Het ministerie van Defensie wil eind dit jaar overgestapt zijn op een S4/Hana-omgeving voor alle materiële en financiële processen. Deloitte begeleidt als regiepartner van dit project Roger de implementatie ervan.
Defensie is al een aantal jaren bezig met de voorbereidingen voor deze grote migratieklus. Niet onverstandig gezien de voorgeschiedenis van het faliekant uit de klauwen gelopen SAP-project Speer voor de bedrijfsvoering. Eind 2020 zette de krijgsmacht al een marktverkenning uit hoe het huidige SAP R/3-landschap vervangen moet worden. Met als belangrijkste redenen het stoppen van de ondersteuning van dit platform door SAP en – opvallend – het gebrek aan standaardisatie. Veel bedrijfsprocessen van de krijgsmachtonderdelen zijn in SAP R/3 met maatwerkfunctionaliteit ingevuld.
Ook wordt SAP/R3 als complex ervaren met een grote kans op foutieve invoer en datavervuiling. Ook noemde de krijgsmacht in de marktverkenning datavervuiling de gebruikers-onvriendelijke user interface met veel invoervelden, verschillende schermen en weinig mogelijkheden tot automatisering van repetitieve activiteiten tot grote nadelen. De enterprise resource planning (erp)-software is niet populair onder de gebruikers. Overstappen naar een ander erp-softwaresysteem is haast onmogelijk vanwege de vendor lock-in; ook de Navo is een SAP-gebruiker. en
De overgang naar SAP S4/Hana zou dit allemaal moeten verbeteren. Eind dit jaar wil Defensie dat alle gebruikers met het nieuwe systeem voor de bedrijfsvoering kunnen werken. Dat betekent dat zo’n 17.000 medewerkers op meer dan zestig locaties in vijf tijdzones het nieuwe systeem zullen gebruiken.
Mini-samenleving
‘Zonder het SAP-systeem gaat er geen vliegtuig de lucht in. We kunnen de luchtwaardigheid dan niet garanderen’, zegt Marco Groen, Hoofd afdeling Materieellogistiek en Financiële IT en senior supplier van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC). ‘Als dat een paar dagen duurt, gaan er ook geen goederen meer naar bijvoorbeeld een missiegebied.’
‘Defensie is een mini-samenleving op zichzelf’, aldus Groen. ‘Aan de ene kant leveren we gevechtskracht, maar we werken bijvoorbeeld ook samen met civiele ziekenhuizen waar we te maken hebben met plasma en opiaten. Daarnaast ondersteunen we overheden in binnen- en buitenland bij rechtshandhaving en crisisbestrijding. De diversiteit aan processen, die allemaal geïntegreerd zijn in één SAP-kernel, maakt de migratie naar SAP S/4Hana extra complex. Alles moet met elkaar samenwerken.’
Brownfield-conversie
‘We zijn dan ook niet over één nacht ijs gegaan’, stelt Groen. Programma ‘Roger’ – zoals de migratie naar SAP S/4Hana is gedoopt – voorziet volgens hem in een gecontroleerde en stapsgewijze aanpak. ‘We werken met alle onderdelen binnen Defensie samen, en met marktpartijen zoals Deloitte. De kern van het projectteam is klein, maar in totaal zijn er toch zo’n achthonderd man bij het project betrokken.’
Defensie koos voor een zogeheten brownfield-conversie, waarbij het oude systeem eerst werd gekopieerd naar SAP S/4Hana. Daarna werden in optimalisatietraject verbeteringen doorgevoerd. Groen: ‘Zo konden we eerdere investeringen behouden en hebben we een flexibel migratiescenario. We bepalen zelf wanneer we wat live brengen.’
Met de winkel open
‘We zitten nu in de piek van de uitvoeringsfase’, stelt Edward van Mackelenbergh, partner bij Deloitte en als Business Information Manager nauw betrokken bij Roger. ‘We voeren deze migratie uit terwijl het systeem operationeel blijft. Met de winkel open dus. Dat betekent dat we alles zeer grondig moeten testen voordat we iets live brengen, omdat een verstoring grote impact kan hebben op de bedrijfsvoering. De eerste focus ligt op de continuïteit.’
Verderop in het project zullen de gebruikers volgens Van Mackelenbergh de voordelen van het nieuwe systeem gaan ervaren. Via SAP Enable Now worden verschillende leermaterialen beschikbaar gesteld, zodat zij getraind kunnen worden in de nieuwe werkomgeving. De voordelen van het nieuwe systeem liggen onder andere op het gebied van gebruiksgemak. In plaats van de ‘ouderwetse’ Windows-schermen krijgen gebruikers zowel op de werkplek als op hun telefoon te maken met apps. Dit maakt het werken makkelijker en intuïtiever. Het systeem denkt mee met de gebruiker en laat bijvoorbeeld zien wat er vandaag nog moet gebeuren of hoeveel orders er openstaan, aldus de Deloitte-consultant.
Profijt hebben
‘Ook stelt SAP S/4Hana ons in staat om informatiegestuurd te werken en snel beslissingen te nemen op basis van realtime data’, vult Groen aan. ‘Bij een grootschalige inzet moet je bijvoorbeeld inzicht hebben in voorraden, zoals hoeveel voedsel en munitie er nog is. En je moet kunnen bepalen hoeveel mensen en materialen nog nodig zijn. Dat realtime inzicht is essentieel om missies en oefeningen te kunnen plannen, voorbereiden en uitvoeren.’
Ook verwacht hij dat het leger kan profiteren van de kunstmatige intelligentie waarmee SAP S/4Hana is verrijkt, bijvoorbeeld op onderhoudsvlak. ‘We hebben zo’n vijfhonderdduizend onderhoudsmeldingen in SAP. Kunstmatige intelligentie kan voorspellen wanneer onderhoud aan een systeem nodig is, zodat we tijdens een missie niet voor verrassingen komen te staan. Zo draagt AI bij aan een verhoogde inzetbaarheid van ons materieel.’
