Voor het Franse it-concern vormen dit soort mega-events een visitekaartje
‘De Olympische Spelen zijn voor Atos een business accelerator. Het evenement verkort het besluitvormingstraject rond commerciële deals.’ Dat stelt Patrick Adiba, directeur van de divisie Major Events van het Franse it-concern. Atos is al sinds 1982 betrokken bij de Olympiade; sinds 2002 is het de wereldwijde it-partner van het Internationaal Olympisch Comité (IOC). Het concern kijkt terug op een haast vlekkeloos verlopen XXXIIIe Olympische Spelen in Parijs; nu is het wachten op de Paralympische Spelen.
Voor het eerst werden er journalisten uitgenodigd om een kijkje te nemen bij het ‘Technical Operation Center’ (TOC, zie kader onderaan) van Atos tijdens de Olympische Spelen in de Franse hoofdstad. Tot nu toe kon dat alleen maar in de aanloop naar een Olympiade. In 1992 raakte Atos voor het eerst betrokken bij de Olympische Spelen in Barcelona als lokale it-partner. Die betrokkenheid bij het grootste sportevenement ter wereld smaakte naar meer en het Franse it-concern richtte in 1989 in de Catalaanse hoofdstad een aparte tak ‘Major Events’ op. ‘Volgens mij zijn wij de enige grote it-dienstverlener die een aparte divisie voor het ondersteunen van grote evenementen in huis heeft. Naast de Spelen regelen we bijvoorbeeld ook de it voor de Uefa, zoals bij het recente EK Voetbal‘, vertelt Patrick Adiba, directeur van de Major Events-afdeling van het Franse it-concern.
Het mooiste visitekaartje blijft natuurlijk de Olympiade, het grootste sporttoernooi ter wereld. ‘Op sommige dagen waren er wel vijftien, zestien competities tegelijkertijd aan de gang’, stelt Adiba. ‘Voor onze ondersteuning van het IOC gebruiken we bewezen it-technologie zoals we die ook bij andere klanten inzetten. Met als grote verschil dat we dit op een extreme, heel gestructureerde manier doen. We stellen bijvoorbeeld een masterplan op, al vier-en-een-half-jaar voordat er nieuwe Spelen starten, waarbij we van dag tot dag weten wat er op de planning staat.’
Business accelerator
Adiba spreekt in dit verband over een militaire exercitie, ook rond change management. Veranderingen worden uiterst gedisciplineerd doorgevoerd, waarbij Atos vooraf wil weten wat de impact is van een verandering, hoe klein ook. En op basis van de impact wordt dan een beslissing genomen. ‘Onze ‘deelname’ aan de Olympische en Paralympische Spelen gebruiken we dan ook als referentie. We laten klanten zien wat we hier doen, hoe we dat doen en dat we veel dingen voor ze kunnen doen. Als onze aanpak werkt voor zulke grote evenementen, dan werkt het ook voor vrijwel elk ander project in de wereld. De Spelen zijn een ‘business accelerator’. Wanneer je klanten laat zien dat je die kunt ondersteunen, ontstaat er meteen vertrouwen. Dit soort grote evenementen verkort voor ons het besluitvormingstraject rond commerciële deals.’
John Paul Giancarlo, associate director Olympic Games Technology and Energy’ van het IOC, vertelt in het TOC dat de samenwerking met Atos op twee pijlers berust: het leveren van bedrijfskritische applicaties voor zaken als accreditatie, competitieschema’s, wedstrijdinformatie, planning en logistiek, kaartverkoop en uitzendingen, en de ‘publiekszichtbaarheid’ (verslaggeving, website, apps, games), én het bieden van service-integratie. Denk hierbij aan het it-beheer, de coördinatie van de samenwerking met andere technologiepartners, de it-security in nauw overleg met de cyberautoriteiten van de Franse Staat, én de cloudorkestratie.
De Olympische Spelen zijn geen business as usual
John Paul Giancarlo (IOC)
Giancarlo: ‘Sinds een jaar of acht draaien we bijna alles in de cloud. Daarvoor richtten we op onze locaties grote serverruimtes in, nu hebben we alleen nog fysieke netwerkinfrastructuur on premises.’ Hij noemt de Spelen vanuit technologisch oogpunt een van de meest complexe omgevingen. Twee weken lang sport van wereldklasse met elke dag talloze wedstrijden op diverse locaties in Parijs, elders in Frankrijk én op Tahiti (golfsurfers). De getallen spreken boekdelen: in totaal 329 Olympische onderdelen in 32 sporten op 49 locaties. Verspreid over het evenement zijn zo’n tienduizend pc’s ingezet en in de eerste week alleen al waren er zo’n tweehonderd miljoen website- en mobiele-app-gebruikers.
