Deel 3: Twintig keer duurder, maar gaat er ooit iets werken?
De divisie WERKbedrijf van het UWV doet een enorm ict-project. Drie kernsystemen worden vervangen door één softwarepakket. Contractwaarde 65.000.000 euro. Ik begon deze serie artikelen met hoop en vrees. Beide blijken verkeerd. Er loopt helemaal geen mega-ict-project. En er worden helemaal geen systemen vervangen. De meest waarschijnlijke uitkomst is dat het UWV 65 miljoen euro heeft verspild aan bestuurlijke vaporware.
Ruim een jaar geleden schreef ik artikel 1 in wat een serie moest worden over een groot ict-project bij het UWV: de vervanging van drie probleemsystemen waarmee de divisie WERKbedrijf mensen aan vacatures koppelt. Drie antieke systemen (Werk.nl, Sonar en WBS) vervangen waarmee enkele duizenden UWV’ers hun dagelijks werk doen is per definitie een enorme operatie met serieuze risico’s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Tel daarbij op dat bij UWV tot nu toe elke poging om primaire systemen te moderniseren op een mislukking is uitgelopen en u begrijpt dat hier iets heel spannends gaande is.
Begin 2023: Een krankjorume aanbesteding
Even een recap: De UWV-divisie WERKbedrijf werkt met twee systemen die beide gebruik maken van eenzelfde software tool, Elise van het bedrijf WCC, waarmee mensen aan werk worden gekoppeld. Een aanbesteding gericht op de vervanging van Elise liep op niets uit. Dat was voorspelbaar. Elise zit deels in het hart van de te vervangen systemen waarvan documentatie en kennis vrijwel volledig ontbreken. Met name het publiekssysteem Werk.nl is volledig om Elise heen gebouwd. De tool fungeert als in memory database met Oracle als achtervang. Begrijpelijk als je bedenkt dat Werk.nl uit 1999 stamt, maar met matching heeft het weinig te maken. Elise vervangen is Werk.nl als geheel herbouwen of vervangen.
Bij Sonar, het onherkenbaar verbouwde Siebel-systeem dat UWV gebruikt voor de cliënten van het UWV, is de rol van de Elise-matchtool minder prominent. De kernfunctionaliteit van Sonar is niet matchen maar het aansturen en bewaken van taken van UWV-medewerkers en uitkeringsgerechtigde cliënten. Sonar moet urgent worden vervangen, niet door een matching-tool maar door een hr/crm-achtig pakket met veel workflowfunctionaliteit. Dat een matching-standaardpakket hierin voorziet is extreem onwaarschijnlijk.
UWV wilde tot zeven miljoen euro aftikken voor nieuwe match-software, maar niemand hapte toe. Gelukkig was er een eerder afgewezen partij die de klus mocht klaren. 8Vance, een ai-specialist met enkele tientallen engineers, overwegend offshore Roemenen, kreeg de klus toegekend. 8Vance voldoet van geen kanten aan de gangbare UWV-aanbestedingsregels: nul vergelijkbare bestaande klanten, geen track record en te klein. UWV wil vanouds alleen met de grootste spelers zaken doen. In de 20 jaar dat UWV bestaat, is in zee gaan met een kleine specialist nooit* eerder gebeurd. En daar bleef het niet bij. De deal met 8Vance bedraagt niet zeven miljoen, maar vijf-en-zestig miljoen euro, te betalen over veertien jaar. Tooling die naar verluidt circa twee ton per jaar kost wordt vervangen door spul dat meer dan 4,5 miljoen per jaar kost. Hoe kon dit gebeuren?
U wilt een totaalpakket? U krijgt een totaalpakket!
UWV doet de gunning in stilte, maar in maart 2023 stelt Computable na een tip vragen. UWV meldt doodleuk (lees zelf) dat ze moderne matchsoftware hebben ingekocht die meer doet dan wat de bestaande software doet. En 8Vance had eerder geen maar ondertussen wél goede referenties verworven. Welke dat zijn blijft onvermeld. Werk.nl wordt door UWV niet genoemd en ‘nee, Sonar wordt niet vervangen’. Op geen enkel moment maakt UWV duidelijk wat die 58 miljoen bovenop de eerder begrote zeven miljoen gaat opleveren.
