Rammelende business case outsourcing levert toch besparing op
Na een stroef verlopen ict-outsourcingstraject met hoofdaannemer Fujitsu slaat Groningen een ander pad in. De gemeente kiest voor een verkaveling en wil haar ict-diensten na aanbestedingen verdelen over een aantal gespecialiseerde marktpartijen. Ook neemt zij een aantal taken terug in huis. Van Fujitsu, aangetrokken eind 2018, wordt gefaseerd afscheid genomen. Eind 2026 moet dit nieuwe multi-sourcing-traject zijn afgerond.
De gemeente Groningen heeft als eerste kavel het security-perceel in de markt gezet. De komende tijd volgen dan nog andere kavels voor onder meer infrastructuur- en werkplekdiensten. De gemeente wil ook een handvol taken weer zelf doen, zoals de ict-servicedesk en de ondersteuning op locatie (voor bijvoorbeeld de uitgifte van laptops).
Met Fujitsu zijn afspraken gemaakt over een geleidelijke afbouw van zijn ict-dienstverlening. Daarvoor is het contract nog wel met twee jaar verlengd tot 2026. De nieuwe ict-insteek van het college is dus om niet meer alles bij een partij onder te brengen én niet meer zoveel als mogelijk uit te besteden. De gemeente kiest ditmaal voor verkaveling en wil haar ict in delen onderbrengen bij gespecialiseerde marktpartijen. Bij deze multi-sourcing-koers wil ze wel de ruimte hebben om, mocht het nodig zijn om uit oogpunt van de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening, ict-werkzaamheden terug te halen en weer zelf uit te voeren.
Structureel besparen
In 2014 besloot de gemeente Groningen om de gemeentelijke ict uit te besteden en in te zetten op een daaraan gekoppelde structurele besparing van vijf miljoen euro per 1 januari 2017. Na een lang en veel bediscussieerd voorbereidingstraject viel in 2018 na een aanbesteding de keuze op Fujitsu. Er werd in oktober een zesjarige contract gesloten voor de uitbesteding van het grootste gedeelte van de generieke ict-voorzieningen. Ook zou Fujitsu een nieuwe it-omgeving inrichten.
De it-dienstverlener trok als onderaannemers CGI en Voys aan. De contractwaarde bedroeg zo’n 72 miljoen euro; Fujitsu sprak de intentie uit om zoveel mogelijk van de ruim zestig ict-medewerkers van de gemeente in dienst te nemen. Maar er lag ook een sociaal plan voor hen klaar.
Moeizaam verloop
De uitvoering van het outsourcingsplan verliep moeizaam, blijkt uit evaluaties. Fujitsu onderschatte de complexheid en grootte van de gemeente. De migratie naar de nieuwe omgeving ging met horten en stoten en flinke vertraging. Er was ook veel personeelsverloop bij de leverancier wat ten koste ging van de kwaliteit van de dienstverlening. Ook ontstonden er veel contractdiscussies, waaronder over boeteregelingen, waarbij Fujitsu beweerde verlies te lijden op het aangenomen werk. Zaken die de samenwerking en het onderlinge vertrouwen niet ten goede kwamen.
De gemeente vond het bovendien lastig om de regie te voeren over een constructie met hoofd- en onderaannemers. Verder constateerde zij dat het niet handig was om tijdens een aanbestedingsperiode alleen met een verkoopafdeling contact te hebben. Na de ondertekening van het contract is zo’n afdeling dan geen gesprekspartner meer.
Positieve punten
Toch stelt de gemeente in een recente brief aan de gemeenteraad van Groningen dat de businesscase van het programma outsourcing ook positieve elementen bevat. De totale kosten van de case over de gehele looptijd bedragen 246,5 miljoen euro. Had de gemeente de ict in huis gehouden dan zou ze, naar schatting, in dezelfde periode ruim vijftien miljoen meer hebben uitgegeven.
De totale kostenpost van de business case is inclusief incidentele projectkosten van 27,9 miljoen euro ter ondersteuning van de overgang naar Fujitsu. Dat bedrag bestaat uit een vergoeding van 14,2 miljoen aan Fujitsu en 13,7 miljoen aan ingezette capaciteit om de transitie in goede banen te leiden. De gemeente werd tijdens de contractperiode ook nog geconfronteerd met een stijging van de totale structurele kosten. Maar die bleef beperkt door de lage inschrijving van Fujitsu. De oorspronkelijke doelstelling om jaarlijks structureel vijf miljoen euro te bezuinigen werd niet gehaald en is uiteindelijk uitgekomen op 4,2 miljoen.
