START IT – Waar bewaren we onze belangrijke papieren? Onze facturen? En onze contracten met leveranciers? Worstelen we hier niet allemaal mee? Met de komst van ArQiver is dat allemaal voorbij. ArQiver zorgt ervoor dat niemand zich meer zorgen hoeft te maken of zijn of haar informatie wel op orde is. Ondanks dat de informatiestromen met documenten, e-mails, video’s, Whatsappjes maar blijven toenemen.
De oprichters van startup ArQiver richten zich in beginsel vooral op grote bedrijven en organisaties. ‘Veel ondernemingen hebben te kampen met ontoegankelijke content wat bij disputen tot torenhoge juridische kosten kan leiden’, meent ceo Hans van Bommel.
Informatiepositie
Het idee voor ArQiver kwam op toen Van Bommel zich in zijn rol bij de Belastingdienst en het ministerie van Financiën verdiepte in de toeslagenaffaire. ‘Ik deed dat zowel vanuit de burger bezien als van binnenuit de Belastingdienst zelf en zag dat problemen vooral ontstaan doordat de informatiepositie van de stakeholders niet gelijk is.’ Volgens Van Bommel heeft de overheid grote moeite met het terugvindbaar opslaan van haar digitale informatie en heeft de burger geen idee wat er allemaal over hem is opgeslagen bij de overheid. ‘De basis tussen burgers, bedrijven en overheid moet in onze samenleving een gelijkwaardige informatiepositie zijn. Iedereen moet over dezelfde informatie kunnen beschikken,’ legt van Bommel uit.
De toeslagenaffaire heeft volgens Van Bommel duidelijk gemaakt dat de burger door zijn informatie-achterstand geen weerwoord heeft en de ambtelijke organisatie zelf ook niet alle relevante documenten kan vinden. ‘70 procent van de kosten van de toeslagenaffaire is te wijten aan het vullen van de gaten in de informatie.’ ArQiver maakt die gelijke informatiepositie voor alle partijen mogelijk. Het biedt samenwerkingsportals voor de medewerkers van grote (overheids)organisaties, accounts voor individuele bedrijven en persoonlijke accounts voor iedere burger. Gebruikers kunnen zelf en eenvoudig archiefstromen voorbereiden, gezamenlijk bewerken, activeren en delen. En dat allemaal web-based en via app.
Privacy
Van Bommel: ‘We ervaren privacy op dit moment als een rem op innovatie. Wanneer een bank, energiemaatschappij of telecombedrijf iets met data wil doen van een klant, kan dat niet omdat je die informatie niet mag koppelen, of ‘doelbinden’ zoals dat heet. Als ik als burger contact opneem met de Belastingdienst afdeling Toeslagen mag de medewerker daar niet aan mij vragen: ‘Speelt er nog iets in uw leven waar wij rekening mee moeten houden?’ Maar door documenten direct bij de bron te archiveren en met behulp van consentmechanismen te delen lukt het wel om een integraal beeld van een persoon te krijgen. Je leert dan bijvoorbeeld of die persoon andere schulden heeft. Het is de stapeling aan juridische verplichtingen dat mensen in problemen kan brengen. In ArQiver geef je dus als client toestemming om mee te kijken en je hebt dus beiden dezelfde informatie. De gevolgen van wat je als overheid of bedrijf doet, zijn gemakkelijker te overzien met bescherming voor zowel de ambtenaar als burger.
Van Bommel en zijn team hebben hiervoor ArQiver-Connect bedacht. ‘Iedere keer als je als burger of bedrijf naar de portal van een grote organisatie gaat en je meldt je aan, wordt het formulier dat je invult in een structuur bij jou én in een structuur bij de organisatie ondergebracht. Daarvoor heb je geen DigiD of e-Herkenning nodig. Het gebeurt op basis van een nummer: je klantnummer, aangiftenummer, beschikkingsnummer, bsn-nummer of rijbewijs, welk nummer dan ook. Op basis van dat nummer ontstaat de werkwijze waarin documenten nooit meer kunnen kwijtraken en waarmee iedereen die gelijke informatiepositie krijgt. Van Bommel: ‘Daarvoor hebben we een beveiligd protocol ontwikkeld. Dat klinkt heel simpel, maar het is niet gemakkelijk om te realiseren.’
