De kans is groot dat u er nog nooit bij stilgestaan heeft. Maar exportvergunningen dienen onderdeel uit te maken van uw informatiebeveiliging. Of beter gezegd: de manier waarop u met aanvragen voor leveringen aan het buitenland omgaat. Doet u dat niet, dan gaat u dit vroeg of laat heel veel geld kosten.
Wat is het geval? Veel bedrijven halen orders binnen van buitenlandse afnemers. Maar mag u die goederen of diensten eigenlijk wel leveren? Gisteren mocht het wellicht nog, maar is dit vandaag ook nog steeds toegestaan?
Antwoord geven op die vraag lijkt heel eenvoudig: kwestie van even checken of die producten op een boycotlijst staan. Maar ja, welke lijst hanteert u dan? Een Nederlandse lijst? Een overzicht van de EU? Of kijkt u voor de zekerheid ook nog even wat de Amerikanen van zo’n levering vinden? En hoe accuraat is de lijst die u gebruikt eigenlijk? Of hoe oud?
Zelf zoeken
Lang niet ieder product mag zomaar aan een buitenlandse klant worden geleverd. Soms is dat overduidelijk. Denk aan producten voor militaire doeleinden. Maar in andere gevallen is dat veel minder duidelijk. Denk aan groene verf. Niks mis mee als u die aan een Duits bouwbedrijf wilt leveren. Maar hoe zit dat met import/exportbedrijf uit Mali of Kazachstan?
Zelf op zoek gaan naar overzichten met voor het land van herkomst van uw klant verboden goederen is onbegonnen werk. Die lijsten zijn lastig te vinden en u kunt vaak ook niet goed inschatten hoe compleet of gedateerd zo’n lijst eigenlijk is. Bovendien wilt u niet dat uw verkoper dit zelf moet uitzoeken. En u wilt al helemaal niet dat hij hier fouten mee maakt. Want de boetes kunnen enorm zijn.
Automatiseren
Het mooiste is als u dit zou kunnen automatiseren. Waarbij vanaf het moment dat u in uw crm- of verkoopinformatiesysteem een nieuwe klant of een nieuwe order aanmaakt al direct een aantal controles worden uitgevoerd. Waarbij liefst ook meteen het gehele werkproces geblokkeerd wordt, mocht er van een positie match sprake zijn.
U zou wellicht verwachten dat dit een standaard feature is in uw erp- of crm-pakket, maar in veel gevallen klopt dat niet. Of wordt een omslachtige procedure gehanteerd en is de content – de lijsten met verboden goederen en de landen, bedrijven of personen waarvoor deze verboden gelden – niet op geautomatiseerde wijze toegankelijk. Of wordt die content zelf simpelweg niet goed bijgehouden.
Steeds meer verboden
De afgelopen jaren zijn de lijsten met verboden producten en verdachte afnemers en landen sterk gegroeid in omvang. Bovendien veranderen deze overzichten vrijwel dagelijks. Veel ondernemers onderkennen uiteraard dat hier een risico zit. Tegelijkertijd ontbreekt het echter nog wel eens aan voldoende urgentie. Men denkt dat het wel los zal lopen. Of dat zij als bedrijf te klein zijn om door controlerende instanties gevolgd te worden.
Niets is minder waar. Zowel de Europese als Amerikaanse overheden zijn heel scherp en actief als het gaat om handelsbeperkingen. En de boetes kunnen zo hoog zijn dat dit zomaar het einde van de onderneming kan betekenen. Terwijl dit soort problemen heel eenvoudig te voorkomen zijn door standaard een check in uw werkprocessen op te nemen of er voor de klant en de goederen waar het om handelt een exportvergunning afgegeven kan worden.