Al met al stelt het college in zijn ‘Eindverantwoording businesscase programma outsourcing ICT’ vast dat het besluit om te gaan outsourcen de moeite is geweest. Ofschoon de grotere negatieve impact dan van te voren was ingeschat, de extra inspanningen die nodig waren en de extra middelen die moesten worden ingezet, had niet uitbesteden per saldo meer geld gekost. ‘Ondanks veelvuldige verstoringen hebben we onze dienstverlening en de dienstverlening aan de directe gebruikers van ict zoveel mogelijk op peil gehouden – waardoor de impact op onze inwoners uiteindelijk tot een minimum beperkt is gebleven’, schrijven B&W in de brief.
Reactie Fujitsu
Fujitsu laat weten geen commentaar te willen geven op de Groningen-case gezien het lopende contract. Of het bedrijf meedoet aan de toekomstige aanbestedingen van de gemeente zal afhangen van de inhoud van die tenders, meldt een woordvoerster. ‘Outsourcing is en blijft naast consultancy, projecten en detachering, een prioriteit voor Fujitsu en wij blijven aanwezig in de Benelux-outsourcingmarkt, inclusief de publieke sector. Sinds het begin van dit boekjaar – april 2024 – hebben we de bedrijfsstructuur agile gereorganiseerd met management en teams op Benelux-niveau, waardoor we het beheer kunnen optimaliseren en een betere service aan onze klanten kunnen garanderen.’
Tjongejonge, duizelingwekkende bedragen terwijl alles toch stukken goedkoper en eenvoudiger is geworden op het gebied van kantoorautomatisering. Toch is bij overheden alles alleen maar tientallen keren duurder geworden de afgelopen 25 jaar. Zal me benieuwen hoeveel het straks allemaal weer gaat kosten.
Wellicht moeten ze hun eigen it’ers in het veld ook weer eens wat meer autonomie geven. Er is statistisch bewijs dat de kans dat het dan beter gaat. Maar ja, als er dan iets misgaat weet iedereeen waar het aan ligt: slechte aansturing vanuit gecentraliseerd georganiseerde, aanwezige expertise want waarom is anders iets op één plek misgegaan en op twaalf andere niet. Maar wat er allemaal niet door fout gaat of zelfs veel beter gaat, kan helaas aan autonoom werkende mensen in het veld (die van bovenaf zoveel en zo goed mogelijk worden gefaciliteerd en niet uitsluitend met volslagen idiote besluitvorming worden geconfronteerd) niet worden toegeschreven. Je kunt nou eenmaal ellende die zich niet heeft voorgedaan aan een organisatiesysteem toeschrijven dat die ellende heeft doen voorkomen. Men zou zich eens in empirisch onderzoek daarover moeten verdiepen. Helaas gaat het in het optimale geval toch maar om een kansverschil van iets minder dan 20% dus iedereen kan zichzelf uitgebreid bedienen met talloze praktijkervaringen om hun eigen overtuiging voor het voetlicht te brengen.
zo is dat, terug naar de core business van gemeente groningen : servicedesk en het uitgeven van laptops 🙂
Het artikel toont de wanhoop en daaruit voortkomende willekeur “De gemeente kiest ditmaal voor verkaveling en wil haar ict in delen onderbrengen bij gespecialiseerde marktpartijen”.
En waar gaan ze straks voor kiezen ?
Ook het trugsourcen van ict-werkzaamheden “uit oogpunt van continuiteit”… hahaha, terwijl continuiteit juist altijd een reden was om te outsourcen. Klantgericht: Om u nog beter van dienst te zijn gaan doen we het gvd wel zelf.
Zou alles wat ze nog wel outsourced hebben nou betekenen dat ze het niet zo belangrijk vinden ?
“De gemeente vond het bovendien lastig om de regie te voeren over een constructie met hoofd- en onderaannemers.”
Blijkbaar was er al soort van multi-sourcing, alleen niet zoals de gemeente bedoeld had.
“Verder constateerde zij dat het niet handig was om tijdens een aanbestedingsperiode alleen met een verkoopafdeling contact te hebben. Na de ondertekening van het contract is zo’n afdeling dan geen gesprekspartner meer.”
Fujitsu als malafide autoverkoper.
