BLOG – Productiviteit is het nieuwe goud voor organisaties. Of je het nu bekijkt vanuit de Nederlandse economie, de krappe arbeidsmarkt of de vergrijzing: meer organisatieproductiviteit is het antwoord. De overheid werkt daarom aan een productiviteitsagenda vol maatregelen die later dit jaar uitkomt.
Tegelijkertijd schieten ook technologieën die de productiviteit verhogen, zoals ai, als paddenstoelen uit de grond. Hoe implementeer je deze innovaties of andere veranderingen zonder jouw team of afdeling te overbelasten of processen te verstoren? Het is vaak makkelijker dan je denkt. Zie de volgende drie tips.
- Sta open voor kleine veranderingen
Een veelvoorkomende productiviteitsverandering is overstappen naar een digitale werkplek in de cloud. Veel organisaties hebben deze stap al gezet, bijvoorbeeld om beter online samen te werken. Toch wordt vaak nog niet optimaal gebruikgemaakt van alle beschikbare mogelijkheden. Laat je er daarom eens in meenemen. Er is niet altijd een grote verandering nodig voor meer productiviteit. Soms maakt meer functionaliteit toevoegen in een app of een proces anders inrichten al veel verschil. Zo bespaarde een opleidingsinstituut acht uur per dag door hun klassikale trainingen niet langer in Excel te plannen, maar in een simpele maar overzichtelijke planningsapplicatie. Het voordeel van een kleine verandering is dat je deze in korte tijd kunt realiseren en snel resultaat ziet. Immers, hoe kleiner de verandering, hoe sneller het medewerkers vooruithelpt.
- Houd vast aan de scope
Als je weet wat je wilt veranderen op het gebied van productiviteit, is het cruciaal om vast te houden aan de scope die je vooraf bepaalt. In het beste geval worden medewerkers enthousiast van de productiviteitsveranderingen die je doorvoert, wat nieuwe ideeën kan aanwakkeren. De valkuil is om deze ideeën meteen in de praktijk te willen brengen. Je wilt het enthousiasme van medewerkers immers niet de kop indrukken. Het gevolg is echter dat de scope onbewust steeds groter wordt en je een langere doorlooptijd krijgt. Dit wil je voorkomen, zeker bij productiviteitsveranderingen die medewerking van jouw medewerkers vragen. Duurt het ze te lang? Dan haken ze mogelijk af en vallen terug op de werkwijze die ze gewend zijn. Nieuwe ideeën en wensen kun je daarom beter bewaren voor een later moment. Focus op de functionaliteit die nodig is voor een proces of taak en zorg dat je hier eerst succes mee behaalt, voordat je met het volgende verder gaat.
- Zet de functionele vraag voorop
Niet alleen binnen jouw organisatie staat productiviteit hoog op de agenda, ook grote it-leveranciers zoals Google of Microsoft werken continu aan nieuwe oplossingen. Het resultaat? Ze voegen regelmatig en in hoog tempo nieuwe functionaliteiten en updates toe aan hun producten. Zo heeft het Microsoft Power Platform een grote doos met bouwstenen om repeterende processen te automatiseren. Maar ook ai-ontwikkelingen gaan razendsnel, wat onder andere terug te zien is in Google Workspace en Microsoft Copilot. Hoewel deze ontwikkelingen aanjagers zijn om ook in jouw organisatie productiviteitsveranderingen door te voeren, ligt het risico op de loer dat je (nieuwe) technologie en niet jouw medewerkers leidend laat zijn. Zet daarom technologie niet in als doel op zich. De functionele vraag of de uitdaging van medewerkers moet altijd het startpunt zijn.
Klein wordt groot
Productiever werken is voor organisaties een actuele opgave. Waar begin je als je werkzaamheden jaren op een bepaalde manier uitvoert? Realiseer dat productiviteitswinst niet altijd in grote veranderingen zit. Vaak zijn het juist veranderingen op kleine schaal die het verschil maken. Juist omdat je daarmee op korte termijn succes kunt behalen en medewerkers kunt laten ervaren hoe een simpele verandering werk fijner, makkelijker of leuker maakt. Op die manier is klein beginnen uiteindelijk groot winnen.
Robin Wijnen is sales consultant it adoptie & productiviteit bij Ictivity
8 uur per dag besparen door klassikale trainingen niet langer in Excel te plannen maar in een simpele overzichtelijke planningsapplicatie gaat om één FTE minder. Alleen als deze FTE de klassikale trainingen kan geven gaat de productiviteit van het opleidingsinstituut omhoog want anders gaat het om minder kosten door het weg automatiseren van een werknemer. Ik wil het enthousiasme van die medewerker niet de kop indrukken maar ik kan me voorstellen dat er vanuit baanbehoud enige weerstand zal zijn aangaande deze verandering. De grote doos met bouwstenen om repeterende processen te automatiseren is prachtig maar daarmee verhoog je nog niet de productiviteit als ik kijk naar de ketenafhankelijkheden.
Het verbeteren van één schakel is nutteloos als andere schakels niet kunnen volgen volgens de Theory of Constraints. Want die planning is leuk maar de klassikale training is afhankelijk van de trainer die je moet schalen om als opleidingsinstituut een hogere productiviteit te halen. En geen trainer is geen training als ik kijk naar de kwaliteit want QDC+E is een veelgebruikte methode in de industrie om de productiviteit te meten. Hierin gaat het om de output want als de auteur kiest voor een cultuur van kleine, voortdurende verbeteringen dan klinkt dat als Kaizen met PDCA-cyclus voor continu leren waarin AI helpt voor de bottom-up procesverbetering. Je kunt het ook andersom doen door de mens te vervangen door een robot maar ik sluit niet uit dat je dan zelf vervangen wordt omdat de evolutie daarmee veranderd in revolutie.
Een sales consultant IT adoptie & productiviteit zou eens een training moeten doen voor de empathie van ‘What’s in IT for me’ waarin zoiets als continue motivatie, medewerkerstevredenheid en betrokkenheid om het vieren van de successen gaat. Mijn gevoel zegt me dat dit weg bezuinigd is bij veel organisatie waardoor er geen cultuur voor verbetering is. Roepen dat de uitdaging van de medewerkers altijd het startpunt moet zijn is namelijk als de kalkoen vragen wat het kerstdiner moet worden. Want het licht uitdoen na het top-down mismanagement gaat om de exodus van mensen die vanuit de praktijk weten hoe de QDC+E loop werkelijk in elkaar zit. De functionele vraag vanuit de gebruiker vergeet nog weleens de klanttevredenheid die bepalend is voor de relatie.