‘De Olympische Spelen zijn geen business as usual‘, benadrukt Giancarlo. ‘Er zijn ook zoveel partijen bij betrokken: overheden mét hun regelgeving, sportbonden, sporters, toeschouwers, omroepen, sponsors, vrijwilligers, ondernemers… journalisten. Wij hebben service verleend aan twintigduizend geaccrediteerde journalisten. Gaat er iets mis, dan is dat het eerste waar ze over schrijven’, stelt de IOC-baas met een knipoog.
‘Daarom is het projectmanagement ook zo essentieel’, vervolgt hij. ‘Voorafgaand aan elke Spelen houden we informatiesessies met Atos, waarbij we bespreken wat onze netwerkarchitectuur gaat worden, welke it-diensten nodig zijn en welke it-producten er moeten komen. Vervolgens nemen we alle details van de planning helemaal door, zowel centraal als voor alle locaties. Uiteindelijk ligt er een commando- en controlestructuur waarmee snel valt in te grijpen mochten zich problemen voordoen.’
Accreditatie
Een van de cruciale taken voor Atos is het regelen van de accreditatie, zowel voor de vrijwilligers als de sporters en andere deelnemers, zoals sportbegeleiders, bobo’s, journalistenteams en medewerkers van ondersteunende bedrijven. Voor de Olympiade in Parijs meldden zich driehonderdduizend mensen aan als vrijwilliger, een historisch record (het personeelsbestand op het evenement bestond voor ongeveer 10 procent uit betaald personeel en 90 procent vrijwilligers).
Daarvan werden er 45.000 geselecteerd waaraan vervolgens verschillende taken werden toegewezen, vertelt Nacho Moros, operationeel directeur Atos Major Events. ‘Om het organisatiecomité te helpen en tijd te besparen is een systeem gebouwd om, met behulp van kunstmatige intelligentie, het selectieproces en de taakverdeling te automatiseren. Dat was niet eenvoudig. Je hebt het over vrijwilligers. Dan gebeuren er ook onverwachte dingen. Mensen komen niet opdagen of worden ziek. Er moeten invallers worden geregeld en nieuwe afspraken gemaakt. Het was elke dag nog een flinke operatie om overal vrijwilligers in te zetten.’
Veiligheidscheck
Voorafgaand aan een Olympiade ondergaan alle deelnemers een veiligheidscheck omdat de accreditatie het paspoort is om deel te nemen aan de Spelen. ‘Om je een idee te geven: we hebben zo’n vierhonderdduizend accreditaties voor de Olympische Spelen afgegeven, plus dan nog eens tweehonderdduizend voor de Paralympische Spelen later deze maand. Er zijn zo’n zeshonderdduizend badges geprint’, licht Moros toe. ‘Zo’n visum vertegenwoordigt het persoonlijke profiel tijdens de Spelen. Het vertelt tot welke locaties en voor hoe lang iemand toegang heeft, tot welk vervoer, tot welke catering, tot waar dan ook. Ook is de accreditatie gekoppeld aan fysieke beveiliging. Bij het Olympisch Comité moeten ze in realtime weten hoeveel mensen er op elke locatie zijn in het geval van een noodsituatie.’
Want, wij mogen niet falen op de Spelen
Christophe Thivet (Atos Major Events)
Voor de edities in Parijs luisterde Atos naar de wens van het IOC om met meer mobiele oplossingen voor gebruikers te komen, zoals de app voor de kaartverkoop. Ook it-duurzaamheid (het gebruik/hergebruik van apparatuur) en -toegankelijkheid kregen extra aandacht. De druk lag er wel op want het it-concern had voor het ‘Parijs-project’ minder tijd dan normaliter omdat de vorige Spelen in Tokio door de coronapandemie een jaar waren uitgesteld.
Dat vergde in de voorbereiding een nog strakker samenspel met onze vijftien partners, zegt Christophe Thivet, chief integration officer van Atos Major Events. ‘In 2023 hebben we tot in den treure alles getest. Dan praat je over ruim honderdvijftig applicaties en in totaal zo’n 250.000 testuren. We organiseerden tevens een aantal testevenementen in Parijs om de dagelijkse gang van zaken na te bootsen. En in ons Integration Test Lab in Madrid testten we multisport-events. Het typische van de Spelen is nu eenmaal dat er veel sessies parallel lopen. Noem het een versnelling in de homologatie. Want, wij mogen niet falen op de Spelen.’
Konijnen, een wezel en een alligator
Maar hoe goed je ook test, er komen altijd konijnen uit de hoge hoed, in dit geval ook letterlijk want op de locatie Elancourt Hill, waar het mountainbiken plaatsvond, had de organisatie last van sprongen konijnen. Ook werd er elders een wezel gespot; zoals bekend zet die ook graag zijn tanden in kabels. ‘Al die schade wisten we tijdig te repareren. Gelukkig was er dit keer geen alligator in het spel. Tijdens de Spelen in Rio in 2016 bleek er één een dutje te doen in de ruimte waar onze it-apparatuur stond’, lacht Thivet.