Ik lees de berichtgeving met verbazing. Je zou bijvoorbeeld rechtszaken verwachten. Of (Kamer)vragen. Maar ik hoor vooral positieve geluiden. 8Vance heeft echt een pakket dat veel meer doet dan alleen maar matchen. De functionaliteit die 8Vance als standaardpakket op de plank heeft liggen zou 80 procent van de functionaliteit van de drie probleemsystemen, uitdrukkelijk ook Sonar, afdekken. 8Vance vertelt mij dat er beslist geen aparte versie van hun pakket voor UWV komt. Met beperkte aanpassingen, zoals een BSN voor klantidentificatie, kan UWV alle primaire systemen vervangen met 8Vance-functionaliteit. UWV koopt een pakket, geen casco. Als dat waar is, is 65 miljoen beslist een koopje. 8Vance heeft niet alleen een matchtool, maar een compleet systeem voor alle hr/crm-achtige processen er omheen! Ik heb zowel bij UWV als bij 8Vance mijn contacten. De verhalen sporen. 8Vance gaat alle drie de systemen vervangen, Werk.nl als eerste. ‘Al voor eind dit jaar (2023) gaan Werk.nl gebruikers met 8Vance software werken.’ Wauw!
Bedrog? Misschien. Zelfbedrog? Absoluut!
Vanaf het moment, ruim voor de gunning, dat ik hoor dat UWV overweegt om met 8Vance in zee te gaan ben ik verbijsterd. Ik vertel mijn 8Vance-contacten dat UWV nooit serieus zaken met ze gaat doen. Mis! Ik moet lachen als ik hoor dat 8Vance met standaard software een enorm uitgedijd UWV-specifiek systeem als Sonar gaat vervangen. Maar vanuit 8Vance hoor ik dat UWV alles dat 8Vance biedt heeft doorgelicht en zelf heeft vastgesteld dat het kan. 8Vance zou krachtige workflowfunctionaliteit kennen. Ik geloof geen moment dat 8Vance alle UWV-specifieke processen al werkend heeft. Er zit dan een groot workflow-inrichtingsproject aan te komen. Dat gaat 8Vance niet doen, maar UWVs huisleveranciers zullen dit vast omarmen. Bij UWV heb je zó honderd man geplekt. Het verklaart ook waarom deze huisleveranciers, die tientallen miljoenen beheeromzet te verliezen hebben, 8Vance niet saboteren. Het ongeloofwaardige wordt zo geloofwaardig.
Nadat het contract tussen UWV en 8Vance is getekend krijg ik het verzoek om er niet over te schrijven tot de bezwaarperiode voorbij is. De wijze van gunning aan 8Vance is juridisch dubieus, vandaar. Wetend hoe funest de aanbestedingswetgeving vaak uitpakt stem ik toe. Sterker, als ik word gebeld door matchingexpert Marc Drees, die lucht heeft gekregen van wat er gebeurt, vraag ik hem om ook te wachten met publiceren tot het aanbestedingsgevaar voorbij is.
Nog meer zelfbedrog
Als ik eind oktober 2023 deze serie aftrap ben ik nog steeds in de wensdenk-modus. Natuurlijk wijs ik op de faalrisico’s, maar bij UWV is dat een open deur. Mijn waardering voor het management dat eindelijk de moed toont om niet werkende, peperdure systemen te lijf te gaan, overheerst. Met name de keuze om Werk.nl als eerste aan te pakken vergt moed. Als drieduizend UWV’ers niet kunnen werken omdat Sonar een dag plat ligt is er geen probleem, maar als Werk.nl er lang uit ligt, zoals in 2013, is ophef gegarandeerd. En in oktober 2023 zou de 8Vance functionaliteit al productioneel worden. Maar daarna werd het Q1 2024. En daarna Q1 2025. (Nu ik dit schrijf is de stand midden 2025, niet Werk.nl en alleen met UWV’ers als filter tussen de 8Vance-tooling en de cliënt.)
Ik word gerustgesteld. Het uitstel zou komen door intern geruzie tussen UWV-divisies. De ‘buitenkant’ van UWV is de verantwoordelijkheid van de divisie Klant en Service (K&S) en die wil zelf software bouwen, conform de UWV-standaarden. Zoals een UWV’er tegen mij zei: ‘Als K&S deze slag verliest zijn er nog tig andere projecten die niet zitten te wachten op de bijdragen van K&S’. Voor wie UWV kent is dit helemaal herkenbaar. Ik slik het verhaal. Strijd tussen divisies. Zo werkt UWV. (Ook hier zat het anders, waarover binnenkort meer.)
