Hoeksche Waard laat servers in de cloud landen

3Fifty begeleidt gemeente naar nieuwe manier van werken

De Zuid-Hollandse gemeente Hoeksche Waard ziet zichzelf niet als een early adoptor van nieuwe technologie, maar wil wel in de voorhoede lopen van innovatieve Nederlandse gemeenten. De stap naar de cloud was dan ook onvermijdelijk, de manier waarop dit gebeurde is vooruitstrevend te noemen binnen gemeenteland. Een speciale ‘landing zone’ moet ervoor gaan zorgen dat verschillende applicaties veilig in de cloud gaan landen.

Voordat je over zo’n landingsbaan beschikt, moet er technisch wel wat gebeuren. Gemeente Hoeksche Waard koos ervoor om niet meer in verschillende omgevingen te werken, maar om op basis van één omgeving het ict-landschap in te richten. Dit werd Azure van Microsoft. In aanloop naar de gemeentelijke herindeling van 2019 was Azure al uitgerold en in de coronapandemie was Office 365 ook al in gebruik genomen. Begin 2023 werd besloten tot een professionaliseringsslag om meer met Azure-producten te  werken.

Landing zone

Microsoft-partner 3Fifty ondersteunt de Hoeksche Waard al lang, en begeleidde de gemeente ook in de fusietijd. Het bedrijf werd gevraagd om de overgang van Citrix naar een Azure-omgeving te begeleiden en om te helpen bij het opzetten van meerdere Azure-producten.

‘3Fifty adviseerde ons om een landing zone te gaan inrichten zodat we stap-voor-stap zaken naar de cloud konden brengen’, blikt systeembeheerder Robert van der Graaf terug op de aftrap van het project. Maar zo’n landing zone staat er niet zomaar, dan moeten er wel wat zaken worden gerealiseerd. Zo vergt het bijvoorbeeld een andere manier van installeren, met behulp van scripts. ‘Vroeger konden we een server in elkaar klikken, nu rollen we infrastructuur uit met Bicep, een domein-specifieke taal voor het implementeren van Azure-resources’, licht Van der Graaf toe. ‘Daarnaast werken we met Azure DevOps in combinatie met wiki’s, wat toch wel een nieuwe manier van werken is.’

Datagedreven werken

De gemeente maakt de laatste jaren ook gebruik van dashboards (dashboarding) om hiermee datagedreven werken beter mogelijk te maken. In het verleden gebeurde dit met Cognos, de laatste jaren met Power BI, beide in combinatie met een datawarehouse op basis van Oracle. Nu is een nieuw datawarehouse op basis van Azure Synapse Analytics gebouwd. Tijdens dit traject is het eerste dataproject daar geland, zodat de goede werking direct getest kon worden. Alle nieuwe dataprojecten zullen alleen nog op dit nieuwe platform ontwikkeld worden en de gemeente onderzoekt hoe het bestaande datawarehouse onder Oracle kan worden overgebracht naar de nieuwe Azure-omgeving. Bijkomend voordeel is dat hierdoor dashboards in de toekomst ook gemakkelijker via de cloud aan bijvoorbeeld inwoners aangeboden kunnen worden.

Een belangrijke gedachtegang achter deze nieuwe manier van werken is dat de gemeente Hoeksche Waard gecontroleerd stappen wilde maken met ict. ‘We willen innoveren’, stelt Monique van der Stappen, teammanager Informatiemanagement, ‘maar het moet wel wat opleveren. Zo brengen we in fasen al onze applicaties naar de cloud, eigenlijk zijn wij ons ict-landschap aan het ‘ver-saas-en’. 3Fifty bouwt en helpt ons met beheer en leidt onze mensen op. Dat laatste is belangrijk, want we willen dat opgedane kennis goed belegd wordt in onze eigen organisatie.’

Het team Informatiemanagement bij de gemeente bestaat uit 45 mensen. Dit zijn met name systeem-, netwerk- en functioneel beheerders, dataspecialisten, maar ook servicemanagers, -architecten en de service desk. Om ervoor te zorgen dat binnen de gemeente alles blijft draaien en dat nieuwe projecten gestart worden, zitten er ook adviseurs en contractmanagers in het team.

Naar elkaar gegroeid

In de afgelopen anderhalf jaar is er inmiddels al het nodige gebeurd: 3Fifty  heeft de landing zone ingericht, is de gemeente Hoeksche Waard opgeleid en wegwijs gemaakt, zijn er nieuwe werkwijzen met scripts, vindt kennisborging met wiki’s in Azure DevOps plaats, hielp 3Fifty bij de uitrol en fungeerde de Microsoft-partner als een soort derde- of vierdelijnsondersteuning bij andere Azure- en Office 365-problemen. Van der Stappen: ‘Onze systeem- en netwerkbeheerders zijn in dit traject naar elkaar toe gegroeid, vooral op het gebied van Azure. 3Fifty zorgt hierbij voor verbinding. Ze nemen mensen in alle lagen van de organisatie mee in de echte verandering, door gezamenlijk alle processen te doorlopen.’

Meer aan de voorkant nadenken dan achteraf bezig zijn met troubleshooting

Het was volgens systeembeheerder Van der Graaf dan ook een complex project. ‘Wij hebben voor het eerst servers in de cloud gezet en de overgang gemaakt naar Azure DevOps. Dit vroeg om een nieuwe manier van denken en werken. Doordat scripts nu in Bicep worden geschreven, worden wij gedwongen om aan de voorkant veel meer na te denken. We doen dus meer voorwerk. Door ook nog eens te documenteren in Azure DevOps kun je in de toekomst gebruikmaken van zaken die je al aan boord hebt.’

