Het ene bedrijf is er al jaren druk mee, het andere heeft er nog nooit over nagedacht: proces-automatisering. Behoor jij tot die laatste groep? Dan wordt het hoog tijd je processen eens goed onder de loep te nemen. En waar het kan, ze te automatiseren met behulp van software. Proces-automatisering brengt namelijk mooie voordelen met zich mee. Welke? Dat lees je in dit blog.
Tijdwinst
Het meest voor de hand liggende voordeel van automatische processen is tijdwinst. Dat zit zo. Veel administratieve werkzaamheden gebeurden voorheen handmatig. Denk aan het overzetten van gegevens van systeem A naar systeem B. Of het aanvragen van een laptop en andere kantoorbenodigdheden voor nieuwe medewerkers. Maar wat als er wekelijks 10 nieuwe medewerkers starten bij je bedrijf? Of wanneer je werkt met niet twee, maar 4 losstaande systemen? Dan kosten de simpelste klussen uiteindelijk zeeën van tijd. Door dit in software te gieten, kun je voor elke nieuwe medewerker automatisch een bericht laten uitgaan naar de inkoopafdeling. Handig!
Minder fouten
Een tweede voordeel van procesautomatisering is dat je minder fouten maakt. Of beter: je maakt überhaupt geen fouten, want de software neemt je administratieve handelingen over. Stel dat er een offerte-aanvraag binnenkomt waarop je wilt reageren. En je hebt als organisatie afgesproken dat je standaard jullie algemene voorwaarden meestuurt. De kans bestaat dat je dat wel eens vergeet. Want fouten zijn nu eenmaal menselijk.
Met de software van AFAS kun je het zo instellen dat aan elke eerste mail naar een lead automatisch de algemene voorwaarden worden toegevoegd. Het lijkt zo simpel, maar zulke ‘slimme’ stapjes maken je werk een stuk makkelijker.
Hogere kwaliteit
Ook hogere kwaliteit is een gevolg van automatisering. Aan de ene kant ontstaat dat doordat je bijvoorbeeld minder fouten maakt. Aan de andere kant lever je werk van hogere kwaliteit omdat je dankzij automatisering meer tijd overhoudt. Omdat software jou tijdrovende klusjes uit handen neemt, kun jij je beter focussen op je kerntaken. Zo houden medewerkers bijvoorbeeld meer tijd over voor de menselijke en strategische kant van hun werk. En kunnen zij nieuwe ideeën bedenken om klanten in de toekomst nog beter te helpen.
