is. Voor de BI-projecten betekent dit een betere voorspelbaarheid en een kortere doorlooptijd.

Estimation & measurement

De functiepuntanalyse is de basis voor het schatten van kosten en inspanning van zowel ontwikkeling als beheer van vrijwel ieder systeem. De functiepuntanalyse wordt door veel organisaties gebruikt om de omvang van ict-projecten te schatten. Er is echter gebleken dat de functiepuntanalyse slecht toepasbaar is op datawarehouse-projecten, vanwege de nadruk op de gebruikersfuncties. Recentelijk is een variant op de functiepuntanalyse ontwikkeld waarmee de omvang en kosten van datawarehouses en andere BI-systemen kunnen worden berekend op basis van de functionaliteit. Aan een project gaat een functiepuntanalyse vooraf om de inspanning, kosten en doorlooptijd te schatten. Tijdens het verloop kan de voortgang van het project middels de funtiepuntanalyse worden bewaakt door de geboekte uren te vergelijken met de geschatte, inclusief tussentijdse wijzigingen. Het is ook mogelijk om afgeronde BI-projecten op productiviteit te benchmarken met soortgelijke projecten, mits een projectendatabase is opgebouwd. Een dergelijke benchmark gaf een Europese bank handvatten om betere prestaties te vragen van zijn system integrator.

Aanvullend op de functiepuntanalyse is recentelijk ook Smart Estimation voor BI ontwikkeld. Deze inschattingsmethode uit de open source gemeenschap is met name bruikbaar als basis voor het ontwikkelwerk. Via deze gedetailleerde inschatting worden snel de grootste complexiteit en risico’s in zowel de ETL-stroom als de rapportages zichtbaar. Deze schattingsmethode is tevens architectuuronafhankelijk. Deze methode wordt op dit moment ingezet bij nieuwe projecten.

Beide meetmethodes zorgen voor een beter inzicht in de prestaties van projecten. Naarmate meer projecten worden uitgevoerd binnen dezelfde organisatie, wordt vrijwel altijd een productiviteitsverbetering bereikt.

Naast algemene standaarden voor architectuur zijn ook referentiemodellen specifiek voor datawarehousing nodig. Dit omdat de structuur van een datawarehouse zeer specifiek is. Daarnaast is het procesmodel gericht op het ontwerp van de (ETL-) processen in het datawarehouse. Beide referentiemodellen zijn een uitstekend communicatiemiddel om complexe systemen op eenvoudige wijze te visualiseren voor de eindgebruiker. Daarnaast zorgen ze voor een vliegende start van BI-projecten, omdat de herbruikbaarheid groot is.

Testen

In een BI-traject wordt het belang van testen vaak onderschat. Ook bij BI-projecten is de kwaliteit van het opgeleverde systeem sterk afhankelijk van de mate van testen. In tegenstelling tot operationele systemen is het niet voldoende om alleen de processen te testen. In een testaanpak voor datawarehouses worden de structuur en de datastromen getest. Zo worden de eerste unit tests al in een vroeg stadium van ontwikkeling uitgevoerd en ook de integratie wordt al in de eerste fase van het project onder de loep genomen. Hierdoor worden vroegtijdig risico’s onderkend. Deze testaanpak heeft zich in de praktijk bewezen door een hoge mate van acceptatie bij eindgebruikers van het BI-systeem.

Offshore

Voor offshore van ict-projecten is het vooral van belang om een juiste werkverdeling te vinden. Dit betekent dat projecten worden uitgevoerd waar dat het slimste en goedkoopste is. Dat kan bij de klant zijn of ergens anders in Nederland, maar ook in Oost-Europa of in India. Voor BI is gebleken dat er grote mogelijkheden liggen in een mix van deze mogelijkheden, wat betekent dat een deel van met name de ontwikkeling van ETL en rapporten middels offshore werkzaamheden is te realiseren. De verdeling van taken en deliverables kan goed plaatsvinden op basis van RUP voor BI. Het tekort aan gekwalificeerd technisch personeel in Nederland kan hiermee goed worden ondervangen. Ook is gebleken dat het onderhoud en beheer van het datawarehouse of de rapportageomgeving goed kan worden belegd bij gespecialiseerde partijen in bijvoorbeeld India.

BI is een belangrijk middel voor een bedrijf om de organisatie aan te sturen. Structuur in de grote hoeveelheid gegenereerde informatie geeft grip op de activiteiten en zorgt voor behoud van overzicht in de bedrijfsvoering. Datawarehouse en BI-projecten zijn moeilijke projecten en hebben de neiging om de planning en het budget te overschrijden. Door het toepassen van geschikte methoden en technieken wordt het proces ondersteund. Hierdoor wordt de betrokkenheid van de eindgebruikers gegarandeerd en wordt het resultaat voorspelbaar, qua functionaliteit en kosten. Door inzicht in het proces te verschaffen en terugkoppeling naar de gebruikers te verbeteren worden de risico’s kleiner en de acceptatiegraad hoger. In opvolgende projecten of releases van de managementinformatie-omgeving wordt de voorspelbaarheid groter en de snelheid hoger. Kortom: een betere besturing van de stuurinformatie!

Jan-Paul Fillié, Capgemini