Het werd tijd dat dit uitgesproken werd. Er was geen sprake (meer) van partnerschap en wederzijds vertrouwen. De inzet van Fujitsu zou wel geld bespaard hebben vanuit de rekenwijze van de businesscase, die later nog een keer is bijgesteld en dat was de centrale bedoeling. “In het coalitieakkoord van mei 2014 is het besluit opgenomen om zoveel mogelijk de gemeentelijke ICT uit te besteden en in te zetten op de daaraan gekoppelde structurele besparing van vijf miljoen euro per 1 januari 2017.” Zie https://gemeenteraad.groningen.nl/Documenten/Eindverantwoording-businesscase-programma-outsourcing-ICT.pdf
Vraag is, zijn alle kosten en baten meegenomen door de gemeente? Immers “de impact op de organisatie, en onze externe klanten, in negatieve zin groter is geweest dan vooraf is ingeschat.” En “vanuit onze eigen organisatie is veel extra capaciteit nodig geweest om de dienstverlening vanuit Fujitsu op een zo goed mogelijk peil te krijgen.” Dat kost extra geld. In ieder geval zijn de besparingen door het rationaliseren en standaardiseren van gebruikte softwareapplicatie niet gerealiseerd en uit de berekening gehaald. Verder zijn er onderhoudscontracten niet door Fujitsu overgenomen en ook uit de berekening gehaald. Zijn de door de gemeente genoemde financiële gegevens door de Rekenkamer gecontroleerd?
De gemeenteraad van Groningen is kampioen in het steeds weer over een andere boeg gooien en druk uitoefenen op de rekenmeesters die een businesscase moeten opstellen. Dat ging meestal niet goed. De politiek kon dan met veel dedain naar de uitvoerders kijken en hun digibeet hoofden schudden. Maar nu is de gemeente opnieuw van het beleid afgestapt om alles aan één partij te gunnen. Men gaat “de komende jaren steeds brokken van de huidige dienstverlening bij Fujitsu bij een andere gespecialiseerde partij onderbrengen.” Blijkbaar hadden de eigen ICT’ers een beetje gelijk.
5 miljoen in een puur financieel verhaal op het vlak van TCO en ROI in een twee of meer volstrekt willekeurig bedachte scenario’s is niet relevant als je met een nog veel goedkopere strategie de technische levensduur van onderscheidbare lagen in de infrastructuur kunt ontkoppelen en eigen investerings- en innovatiecycli kunt geven. Het gaat er ook om wat voor volgende investeringsronden je uitgangspositie te zijner tijd is en in welke mate je je hebt voorbereid op eisen, wensen en noodzakelijkheden van welke je vaak wel en soms ook niet weet welke eraan zitten te komen. De gemeenteraad van Groningen is er ook kampioen in om relevante afwegingen weg te denken omdat ze kennis niet hebben daarover een mening te vormen en dus maar wat schijndilemma’s fabriceren om de leidinggevenden, het Bestuur en de Raad een fijn gevoel van betrokkenheid te geven.
De regievoering was inderdaad een lastige omdat de uitbestedende partij niet de volwassenheid had hierin, hele verhaal van contractmanagement was vanaf het begin een drama aan beide kanten. Een klassieke fout als ik even kijk naar de vele tabellen van ITSM met zoiets als RASCI want de overheid wil graag ontzorgen maar ze hebben geen idee van wat als het om de regie gaat. Als bonafide autoverkoper kan ik een voertuig met garanties leveren maar ik ben niet verantwoordelijk voor verkeersovertredingen aangaande het gebruik van het voertuig.
Ik zeg dat vanuit een ervaring bij andere gemeenten want ik heb nog een goede Excel sheet aangaande het contract management van ITSM processen middels een model van RASCI. De extra inspanningen die nodig waren en de extra middelen die moesten worden ingezet gingen namelijk om een politieke overschatting van eigen kunnen zoals blijkt uit de jaarverslagen van gemeente Groningen. Rekenmeesters missen dan ook twee essentiële punten aangaande kosten en kwaliteit want de kosten van verwerving gaan meer om het spel dan de knikkers als we kijken naar echte probleem van rationalisatie en standaardisatie.
Same shit, different supplier is gemeente Groningen het slachtoffer geworden worden van een ambtelijke overschatting want het echte slachtoffer is de belastingbetaler. De conclusie dat niet uitbesteden meer geld had gekost zegt genoeg over het ongelijk van de ambtenaar. Want hele verhaal klinkt als vreemde ogen die dwingen, als ik in Groningen woonde en mocht stemmen dan wist ik het wel.
wellicht was het beetje laat geworden oudlid, misschien beter om je reactie te laten verwijderen. Deze van mij kan dan ook weg.