En een paar dagen voor de opening van de Olympische Spelen raakte de wereld van slag door de mondiale computerstoring, veroorzaakt door een foutieve update van de software van it-beveiliger Crowdstrike. Ook Atos maakte in een aantal applicaties gebruik van deze software. Thivet: ‘We raakten er niet van in paniek en konden de software uiteindelijk re-deployen. Waar we wel altijd paranoïde van worden, zijn ‘single point of failures’. Dat willen we absoluut niet. Daarom hebben we dubbele, soms drievoudige redundanties ingebouwd en beschikken we over een disaster-recovery-plan. Mocht er iets gebeuren, dan zijn we in staat zijn om terug te keren naar de oorspronkelijke configuratie.’
Paralympics en daarna?
Na de afsluitingsceremonie op zondag 11 augustus heeft het Atos-team een korte pauze genomen. Maar de Paralympische Spelen, – van 28 september tot en met 8 september -, staan alweer voor de deur. Dus het TOC kan zijn deuren zeker nog niet sluiten. Of later dit jaar de eerste voorbereidingen op de 34ste Olympiade in Los Angeles in 2028 kunnen worden opgestart, is nog ongewis. Het contract van Atos met het IOC loopt dit jaar af. Deloitte stuurde recent een persbericht uit dat het na een aanbesteding van het IOC de rol op zich neemt als ‘games technology integration partner’ voor de Olympische Spelen, de Paralympische Spelen en de Olympische Jeugdspelen tot en met 2032. De kans bestaat dus dat Atos na ruim twintig jaar het it-stokje moet doorgeven.
TOC
Het Technical Operation Center (TOC) van Atos is gehuisvest op een discrete, zwaar beveiligde plek in de buurt van het Olympisch Stadion in Parijs. Op deze controlepost,- 610 m2 groot, 104 workstations, – hangen grote schermen aan de muur waarop de live-sportwedstrijden – eerst van de Olympische Spelen, binnenkort van de Paralympics – worden getoond, alsook controleschermen die aangeven of zich ergens een (acuut) it-probleem voordoet. Tijdens het persbezoek betrof het een kapot scherm en een speaker die niet goed werkte. Geen dringende zaken, aldus Christophe Thivet, chief integration officer van Atos Major Events; in zulke gevallen worden de vervanging en de reparatie na de wedstrijden ingepland.
Het centrum is ingedeeld in een aantal sectoren waar plek is voor zo’n honderd medewerkers van Atos en zijn partners. Er wordt in ploegendiensten gewerkt; in totaal werken er ongeveer driehonderd man, verspreid over de 24 uur van de dag. Helemaal aan de rechterkant bevindt zich het security operation center (soc) waar met ’threat intelligence’ de vele dagelijkse gebeurtenissen (het invoeren van een verkeerd wachtwoord is bijvoorbeeld ook een gebeurtenis) worden verwerkt en geanalyseerd en de daadwerkelijke cybersecurity-risico’s worden aangepakt. Dat varieert van ddos-aanvallen en phishing tot aan de online-verkoop van valse tickets.
Vanuit het TOC stuurt Atos zo’n 140 ict-managers aan op alle operationele locaties van eerst de Olympisch Spelen en straks de Paralympics. Het commandocentrum zelf wordt op afstand ondersteund door het Central Technology Operations Center van Atos Major Events in Barcelona. Daar zijn tijdens beide Spelen zo’n tachtig man actief. In totaal zijn er bij beide evenementen om en nabij de zeshonderd medewerkers in touw. Inclusief de vijftien partners gaat het om circa tweeduizend experts die de Olympische Spelen en de Paralympics ondersteunen.
Een van de partners is Omega, al sinds 1932 verantwoordelijk voor de tijdwaarneming op de Olympische Spelen. De data (tijd en scores) die het Zwitserse bedrijf vastlegt, worden naar het Olympic Diffusion System (ODS) van Atos gestuurd. In het TOC zijn de zogeheten ‘venue results managers’ verantwoordelijk voor het correct verzamelen en publiceren van tijden, uitslagen en andere statistieken in het ODS. Van hieruit worden binnen een tijdsbestek van 0,35 seconden de gegevens naar de websites van de competities en het ‘commentator information system’ gestuurd. Dit systeem voorziet sportjournalisten van gegevens, of ze nu live op locatie zijn of in hun thuisland.
Voor journalisten heeft Atos ook nog de speciale applicatie MyInfo gebouwd: het biedt de pers (en leden van de Olympische familie) directe toegang tot resultaten, wedstrijdschema’s, medailletabellen, persconferenties en trainingssessies.