Documenteren

Door te documenteren in Azure DevOps borgt gemeente Hoeksche Waard dus kennis in de eigen organisatie. Deze nieuwe manier van werken heeft er bij de gemeente ook voor gezorgd dat deze aanpak breder wordt ingezet dan alleen op het vlak van Azure. Het documenteren met wiki’s in Azure DevOps geeft meer structuur, meent Van der Graaf. ‘Het is zo uitgebreid, ik heb dit een leverancier nog nooit zien doen. Wij willen deze manier van documenteren verder doorvoeren. We zijn nu scherp op het documenteren van alles.’

In het traject moest ook worden samengewerkt met andere leveranciers, zoals Aurai, een leverancier die de gemeente helpt bij het implementeren van datavraagstukken. Dit bedrijf hielp mee met het optuigen van het datawarehouse. ‘Soms waren er verschillende verwachtingen’, erkent de systeembeheerder bekennen, ‘Bijvoorbeeld over het gebruik van databronnen of het leggen van connecties. Met 3Fifty en Aurai hebben we altijd gezamenlijk naar oplossingen gezocht.’

Informatieveiligheid

Bij dergelijke datatrajecten is veiligheid natuurlijk een groot thema. Teamleider Van der Stappen wijst op awareness-sessies die zijn georganiseerd en schakelde twee architecten uit haar team in die naar de beveiliging keken. ‘We hebben een portfolioproces, waarbij alle projecten door een funnel gaan. Ons architectuurlandschap en onze beveiligingseisen zijn in een proefopstelling getoetst aan de AVG. Dit zit in ons hele portfolioproces verweven, want wij hebben informatieveiligheid hoog in het vaandel staan.’

Nu de landing zone is ingericht, kan de gemeente Hoeksche Waard meer applicaties hierop laten ‘landen’. Zo is het dankzij de inrichting nu stukken makkelijker om gehele otap-straat uit te rollen voor een applicatie. Zodoende kunnen nieuwe toepassingen eerst ontwikkeld, getest en geaccepteerd worden, voordat ze in productie worden genomen. Ook Azure Virtual Desktop zal naar de landing zone gebracht worden, een klus waarbij 3Fifty ook zijn inzichten zal delen. ‘Zo leren we een hoop nieuwe dingen’, rondt Van der Graaf af. ‘Voorheen maakte we beperkt gebruik van Azure, maar 3Fifty heeft onze ogen geopend.’

Alles wordt software-as-a-service

Op wat voor manier zijn bij de gemeente Hoeksche Waard applicaties versaast?
Monique van der Stappen, teammanager Informatiemanagement: ‘Wij draaien onze applicaties in de clouds van de leveranciers waar we ze aanschaffen. Deze applicaties staan dus niet op de landing zone die 3Fifty bij ons heeft gerealiseerd. Zie het als een stukje risicospreiding, als nu bijvoorbeeld ons zaaksysteem uitvalt, dan heeft de rest van de applicaties daar geen last van. Op het moment dat er op een centrale plek als een landing zone iets fout gaat, kan alles uitvallen.We hebben nog twee datacenters in gebruik, daar staan nog wel wat applicaties. Die gaan we nog gefaseerd naar onze landing zone halen. Iedere keer zullen we kritisch afwegen hoe we dat gaan doen. Wat 3Fifty bij ons gerealiseerd heeft, is nogal vooruitstrevend. Daar moeten we aan wennen, de medewerkers moeten deze nieuwe werkwijze goed gaan omarmen. Dat heeft tijd nodig. Ik ben niet van de big bang, alles moet het gewoon blijven doen. Daarom zetten we het de ene keer op landing zone, een andere keer gaat het als saas bij de leverancier.’

Hoeveel applicaties zijn er inmiddels versaast en heb je een aantal bekende voorbeelden hiervan?
‘Er is al veel versaast op dit ogenblik, ik denk ongeveer 80 procent. Neem bijvoorbeeld het zaaksysteem Join van Decos. Dat draait op machines bij Decos en wordt daar gehost, Join staat dus niet op onze Azure-omgeving.’

Hoe zit dat met de backoffice-applicaties van Centric of Pink?
‘Wij zijn geen Pink- of Centric-gemeente, wij dragen de Common Ground-gedachte uit. Zo hebben wij bijvoorbeeld VrijBRP via een aanbesteding aangeschaft, een burgerzaken-oplossing waarvan Shift2 de broncode openbaar heeft gemaakt. Je kunt er mooie dingen rond data-analyses mee doen. VrijBRP staat ook bij ons in de cloud, wel gescheiden van de andere software. We moeten hierin zorgvuldig zijn, dat werkt anders dan bijvoorbeeld Pink of Centric.’

Welke applicaties worden er nog worden versaast en welke absoluut niet?
‘We streven ernaar om ook de laatste 20 procent van onze applicaties te gaan versaasen. Ook hiervoor geldt risicospreiding. We zullen dus deze saas-oplossingen met name bij de desbetreffende leveranciers hosten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de Centric-suite die we voor het sociale domein inzetten. Die gaat dus eerst bij Centric de cloud in. Dit komt overigens ook omdat we dit als contractuele verplichting hebben. Daarnaast hebben we ook een enterprise resource planning (erp)-systeem voor ons werkbedrijf HWWerkt! Aangeschaft ter vervanging van het pakket Isah, dat gaat ook bij de leverancier de cloud in.Ons dataplatform draait op onze eigen landing zone, die gaat niet over naar een externe partner. Data blijven ten alle tijden bij ons in eigen beheer. Dat is ook wel de Common Ground-gedachte door de gegevens te scheiden van de applicaties. We willen zo veel mogelijk leverancier-onafhankelijk werken.’