Waarom Dino? Want bij uitbesteding worden ITSM-processen verzakelijkt omdat eerdere liefdewerk vervangen wordt door contractbeheer wat om een andere bedrijfscultuur gaat met een andere regie. En wat ook nog weleens vergeten wordt is dat de uitbestedende organisatie de schakel blijft tussen de interne gebruikers en de externe dienstverlener want de (eind)verantwoordelijkheid voor bedrijfsprocessen met het gebruikelijke risicobeheer blijft onveranderlijk liggen bij de uitbestedende organisatie.
We’re all Indians wijst Jaap op het feit dat beoogde besparingen – van eerdere coalitie – door het rationaliseren en standaardiseren niet gerealiseerd zijn en je kunt dan alleen nog een structurele bezuiniging van €5 miljoen halen door het werk uit te besteden. Het echte probleem van de rationalisatie en standaardisatie gaat niet om het applicatieportfolio maar beheer hiervan want het is mooi dat we sinds dit jaar onze bedrijfsstructuur agile gereorganiseerd hebben met teams op Benelux-niveau waardoor we het beheer kunnen optimaliseren en een betere service aan onze klanten kunnen garanderen.
Het is zoals Jaap zegt goed dat de scheiding eindelijk uitgesproken is want er was nooit sprake van een partnership omdat er vanaf het begin weerstand was en geen regie vanuit de aanbestedende organisatie. Ik zie geen redenen om mijn reactie terug te trekken als de door leverancier geïdentificeerde hoge risico’s een oplossingstijd hebben van meer dan een jaar omdat alles wat geld kost door de boekhouder beoordeeld moet worden. Same shit, different player heb ik enige ervaring in het spel want jeukwoord is ontzorgen middels uitbesteden als we kijken naar alle operationele en technische verantwoordelijkheden in het risicobeheer.
Wat betreft een regierol om ervoor te zorgen dat de dienstverlening aansluit op de bedrijfsdoelen en eventuele risico’s onder controle blijven wijs ik op de strategische rollen in het fenomeen van ITSM. En dan met name op alle veranderingskosten binnen het change management vanuit een budget gestuurde organisatie als het om structurele verwachtingen gaat.
Gelijk hebben is niet zo moeilijk, zelf heb ik bijvoorbeeld altijd gelijk 😛
Fujitsu zegt niet te willen reageren gezien het lopende contract.
Ze willen in principe meedoen met toekomstige aanbestedingen van gemeente Groningen.
Ze willen actief blijven in de publieke sector.
Jij hebt of had banden met Fujitsu begreep ik.
Natrappen op basis van “enige ervaring het spel” en je business als jeukwoorden betitelen is niet zo verbindend naar deze en toekomstige klanten.
Al dan niet gelijk hebbend gaat het soms niet zo om die same shit, maar om die different player.
Dino,
Ik wijs op RASCI model vanwege het feit dat vreemde ogen alleen kunnen dwingen als de macht verschuift. Same shit, different player met verschuiven van verantwoordelijkheden zorgt voor honderden terugkerende juridische vragen over boeteclausules in de aanbestedingsfase. Een spel wat je blijkbaar niet kent want quid pro quo in het verbintenissenrecht gaat om proportionaliteitsbeginsel aangezien wel verantwoordelijk maar niet bij machte om schade te voorkomen de laagste prijs met het hoogste risico niet meer het winnende lot is.
Gelijk krijgen gaat om het bewijs want natrappen is leuk als we kijken naar casus van Hof van Twente welke door ransomware getroffen werd omdat de gemeente nalatig was in het opvolgen van adviezen vanuit een kostenoverweging. De overheid heeft de ICT-ers eruit geschopt om juristen en communicatieadviseurs naar binnen te halen want terug naar de autoverkoper die een veilig voertuig levert maar niet verantwoordelijk is voor de capriolen van een bestuurder klinkt een agile bedrijfsstructuur als slechte marketing wanneer er geklaagd wordt over een hoog personeelsverloop.
Aangaande het RASCI model ken ik mijn plaats want wij van WC-eend, adviseren WC-eend gaat meer om waarschuwen dan natrappen. Van Groningen tot Kiev werd ik overal heen gestuurd vanwege inreisbeperkingen met een visum in het ‘we’re all Indians’ waardoor ik banden met vele organisaties heb. De realiteit van een infrastructuur gaat om het multi-sourcen van alle onderhoudscontracten waar nog weleens een circus van certificaten aan vast zit. En dat is zoiets als een rijbewijs zonder het verkeersinzicht wat verkregen wordt in de praktijk want je spreekt jezelf tegen Dino.