Mag het iets meer zijn? (tien gouden ERP-tips)

De standpunten zijn ingenomen en de messen worden geslepen. 'Bedrijven investeren minder in erp-software in 2009 dan in 2008’, zeggen sommige geleerden. ‘Het ‘C’ woord dwingt tot fundamentele kostenbesparingen door inzet van moderne erp-software’, zeggen anderen. Feit is dat slimme erp-software een sleutelrol speelt in de overleving in de huidige economische uitdaging.

De nare bijsmaak van ‘ouderwetse' erp steekt in sommige discussies de kop op. Langlopende en kostbare maatwerkimplementaties zijn in deze tijd begrijpelijk uit de gratie. Middelgrote en kleine bedrijven vragen echter wel om specifieke en goedkopere erp-oplossingen die doen wat ze beloven. Hoe zorg je ervoor dat erp daadwerkelijk een gegarandeerd succes wordt in je organisatie? Wat mij betreft zijn er tien gouden erp-tips:

1. Kies de juiste erp-software. Ga je voor een standaard erp-pakket of kies je voor maatwerk? Ga je voor échte erp (geïntegreerde software) of kies je voor ‘best of breed'? Kan je jouw keuze onderbouwen met feiten?

2. Is de erp-software van je keuze ook online verkrijgbaar? Online erp waarbij gebruikers abonnementsgeld betalen om via internet toegang te krijgen tot hun applicatie, maakt investeringen in hardware overbodig. Tevens is een snelle implementatie mogelijk. Maar is de erp-software van je keuze ook zelf te hosten? Kan je altijd terug naar een eigen serverpark mocht de toekomst dit nodig of wenselijk maken?

3. Korte implementatie = optimalisatie. Een snelle implementatie op basis van standaarden en een methodische aanpak heeft veel momentum, brengt innovatie en acceptatie. Het maakt toekomstige optimalisatie mogelijk doordat budget, tijd en energie overblijft.

4. Stop erp in de organisatie in plaats van andersom! Kijk van buiten naar binnen. Focus niet alleen op de verbeterpunten van de organisatie, maar kijk ook vanuit de markt naar de onderneming. Hoe ervaart de klant jouw diensten? Wie zijn nog geen klant en waarom niet? Waar vraagt de markt om? Waarom is de concurrent zo succesvol? De software dient je te ondersteunen om inzicht te krijgen in deze vraagstukken en gericht te sturen waar nodig.

5. Automatiseer niet alleen de bestaande processen. Zorg ervoor dat de software bijdraagt aan kostenbeheersing en winstontwikkeling, nu maar vooral in de toekomst. Visie, strategie en doelen actief ondersteunen door de inzet van erp-software.

6. Kies voor gebruiksvriendelijke en flexibele software. De acceptatie van gebruikers is essentieel en zorgt voor verrijking van klant- en marktgegevens in de applicatie. Test de software voor de aankoop in bijvoorbeeld een kwaliteitslaboratorium van de leverancier. Een goede softwareleverancier moet deze dienst kunnen aanbieden.

7. Erp = verandering, accepteer de best practices in de software. Erp-software automatiseert processen en ketens. Deze automatisering zal de manier waarop afdelingen en mensen werken zeker veranderen. Accepteer de best practices in de software.

8. Selecteer een betrouwbare leverancier die opleiding, implementatie en ondersteuning zelf verzorgt. Het is goed mogelijk dat je tijdens het implementatieproces tegen onvoorziene zaken aanloopt. Niets zo erg als de herkenbare van-het-kastje-naar-de-muur-situatie. Denk aan de hele implementatieketen. Verkoop, implementatie, opleiding en support dient een soepele machine te zijn.

9. Zet actief in op betrokken medewerkers. Een kleine groep hoofdgebruikers is een groot gedeelte van hun tijd bezig met de verandering, niet andersom. Geef ze verantwoordelijkheid en zorg voor snelheid in de implementatie. Langlopende trajecten zonder resultaat zijn verwoestend, hierdoor verliest een implementatie aan momentum en draagkracht.

10. Zijn externen noodzakelijk? Laat ze de bestaande werkzaamheden overnemen. Eigen medewerkers dienen met de verandering bezig te zijn. Een veel gemaakte fout is om een lading externen aan te trekken en deze de implementatie te laten verzorgen. Medewerkers moeten hier zelf actief in participeren, alleen zo zijn ze optimaal betrokken en geven ze nuttige input.