Iedereen deelt wel eens bestanden. Van klein tot groot, van afbeeldingen tot teksten. En waarschijnlijk heeft iedereen ook wel eens meegemaakt dat bestanden verloren zijn gegaan. Of dat bestanden of foto’s te groot zijn om te verzenden. Hoe weet je nu zeker dat gegevens online goed terecht komen bij de ontvanger?
Maak gebruik van de juiste middelen
Maak je al gebruik van de juiste middelen, of kun je nog wel wat tips gebruiken? Een goed voorbeeld hiervan is TransferXL. Met dit hulpmiddel verstuur jij gemakkelijk en veilig bestanden, gegevens en foto’s. Het versturen van grote bestanden kan een lange tijd in beslag nemen, maar met TransferXL is het in drie stappen gedaan. Deze stappen nemen maar één minuutje van je tijd in beslag. Bij de derde stap kun je ook een persoonlijk bericht toevoegen. Zo hoef je niet nog eens een mail of een bericht te sturen naar de ontvanger, maar kan dit gewoon in één keer.
De meest populaire middelen
Het bekendste middel is momenteel WeTransfer. Momenteel is dit programma erg populair. TransferXL is onderdeel van WeTransfer. WeTransfer heeft uitgebreid in functies om zo grotere bestanden te kunnen versturen. WeTransfer is te gebruiken via een computer of je mobiel. Een erg toegankelijk middel dus. Een ander populair middel is Dropbox. Dropbox is een clouddienst voor het opslaan van online bestanden. Zo kunnen de bestanden op verschillende apparaten bekeken worden. Het nadeel hiervan is dat je het wachtwoord moet weten om je bestanden te openen. Bij WeTransfer zijn de bestanden in de mail terug te vinden.
Controleer de gegevens
Nadat de juiste middelen gekozen zijn is het van belang dat de gegevens goed gecontroleerd worden, voordat je de bestanden daadwerkelijk verstuurd. Denk dan aan het e-mailadres waar de gegevens, bestanden of foto’s heen gestuurd worden. Ook de bestanden die je gaat versturen moeten goed gecontroleerd worden. Controleer of dit wel de bestanden zijn die je wil versturen. Klik bijvoorbeeld nog eens op de bestanden om deze te openen. Controleer ook of het verzend e-mail adres juist is ingevuld. Op deze manier voorkom je fouten en het verkeerd verzenden van belangrijke gegevens.
Wees alert
Online kan veel gebeuren met het versturen van gegevens, bestanden of foto’s. Zoals bekend is blijven gegevens op internet snel hangen. Op het moment dat bestanden via het internet verzonden worden via een niet betrouwbaar programma, is de kans groter dat de ontvanger het niet ontvangt. Het is nou eenmaal één klik op de knop en de bestanden zijn verstuurd, ook als het eigenlijk niet de bedoeling was. Wees alert en verstuur niet zomaar gegevens.
Zo verstuur je bestanden als hybride-werker
Als hybride-werker ben je werkzaam op verschillende locaties. Zowel op kantoor van het bedrijf waar je werkzaam bent als thuis. Ook vanuit huis is het dan belangrijk om bestanden veilig te versturen. Hierbij kunnen gevoelige persoonsbestanden een grote rol spelen. Het zou erg vervelend zijn als persoonlijke bestanden meegestuurd worden. Gewone e-mail loopt via een minder beveiligde verbinding. Hiervoor is een beveiligd en besloten netwerk nodig. KPN biedt bijvoorbeeld een vpn-verbinding waarbij gegevens versturen veiliger kan.
Het kan zijn dat je werkgever nog niet ingericht is op hybride werken. Er is dan nog niet overal een oplossing voor, en dus ook niet voor het veilig versturen van bestanden. Ook hier kun jij zelf veilig mee omgaan. Het is bijvoorbeeld goed om een link mee te sturen van het bestand in plaats van het bestand als bijlage toe te voegen. Voeg een versleuteling toe aan het document en zo kan alleen de ontvanger de link openen.
Kies een software
Voor hybride werken kan een software helpen. Een software biedt tools waarmee bestanden en informatie veilig gedeeld kan worden binnen teams. Zulke softwares zijn erop ingericht dat alle betrokkenen van een organisatie vanaf elke werkplek met een internetverbinding toegang kan krijgen tot bestanden. Er zijn diverse softwares en het is van belang een passende software te kiezen voor jouw organisatie. De meeste softwares zorgen voor een beveiliging van documenten, toegang en Chat Tools. Daarnaast wordt data van de organisatie beschermt. Ga daarom na welke software past binnen jouw organisatie.
AVG en bestanden versturen
Nu je weet hoe belangrijk het is om bestanden veilig te versturen, vraag jij je vast en zeker af welke rol de AVG hierin heeft. Helaas kent de Algemene Verordening Gegevensbescherming gen verbod op het gebruik van onversleutelde e-mail of andere middelen. De gebruiker bepaald hierin zelf of het middel veilig gebruikt kan worden voor de situatie. Het kan namelijk zo zijn dat e-mail in een bepaalde situatie zeer geschikt is te gebruiken. Als er bijvoorbeeld zakelijke cijfers verstuurd worden is e-mail minder geschikt en kan dit beter op een veiligere manier. Of het middel veilig is hangt ook af van de risico’s en het beveiligingsplan.
Volgens de AVG kunnen datalekken ook voorkomen worden door passende maatregelen te nemen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om mailverkeer tussen bepaalde mailservers te versleutelen. Hiervoor is het niet overbodig om een provider in te schakelen. Tegenwoordig zijn de meeste providers op de hoogte van het versleutelen van mailverkeer. Hier is dus geen goed of fout in. Kies een provider waar jij je goed bij voelt.
Tweestapsverificatie
Iedereen heeft er wel eens van gehoord, maar wat houdt een tweestapsverificatie precies in? Het is veilig om dit in te schakelen, zodat jij veilig met jouw middelen om kan gaan. Het is eenvoudig om de verificatie toe te voegen aan een van je accounts van bijvoorbeeld Google of Microsoft. Het doel van de tweestapsverificatie, ook wel 2FA genoemd, is het invoeren van een tweede wachtwoord. Bij het inloggen moet de gebruiker naast het wachtwoord een extra code invullen. Hierdoor kan niemand anders inloggen dan alleen jijzelf.
Na het lezen van deze blog kun jij veilig, snel en betrouwbaar bestanden uploaden en versturen. Zorg ervoor dat je dit altijd betrouwbaar doet en met de juiste hulpmiddelen. Maak bijvoorbeeld gebruik van een provider en/of tweestapsverificatie. Op deze manier gaan er geen bestanden verloren en worden datalekken binnen een organisatie voorkomen.