Markt en concurrentie
De markt van contentmanagement is honderden miljarden euro’s groot. Een mogelijke concurrent van ArQiver is het machtige IBM. Maar ondanks het vermogen en het geld van deze techgigant hebben ze hier nog geen werk van gemaakt. ArQiver streeft ernaar om binnen de niche van archiveren de beste te zijn, met een focus op veiligheid, compliance, zelfservice, connectiviteit, archiveren bij de bron en last but not least schaalbaarheid. Van Bommel: ‘Als een individuele organisatie tien miljoen objecten op een dag met ArQiver wil verwerken dan is dat mogelijk. Onze referentie is de Nederlandse Belastingdienst, dat is een van de organisaties in de wereld die extreem veel objecten verwerkt. We hebben ervoor gekozen om concurrerend te zijn op het allerhoogste niveau.’
Er zijn ook nog geen archiefsystemen die werken zoals ArQiver en dat met volledige ondersteuning met een Android- en iOS-app. ‘Er zijn veel storage-systemen, zoals Dropbox, Sharepoint en Google Drive’, legt Van Bommel uit. ‘Maar binnen die systemen moet iedereen zijn eigen structuur bedenken.’ En 80 procent van de mensen kan dat volgens hem gewoon niet. ‘ArQiver werkt met een enforced structure met overzichtelijke meta-data en kent uiteraard retentie- en record-management. Bestaande storage-systemen hebben dat niet geregeld. Ik verwacht wel dat er op termijn een paar vergelijkbare producten zullen gaan komen, maar alle concurrenten zijn nu vooral gericht op de zakelijke markt, die hebben niet goed nagedacht over het grotere plaatje binnen de netwerkmaatschappij.’
Wetgeving
De uitgangspunten van onze maatschappij staan voor Van Bommel centraal. ‘Met gebruik van ArQiver laat je zien als organisatie of bedrijf dat je achter openheid en transparantie staat in de samenleving, conform de WOO (Wet Open Overheid) in deze voor iedereen steeds chaotischer lijkende wereld. Die hoeveelheid datatransacties brengt met zich mee dat je het overzicht van je juridische verbindingen en verplichtingen gewoon goed moet organiseren. Niet alleen voor jezelf maar ook voor je counterpart in je transacties. We schieten nu snel in de kramp dat we heel goed voor onszelf zorgen, terwijl de equal information precision een belangrijke sleutel is voor het goed functioneren van een democratische samenleving.’
‘We gaan als het ware van sms naar WhatsApp, maar dan in de wereld van archief en documenten’
ArQiver ‘schuurt heel dicht tegen de gebruiker aan’, vindt Van Bommel. ‘We hebben een human centric-benadering, en dat is een manier van kijken die voor de archiefsystemen disruptief zal zijn. We gaan als het ware van sms naar WhatsApp, maar dan in de wereld van archief en documenten. Het lijkt een kleine stap, maar ik denk dat het in de ervaring straks voor veel mensen en organisaties een hele grote stap zal zijn.’
Marketing en uitdaging
De bouw van de community achter ArQiver zal heel belangrijk zijn, denkt Van Bommel. ‘We zullen onderschreven moeten worden door de grote accountancy-kantoren als PwC, Deloitte en EY, we zijn al in gesprek. Die kijken dan of je ‘privacy compliant’ bent. Voldoe je aan de archiefwet, aan de iso-normen en nen-standaarden? We zijn uiteraard met die community bezig en er is een raad van advies in wording met mensen uit de archief- en bestuurlijke wereld. Onze businessalliantie is op gang en datzelfde hebben we voor de it. Ons marketingplan heeft twee kanten. Het eerste is dat wij nu allianties sluiten, waarin we ons richten op de markt voor overheden. Dat is de zakelijke benadering. Tegelijk hebben we een b2c-benadering: via de burger en bedrijven in de samenleving pakken we dan ook tractie bij de overheidsmarkt.’
De grootste uitdaging voor ArQiver is om als startup tractie te krijgen in een conservatieve markt met moderne en zeer hoogwaardige technologie. ‘Het aantrekken van de juiste mensen is ook niet altijd eenvoudig en kan soms tot vertraging leiden’, zegt Van Bommel. Desondanks heeft het team achter dit nieuwe product binnen iets meer dan een jaar een concurrerend platform kunnen bouwen. ‘Wij maken gebruik van de nieuwste technologie. Overheden, bedrijven en de samenleving moeten echt de keuze maken om te innoveren. Hoewel we nog geen referenties hebben, vertrouwen we erop deze vanaf dit najaar te kunnen opbouwen. Wij zijn er klaar voor. De huidige systemen zijn gebaseerd op oude pakketten met verouderde techniek. Als je op die oude it-systemen blijft werken, loop je snel tegen de grenzen aan van de mogelijkheden met betrekking tot innovatie.’
Dit artikel verscheen eerder in Computable #2 2024. Lees nu het gehele magazine!
