De Nederlandse woningcorporatiemarkt is een bastion voor nieuwe automatiseerders. Stilletjes aan weten sommige partijen er toch gaten in te slaan. Repab bijvoorbeeld, uit Zwéden! Dit bedrijf heeft een Nederlandse versie van zijn Zweeds pakket Summarum op de markt gebracht. Inmiddels is de Leidse corporatie SLS Wonen als eerste klant binnengehaald.
Repab, een automatiseerder uit 1966, was uitgegroeid in Zweden. De Zweedse markt is met zijn 9,6 miljoen inwoners en veel minder corporaties een stuk kleiner dan in Nederland. Directeur Göran Johansson zocht naar nieuwe afzetmogelijkheden. De Engelse markt verschilde te veel – ouderwets met weinig sociale huisvesting – en de Duitse markt is te verbrokkeld en vraagt om een tijdrovender, regionale aanpak. Johansson kwam uit bij Nederland: qua financiële administratie en huuropzet komt de woningbouwmarkt voor een groot deel overeen met die in Zweden.
Hij nam vervolgens contact op met de Zweedse handelsdelegatie die bedrijven helpt om in Nederland de markt op te gaan. Met hulp van Sophia Engqvist – die naderhand als marketing manager overstapte naar Repab in Nederland – werd een marktonderzoek uitgevoerd. De corporaties riepen in eerste instantie dat ze tevreden waren over hun huidige it-partners. De markt leek op slot. Maar Johansson gaf niet op: hij bezocht met een paar collega’s een vijftigtal corporaties in het voorjaar van 2005 en demonstreerde de mogelijkheden van een al in hoofdlijnen aangepaste Nederlandse versie van Summarum, het Repab-bedrijfsinformatiesysteem voor vastgoedbeheer en financiële administratie. De respons was positief en zij kregen de indruk dat er toch kansen lagen. “Misschien dat angst voor nieuwe dingen een rol speelde bij de in eerste instantie lauwe reactie onder de corporaties”, zegt Henk Breukel, die als directeur Repab Nederland werd aangetrokken en afkomstig was van adviesbureau Atrivé. Hem sprak de degelijk, bescheiden opstelling van het bedrijf aan. “Ze gaven ook foutloze demonstraties. Corporaties waren onder de indruk van hun ‘track record’ van ongeveer 200 implementaties zonder softwarefouten. Een aantal instellingen hielp zelfs mee om via een asp-constructie het Summarum-pakket te testen.”
Volgens Sophia Engqvist is Summarum typische software van Zweedse makelij, wat in haar ogen staat voor technisch vooruitstrevend doch pragmatisch, simpel in gebruik en stabiel. “Een softwarepakket moet het werken efficiënter maken: er zit genoeg functionaliteit in, maar geen toeters en bellen omdat het hip en snel zou moeten zijn. De makers vragen zich terdege af wat klanten nodig hebben en hoe snel nieuwe functies kunnen worden ingepast.”
Papa betaalt
SLS Wonen (5500 vhe: verhuurbare eenheden) nam begin 2006 via het adviesbureau HC&H contact op met Repab. De Leidse woningbouwcorporatie had het selectietraject voor nieuwe bedrijfssoftware stopgezet. De contractonderhandelingen met SG Automatisering waren afgeketst. HC&H wilde vervolgens twee partijen die niet mee hadden gedraaid in het aanbestedingstraject, alsnog laten meedoen: Itris en Repab. “We moesten in een week tijd 2500 vragen beantwoorden. En in april moest de offerte klaar zijn. We hebben toen praatsessies gehouden met de gebruikers van SLS en onze medewerkers uit Zweden. Er onstond een klik”, vertelt Breukel. SLS koos in mei voor de Zweedse automatiseerder; op 12 juni 2006 werd het contract ondertekend: de eerste Nederlandse klant was eindelijk binnengehaald.
