Oud-it-hoogleraar waarschuwt voor chaos bij UWV

Daan Rijsenbrij, de voormalig it-hoogleraar die de ontwikkelingen bij UWV op de voet volgt, ziet de uitvoeringsorganisatie zich in een avontuur storten die de chaos binnen de eigen muren nog groter maakt. Dit terwijl de mogelijke kosten van naar schatting een miljard euro met een doorlooptijd van vijf jaar maant tot extra voorzichtigheid

De waarschuwing van Rijsenbrij houdt verband met een nieuwe werkwijze, Verandermotor geheten, die de raad van bestuur van het UWV introduceert. Medewerkers zetten vraagtekens bij de timing. De uitvoering van de WIA en Wajong, waar het mede als gevolg van it-problemen grondig misging, vergt zoveel aandacht dat het personeel er niet ook nog eens een revolutionair andere werkwijze bij kan hebben. Bovendien ziet de it van UWV er zorgelijk uit, een mening waar Rijsenbrij niet alleen in staat.

Zijn advies aan minister Eddy van Hijum (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) is om als verantwoordelijke bewindsman de hele operatie per direct drie maanden te bevriezen om zo een groep onpartijdige experts de ruimte te geven een second opinion te formuleren onder toeziend oog van de Algemene Rekenkamer. Daarbij dienen centraal te staan het ontwerp, de haalbaarheid van de realisatie en de mate waarin het resultaat is in te voeren bij UWV. Op basis daarvan zou de NSC-bewindsman moeten beslissen of  het project doorgang kan vinden.

Vier assen

Volgens Rijsenbrij vormt het moderniseren van het UWV een grote uitdaging. Dit gaat  langs vier assen: functionaliteiten, architectuur, data en beveiliging. Tegelijkertijd moeten we de huidige systemen blijven gebruiken, de it-ondersteuning voor WIA en Wajong verbeteren, oude it-systemen opruimen en de digitale vaardigheden van alle medewerkers verbeteren van hoog tot laag.  De Verandermotor zou de oplossing moeten zijn om de gedateerde, ontbrekende, gedeeltelijk foute zaken in de it van het UWV snel en blijvend te repareren.

Rijsenbrij ziet zeven potentiële specifieke faalfactoren voor de bouw en de invoering van de Verandermotor. Als er niet duidelijk en regelmatig wordt gecommuniceerd, raken mensen in de war en begrijpen ze de veranderingen niet. Als medewerkers niet betrokken worden, voelen ze zich ongemotiveerd en willen ze de nieuwe methoden niet gebruiken. Technische problemen of een gebrek aan de juiste tools kunnen het succes verminderen.

Medewerkers zijn vaak terughoudend ten aanzien van verandering, vooral als ze gewend zijn aan de huidige manier van werken. Een gebrek aan een duidelijke visie op digitale transformatie leidt vaak tot weerstand. Verschillende afdelingen van UWV hebben verschillende prioriteiten, wat het moeilijk maakt een uniforme aanpak te vinden. Onvoldoende middelen, zoals tijd, budget of personeel, kunnen de capaciteit om veranderingen door te voeren ernstig beperken.

Strategienotitie

Rijsenbrij deed meerdere WOO-verzoeken om de situatie bij UWV nog beter te kunnen beoordelen. Tevergeefs vroeg hij om een strategienotitie die aangeeft hoe UWV uit de it-dwangbuis en de data-chaos is te verlossen. Hetzelfde geldt voor de vereiste cybersecurity- en privacy-strategie. Hij was ook benieuwd naar de digitaliseringsstrategie, de digitale architectuur met de high level road maps en de data-strategie om adequaat te kunnen gaan handelen. De oud-hoogleraar vraagt zich af hoe je een verandermotor geformuleerd krijgt zonder kaderzetting door die vijf notities.

Rijsenbrij voerde deze week een interessante, informatieve digitale discussie met de top van de centrale OR. Hij raadde de OR aan om goed te overdenken welke bottlenecks zijn te verwachten waardoor het Verandermotor-project  uit de hand kan lopen en voortijdig zou moeten worden gestaakt. Maak een lijstje van bijvoorbeeld  de drie grootste ‘showstoppers’ en vermeld dat in het advies aan de Raad van Bestuur, zo is zijn advies. Want de schade valt niet te overzien als de Verandermotor toch doorgaat en de operatie halverwege de rit moet worden  afgeblazen, aldus besluit Rijsenbrij.