Noordwest Ziekenhuisgroep wilde de 150 Computer on Wheels (COW’s) op haar zorgafdelingen vervangen. Vanwege het nieuwe Elektronisch Patiënten Dossier (EPD)-systeem werden de schermen van de laptops van de bestaande COW-oplossing te klein. Bovendien liep de batterijprestatie van veel laptops terug. Een goed alternatief vinden bleek niet zo eenvoudig. IGEL-partner Thinclientspecialist stelde alles in het werk om samen met Noordwest Ziekenhuisgroep een geheel nieuwe COW samen te stellen: daarmee kan het verplegend personeel 24/7 uit de voeten.
Met de fusie van het Medisch Centrum Alkmaar en het Gemini Ziekenhuis in Den Helder ontstond in 2015 de Noordwest Ziekenhuisgroep, een van de grootste ziekenhuisorganisaties in Nederland. Diederik Eijer is er bedrijfskundig adviseur ICT. Hij kwam in 2015 voor de uitdaging te staan om een nieuwe oplossing te vinden voor de rijdende pc’s of computer on wheels (COW’s) op de zorgafdelingen. Daarmee kan de verpleging gegevens over patiënten en hun behandeling aan het bed verwerken. Eijer: “We hadden op dat moment 150 COW’s in gebruik: karren waarin een laptop met een opengeklapt scherm van 17 inch vastgeschroefd zat. Het scherm was niet groot genoeg om alle data van ons nieuwe EPD goed in beeld te brengen. Veel van de laptops waren al wat ouder en hun batterijen raakten snel leeg. De COW’s waren steeds vaker en daarmee langer uit bedrijf, omdat ze tijdens het opladen niet te gebruiken zijn. Dat gaf een logistiek probleem, want de systemen zijn continu nodig. Je moet er dus extra hebben. Daardoor is het idee ontstaan voor COW’s met verwisselbare batterijen die ook tijdens het laden beschikbaar zijn, 24/7.”
Onverwachte hindernissen
Eijer liep bij zijn zoektocht naar een nieuwe COW tegen onverwachte hindernissen aan. “Niemand kon ons standaard de oplossing bieden die we wilden, ook ICT-leveranciers gespecialiseerd in de medische sector niet. Ze boden enkel hele dure pc’s met vaste zware batterijen. Ook mobiele oplossingen in andere branches, zoals garagebedrijven, bleken ongeschikt. Dus besloten we zelf iets te construeren met losse COW-componenten: een kar, een computer en een batterij. Maar ook dat was niet zo eenvoudig. Pc’s hebben grote schermen, maar gebruiken te veel stroom om op een batterij aan te sluiten. Bovendien wilde de leverancier van de bestaande karren geen onderdelen leveren om nieuwe apparatuur in te bouwen.”
Thinclientspecialist, een onafhankelijke aanbieder van thin clients, bood Noordwest Ziekengroep aan om samen een goede oplossing voor de benodigde COW’s te zoeken. Eijer: “Ik kwam Marc Terveer van Thinclientspecialist tegen op een beurs. Hij stelde voor om energiezuinige thin clients te gebruiken, op zoek te gaan naar een geschikte verwisselbare batterij en te kijken hoe we die samen het beste in een kar konden bouwen. ”
All-in-one oplossing
Noordwest Ziekenhuisgroep maakte Thinclientspecialist hoofdaannemer van het project. Voor de thin clients adviseerde Terveer de IGEL UD10 Universal Desktop Thin Client met Microsoft Windows Embedded. Deze all-in-one-oplossing voldeed aan alle eisen van de ziekenhuisgroep: een laag stroomverbruik, standaard wifi en een groot touchscreen van 23 inch. De thin clients zijn bovendien eenvoudig beheerbaar vanuit de centrale ICT-omgeving, waarin ook het EPD draait. Om gebruikers in staat te stellen vanaf de thin client connectie te maken met de server hoeft ook maar één keer een profiel te worden ingesteld.
Verwisselbare batterij
Een oplossing voor de batterij vond Terveer in Engeland, bij Bytec. Eijer: “Het is een soort yoghurtpak dat je heel gemakkelijk in een houder vastklikt en weer losmaakt. Ze gaan 6 tot 8 uur mee en doordat je ze los kunt opladen en verwisselen, zijn de COW’s zelf continu inzetbaar. Dat is een groot voordeel.” Samen met Medifix, de Nederlandse vertegenwoordiger van Bytec, werd ook de laatste hindernis genomen. “Ons idee was de thin client en de batterij in de bestaande karren in te bouwen, maar we konden geen geschikte onderdelen krijgen. Medifix kon ons complete karren bieden met de batterij mooi weggewerkt in de staander. Toen we gingen rekenen, bleek het prijsverschil tussen nieuwe karren kopen en de bestaande karren ombouwen niet zo groot en hebben we voor die eerste optie gekozen”, aldus Eijer.
Blije gebruikers
Na een periode van bouwen, configureren, testen en integreren, geleid door Thinclientspecialist, heeft Noordwest Ziekenhuisgroep inmiddels meer dan 100 nieuwe COW’s in gebruik. Tegen 2018 zullen dat er 200 zijn. Eijer: “Dan moeten sowieso alle COW’s met laptops vervangen zijn, omdat we overgaan op een nieuw EPD dat nog hogere eisen stelt aan de hardware.” De gebruikers zijn ontzettend blij met de nieuwe oplossing. “Ze vinden bijvoorbeeld het in hoogte verstelbare touchscreen heel handig, ze konden er zonder uitleg mee aan het werk. Het emuleert de muis, waardoor het probleemloos samenwerkt met ons EPD. En ze vinden de kar er ook heel mooi uitzien. Grappig, want wij zijn vooral uitgegaan van de techniek, maar het oog wil dus ook wat”, zegt Eijer.
Zowel Noordwest Ziekenhuisgroep als Thinclientspecialist zijn enthousiast over de samenwerking en het resultaat. Terveer: “Wij doen er alles aan om de beste oplossing voor onze klanten samen te stellen, zoals ook nu voor het nieuwe COW-systeem voor Noordwest Ziekenhuisgroep. Daar struinen we de hele markt voor af.” Eijer heeft niets dan lof voor Thinclientspecialist: “Ze hebben echt geïnvesteerd in deze oplossing en dat stellen we enorm op prijs.” Ook andere ziekenhuizen zijn ondertussen geïnteresseerd in de slimme COW-oplossing van Thinclientspecialist.