Op 1 januari 2007 was Summarum operationeel. Het pakket kon natuurlijk niet één op één bij SLS worden binnengeschoven. Er werd eerst een ruwe conversie van de databestanden gemaakt. De vele gesprekken met de medewerkers van de Leidse woningbeheerder leverde Repab vervolgens informatie op waarmee de software kon worden aangepast. Die aanpassingen werden dan weer met de SLS-gebruikers in sessies getest en besproken. Breukel: “SLS richt zich op studenten. Dat brengt specifieke aspecten met zich mee, zoals de complexe verdeelsleutels rond huur en kosten voor studentenhuisvesting, en de vele mutaties van verhuizende studenten of studenten die van kamers ruilen.” Hij noemt verder studenten of wetenschappers van andere universiteiten die voor een korte periode in Leiden verblijven. De universiteit, en niet de huurder, sluit een contract af met SLS. “Dit soort zaken die net even anders lopen moet je boven water zien te krijgen. Dus in dit geval moest er een reserveringsmodule voor ‘short stay’ worden bijgemaakt.” Ook schiet hem een voorbeeld te binnen van een nieuw te ontwikkelen module voor de afrekening van servicekosten, gericht op het gebruik van gemeenschappelijke ruimten in studentenflats. “In Nederland komt het bovendien geregeld voor dat ‘papa de nota betaalt’: zo’n regeling mag in Zweden niet.”
SLS gebruikte het softwarepakket Cens van Inter Access, draaiend op Oracle. Dit verouderde systeem miste een aantal functies, waardoor gebruikers er andere software tegenaan moesten plakken of berekeningen via Excel moesten afhandelen. De woningcorporatie wilde in het nieuwe pakket alle functionaliteit bijeen hebben. Dat kostte veel werk, ook omdat procesbeschrijvingen achterhaald waren of simpelweg ontbraken. Die moesten worden gemaakt. Bijvoorbeeld voor het onderhoud. Er bleek namelijk behoefte te bestaan aan een applicatie voor het plannen van het onderhoudswerk. De onderhoudsmedewerkers van SLS fietsten al bellend door Leiden van de ene naar de andere klus. Met de nieuwe module kunnen huurders via internet storingen opgeven en kunnen de monteurs hun routes vooraf beter op elkaar afstemmen.
Woordenboek
De Summarum-software is Microsoft-gebaseerd en volgens Breukel makkelijk in gebruik, beheerbaar en niet duur. “In Zweden draait het systeem voor de grootste corporatie met ongeveer 180.000 klanten op een SQL Server. Het beheer gebeurt op afstand, wat handig is gezien de grote afstanden in dat land.”
Het systeem kent overzichtelijke schermen, rapporten kunnen naar Excel worden weggeschreven en de modules werken met ‘wizzards’, voor bijvoorbeeld het opzeggen van een contract. Dit betekende een vereenvoudiging van de werkwijze bij SLS Wonen en dus tijdwinst, aldus de directeur Repab Nederland.
Zaken die moeten worden bijgebouwd, zoals een rapportgenerator, doet Repab het liefst zelf.
“Wij beschikken over goede systeemontwikkelaars. Zweden kunnen uitstekend plannen en gestructureerd werken. Als iets klaar moet zijn op een bepaalde datum dan is het klaar”, zegt Engqvist. Er zijn een paar partners, zoals het Noorse Rastarex dat een viewer voor alle bestandsformaten (waaronder Cad-Cam) levert. Repab heeft die viewer in Summarum verweven.
Hoewel Engels de voertaal is tussen Repab en zijn vestiging en klant in Nederland, kwam er ook Zweeds om de hoek kijken. Op de helpdesk in Zweden zit een Nederlandse medewerker, een oud-docent. Hij let vooral op het vertalen van jargon, zoals streefhuur en puntensysteem. “Ik heb me zelf ook wat Zweeds eigen gemaakt”, zegt Breukel. “Grappig detail is dat het woordenboek Zweeds-Nederlands veel dunner is dan Nederlands-Zweeds. Zweden hebben kennelijk minder woorden nodig om iets te zeggen.”
Lange adem
Repab is gekomen om te blijven, benadrukt Breukel. “De eerste opdracht is sneller binnengehaald dan gepland. Het is aanlokkelijk om nu op elk aanbod in te gaan, want we krijgen naar aanleiding van het SLS-contract allerlei verzoeken.” Op de markt liggen genoeg kansen: corporaties zoeken naar betere softwareondersteuning en veel pakketten die in gebruik zijn, zijn verouderd. Bij de vervanging van zo’n pakket kijken de beheerinstellingen tegenwoordig meer om zich heen. Zij blijven minder automatisch hangen bij de traditionele leveranciers, zoals NCCW, SG en Centric. Maar in Breukels ogen schuilt het grootste gevaar in het daadwerkelijk binnenhalen van een contract. Vaak verlengen corporaties op het laatste moment toch hun bestaande contract met hun vaste leverancier omdat er veranderingen in aantocht zijn vanwege wetswijzigingen.