‘Losing my religion’
De eerste echte twijfel komt door de ontvangst binnen UWV van mijn eerste artikel. Met name het hogere UWV-management zou heftig negatief hebben gereageerd op een in essentie positief artikel. Waarom? Daarna komt de mededeling dat het eerste stukje implementatie pas in 2025, ruim twee jaar na de gunning aan 8Vance en zonder ingreep in Werk.nl gaat plaatsvinden. Marc Drees is ook begonnen met bloggen over de privacyschendingen waaraan 8Vance zich schuldig zou maken. Ik doe navraag, ontdek dat UWV geen idee heeft van wat ze aan matchingfunctionaliteit hebben gekocht en schrijf er een losstaand stukje over. Niet alleen functioneel maar ook software-technisch blijkt UWV geen benul te hebben van wat ze hebben gekocht en evenmin is er enig besef over de kwaliteit en kwantiteit van de eigen data waarover UWV beschikt (2,3 Miljoen unieke Werk.nl CVs). Het 8Vance-pakket is voor UWV een black box, waarvan ze niets weten en ook niet willen weten. En de ai-software van 8Vance vereist in een veranderende arbeidsmarkt permanente training. UWV stopt data in een zwarte doos van 8vance en krijgt data terug. UWV meldt mij desgevraagd dat het geen probleem is omdat het de software niet door 8Vance wordt gehost, zodat 8Vance niet bij de data kan. Onder deze omstandigheden gaat het heel moeilijk worden om duurzaam goed te matchen.
Ontnuchtering: Een 8Vance ‘money pit’ en een ‘never ending story’
UWV WERKbedrijf is op weg naar een mislukking in slow motion. Met vrij grote zekerheid durf ik het volgende te stellen en voorspellen:
- De 8Vance-software gaat niets wezenlijks meer doen (hooguit beter) dan dat waarvoor de oorspronkelijke aanbesteding was uitgezet, namelijk matchen. In dat geval is er sprake van een kostenverhoging met een factor 20;
- Werk.nl – inclusief de door 8Vance te vervangen Elise-software – wordt de komende vijf jaar niet uitgefaseerd. Wel wordt Werk.nl door koppelingen met de 8Vance-black box nóg slechter onderhoudbaar;
- Het werken met gescrapete training data blijft een juridisch risico, ook als UWV afziet van LinkedIn-scraping en accepteert dat de kwaliteit van de matching gestaag achteruit gaat;
- Of de software van 8Vance significant beter gaat matchen dan de bestaande matchsoftware is twijfelachtig en wordt vrijwel zeker niet onafhankelijk te controleren;
- UWV zal zo lang mogelijk wachten met het door derden controleerbaar maken van de kwaliteit van de nieuwe matchsoftware;
- Plannen om Sonar dit decennium uit te faseren (‘na 2025’ is beloofd aan de Kamer) zijn van de baan. Wel kunnen onderdelen van Sonar die worden vervangen (niet door 8Vance) in de communicatie naar de Kamer stevig worden opgeblazen;
- Pogingen om de 8Vance-software aan te sluiten op de bestaande applicatie-infrastructuur gaan tientallen miljoenen kosten en leiden tot een nóg minder onderhoudbare ict-portefeuille;
- UWV-managers die zich even naïef (of erger) hebben gedragen als ondergetekende behoren de eer aan zichzelf te houden of de deur te worden gewezen.
Het vervolg van deze serie
Het 8Vance-project van UWV blijft ook na deze ontluistering super interessant, alleen anders. Voor UWV-begrippen is er naast de 65 miljoen voor 8Vance nog weinig geld uitgegeven. Als context: er loopt al sinds 2017 een project om drie data warehouses uit de vorige eeuw te vervangen, waar nu circa honderdvijftig ontwikkelaars op zitten, overwegend extern: dertig miljoen per jaar? En sinds enige tijd zit UWV met de WIA-problematiek en diverse ontsporende ict-projecten even niet te wachten op nieuwe zichtbare fiasco’s.
Er zitten zoveel kanten aan dit project – governance, technologie, privacy persoonlijke (in)competenties en (bedrijfs)politiek– dat we nog wel jaren verder kunnen, ook omdat UWV zelf alle tijd gaat nemen. Maar de eerste vraag is hoe dit allemaal heeft kunnen gebeuren. Is het naïveteit, onbekwaamheid, oplichting, corruptie? Daarover meer in het komende artikel.
* De enige casus die bij 8Vance in de buurt komt is die van het failliet gegane (en later doorgestarte) Be Informed, maar dat bedrijf was een stuk groter dan 8Vance had naast UWV vele prominente klanten zoals de Belastingdienst, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de EU, Procter & Gamble, en andere. Dit zijn de huidige klanten van 8Vance, volgens Deloitte met 5.819% groei het op één na snelst groeiende ict bedrijf van Nederland:
Lijst van klanten zoals vermeld op 8Vance.com per 14 december 2024.
Serie artikelen
Lees ook het eerste en tweede deel van deze serie over het UWV, UWV WERKbedrijf en 8Vance:
1) UWV is terug met een mega-ict-project
2) Het mega-ict-project van UWV Werkbedrijf
