De huishouding van een project

In de voorbereiding van een project moet invulling worden gegeven aan de projectinrichting. Het gaat dan om de organisatorische kant van het project en het beschrijft het ‘wie’ en het ‘waar’. Zeg maar ‘de huishouding van het project’. Duit is echter niet eenvoudig en daarom geef ik vijf tips voor het inrichten van de projecthuishouding.

Tip 1: Vul projectorganisatie in met het ‘wie’
De projectorganisatie met het wie slaat op de interne taakverdeling en op de samenwerking tussen de opdrachtgevende  en de tijdelijk projectorganisatie. Bedenk hierbij dat het de mensen zijn die het moeten doen en betrek hen bij de invulling van hun taak of functie. Zorg bij de teamsamenstelling voor een evenwicht in kennis en ervaring, de rollen, de wil en de capaciteit. Bij het invullen van de projectorganisatie wordt gelet op de interne taakverdeling en op de samenwerking tussen de opdrachtgevende en de tijdelijk projectorganisatie. Het gaat in brede zin over de projectleiding, de deelnemers en hun selectie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de overlegorganen. Besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de projectmedewerkers door het maken van een actieplan. Voor de begeleiding kan een medewerker-volgsysteem worden opgezet waarin de taak- en relatiegerichte afspraken worden vastgelegd en gevolgd.

Tip 2: Regel projectcommunicatie met contacten
De projectcommunicatie met de contacten regelt de menselijke interactie. Het is te verdelen in de communicatie binnen het project en die plaatsvindt met de omgeving waarin het project zich bevindt. De beschrijving van de projectcommunicatie geeft invulling aan de contacten.

Beschrijf de communicatie die binnen het project en met de omgeving gaat plaatsvinden. Het opstellen van een matrix met de verschillende communicatievormen kan hierbij van dienst zijn. Met het bepalen en afstemmen van de projectcommunicatie wordt niet alleen de koppeling gelegd met de omgeving waarin het project zich bevindt. Het gaat om het actief betrekken en beïnvloeden van alle belanghebbenden om draagvlak en acceptatie voor het project te krijgen en om ‘dingen voor elkaar’ te krijgen. Het project bestaat immers bij de gratie van de omgeving, zonder draagvlak en acceptatie kan het project niet bestaan. Beschouw en behandel hierbij de belanghebbenden dan ook als ‘klant’. Communicatie kan binnen een project een speerpunt vormen waarmee het zich kan onderscheiden, het is een vorm van relatiebeheer en een succesfactor van betekenis.

Tip 3: Voorzie in projectinformatie met informatiebehoefte en -verzorging
De projectinformatie met de informatiebehoefte en -verzorging bepaalt aan de hand waarvan een ieder kan werken en het project wordt bestuurd. Het omvat het vaststellen van de informatiebehoefte van alle deelnemers en het voorzien hierin. De projectinformatie kan hierbij gezien worden als een productiefactor en is sterk gebaseerd op de ict-hulpmiddelen.

Het betreft de informatiebehoefte van de betrokkenen in de permanente en in de projectorganisatie en de verzorging van de projectinformatie. Het opstellen van een matrix met de verschillende informatievormen kan hierbij van dienst zijn. Met het bepalen van de projectinformatie wordt niet alleen de koppeling gelegd met de permanente organisatie. Het gaat voor het belangrijkste deel om de informatie die de projectorganisatie zelf nodig heeft. Die is immers nodig om de planning en bewaking van het project mogelijk te maken. Beschouw alle projectdeelnemers als ‘klant’ en voorzie in de behoefte aan informatie die deze heeft. De administratieve organisatie en de interne controle, ook aangeduid als de bestuurlijke informatieverzorging, blijkt in de praktijk vaak onderbelicht te zijn. Toch maakt dit onderwerp een belangrijk onderdeel uit van de projectinrichting. Zonder een gestructureerd proces van informatieverzorging kan het project niet worden bestuurd en bewaakt. Een project is een zelfstandige onderneming en daar hoort ook een administratie bij.

Tip 4: Bepaal faciliteiten en hulpmiddelen met benodigdheden
De faciliteiten en hulpmiddelen met de benodigdheden gaan in brede zin over hetgeen het project zelf nodig heeft aan ondersteuning om te kunnen werken. De benodigdheden kunnen hierbij worden gezien als een productiefactor en slaan op alle benodigde hulpmiddelen.

Met het bepalen van de faciliteiten en hulpmiddelen wordt een koppeling gelegd met de inrichting van het project en het geeft inzage in de kosten die hieraan zijn verbonden. De benodigdheden kunnen hierbij worden gezien als een productiefactor en het slaat op alle benodigde hulpmiddelen. Het opstellen van een overzicht met de planning en de bewaking van de voortgang van de projectkosten geeft een handvat voor de beheersing van dit deel van de projectkosten.

Tip 5: Dek projectrisico’s af met onvoorziene gebeurtenissen
De projectrisico’s met de onvoorziene gebeurtenissen zijn van invloed op het project. Het betreft alle onderdelen van de projectinrichting. Het is dus van belang om de risicozwaarte te bepalen en de grootste risico’s van passende maatregelen te voorzien om de mogelijke bedreigingen het hoofd te bieden.

Inventariseer en beschrijf de projectrisico’s voor alle onderwerpen die deel uit maken van de projectinrichting. Met het bepalen van de projectrisico’s wordt een koppeling gelegd met de inrichting van het project en het geeft inzage in de bedreigingen die hieraan zijn verbonden. Het gaat in brede zin over wat er mis kan gaan, het mogelijke gevolg, de kans en de ernst als het zich voordoet en maakt een berekening van de risicozwaarte en analyse met een prioriteitstelling mogelijk. De analyse van de projectrisicozwaarte maakt het mogelijk om prioriteiten te kunnen stellen. Denk aan de 80/20 regel die aangeeft dat 20 procent van de risico’s gemiddeld 80 procent van het effect bepalen.

Dit artikel is ook gepubliceerd in Computable Magazine 8 van oktober 2016