Hij wijst op DSA Vision, een directe concurrent én ook nog eens Microsoft-gericht (werkt met een pakket gebaseerd op Microsoft Dynamics/Navision). “DSA is een relatief jonge speler op de corporatiemarkt en begint nu goed te lopen. Je hebt als beginnende softwareleverancier een lange adem nodig in deze sector.” Een ander probleem is dat er veel over ict-vernieuwing wordt geroepen in de woningbouwsector, maar dat daarvan in de praktijk weinig terechtkomt. Vastgoedsturing of strategisch vastgoedbeheer – slopen of bijbouwen in een wijk – is zo’n kreet, zegt hij. “Vooralsnog blijft dit in concepten hangen. Als softwareleverancier valt hier dan weinig mee te programmeren. Saillant detail is dat in Zweden dit onderwerp tien jaar geleden in was, maar al snel ook weer uit. Repab stopte met de softwareondersteuning ervan. In Nederland komt de vraag nu weer op.”
“Het zou mooi zijn als de corporaties met het oog op de verdere marktliberalisering meer op hun centen gaan letten”, constateert Breukel. “Dan worden ze gedwongen om eens kritisch te kijken naar hun it-kosten en of ze hun software en hardware wel efficiënt gebruiken. Dat zou de vernieuwing pas een echte stimulans geven.”
Het Zweedse model
Wanneer is Repab gestart?
Repab (Rolf Eriksson Produktionsplanering AB) werd in 1966 door Rolf Eriksson en Ingvar Håkman opgericht. Begonnen als adviesbureau voor gebouw- en vastgoedbeheer stapte het halverwege de jaren 1970 in de automatisering. Begin jaren 1980 kwam het eerste grote Digital-onderhoudssysteem op de markt, na een samenwerkingsproject met de gemeente Gotenburg. Het softwareaanbod groeide daarna uit met een statistiekprogramma en een vastgoedregister. Ook werd gewerkt aan een geïntegreerd vastgoedsysteem, gebaseerd op het databaseprogramma dBase IV.
Hoe oud is Summarum?
In de jaren negentig volgde de migratie naar het Windows-platform en werd het bedrijf Kas overgenomen, een leverancier van administratiesoftware. Halverwege de jaren negentig besloot de directie een eind te maken aan de ontstane brij aan systemen. Zij zette een nieuwe softwarelijn (objectgeoriënteerd client/server-systeem) op die gemakkelijk aanpasbaar is en nog in de lengte der dagen mee zou kunnen. Dat is het op Microsoft-gebaseerde Summarum geworden: een product voor vastgoed- en financieel management.
Aantal werknemers? Omzet?
Bij Repab werken circa 50 mensen. De omzet ligt op 6,5 miljoen euro. In Zweden heeft het bedrijf op de onroerendgoedmarkt een marktaandeel van 40 tot 50 procent (inclusief commercieel vastgoed en gemeenten). De grootste klant is Riksbyggen met 180.000 woningen in beheer.
Zijn er verschillen tussen de Zweedse en de Nederlandse corporatiemarkt?
In Zweden is het huren van een huis duurder dan kopen, mede omdat de hypotheekaftrek zo’n tien jaar geleden is afgeschaft. Er bestaat ook geen tekort aan huizen, zoals in Nederland. "Woningverhuurders moeten hun huurders dus als tevreden klanten zien te behouden", zegt Henk Breukel van Repab. "Dat betekent veel extra service: beheerders zijn te allen tijde te bellen. Mooi vind ik ook de elektriciteitsaansluiting in lantaarnpalen zodat huurders de motor van hun auto kunnen opwarmen tijdens strenge winters. Waar Nederland veel over praat – bedrijfsmatig en doelmatig werken in een dienstverlenende relatie – is in Zweden al gerealiseerd."
Hoe kijken corporaties in Zweden tegen ict aan?
Zweedse woningcorporaties zijn opgezet als overheids-bv’s. Gemeenten hebben aandelen. In de raden van commissarissen zitten afgevaardigden van de gemeenteraad, waardoor er regelmatig politieke spelletjes ontstaan. Huurders hebben een vinger in de pap en zijn verenigd in huurdersbonden die onderhandelen over de prijsstelling. Corporaties zijn echter niet zo rijk als in Nederland en de opbrengsten staan geregeld onder druk. Voor de woningbeheerders dient automatisering dan ook echt een toegevoegde, klantgerichte waarde te hebben. "Zij zien ict als een middel om efficiënter te werken en te bezuinigen op personeel. Met deze boodschap kun je in Nederland nog niet aankomen."
