BLOG – Waar denk je aan bij het woord ‘uitgaven’? Papieren bonnetjes en af en toe een kop koffie? Of denk je aan advertentie-uitgaven, bedrijfsevenementen of saas-abonnementen? Wat het ook is, de reden dat meningen daarover verschillen is omdat de term ‘uitgaven’ niet alleen op kleine maar ook grotere zaken slaat.
Hoe je uitgaven uitlegt, is dus afhankelijk van de definitie die je hanteert – en die is niet voor iedereen hetzelfde. Dit kan voor problemen zorgen in het een goed inzicht in je financiële gezondheid, wat een topprioriteit voor Nederlandse bedrijven is. Daarom zou een herdefinitie van uitgaven hoog op ieders agenda moeten staan.
Herdefiniëren
Zijn er niet dingen die meer aandacht verdienen dan het herdefiniëren van uitgaven in uitdagende economische tijden? Als je deze mening deelt, ligt daar juist het probleem. Uitgaven zijn de sleutel tot toezicht op bestedingen en kunnen het verschil maken tussen nauwkeurig en onnauwkeurig uitgavenbeheer.
Zoals eerder benoemd, hanteert iedereen zijn eigen definitie van wat uitgaven en bestedingen zijn. Waar valt bijvoorbeeld het abonnement van een nieuwe saas-tool onder? Hangt dit af van het aantal gebruikers, hoe duur het abonnement is of voor welke periode je je hebt vastgelegd? De definitie is vaag en het gevaar is dat bedrijven hun zicht op hun totale kosten niet hebben, en toezicht daaronder moet lijden.
Dit is de reden waarom maar 45 procent van de bedrijven zegt dat ze goed zicht hebben op de financiële gezondheid en prestaties van hun organisatie. Als bedrijven uitgaven duidelijker definiëren en alles op één platform beheren, kunnen ze hun uitgavenbeheer verbeteren en elke onduidelijkheid rondom een cruciale pijler van hun business wegnemen. De sleutel hiervoor? Technologie waar financiële teams met vertrouwen de volledige breedte van hun uitgaven in durven te zetten, zodat ze weer controle kunnen krijgen over twee essentiële bedrijfsmiddelen: tijd en geld.
Besparen van tijd
Tijdsbesparingen zijn goud waard. Vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven die traditioneel met een leaner-team werken dan hun grotere tegenhangers. De teams zijn kleiner, de budgetten zijn strakker en toch zijn de verwachtingen hetzelfde. Uren terugkrijgen die je normaal zou besteden aan uitgavenbeheer is essentieel en kan betekenen dat werknemers zich nu kunnen richten op de meer impactvolle taken.
Een beter uitgavenbeheer betekent dat alle uitgaven uit silo’s worden gehaald
Een van de belangrijkste manieren waarop een effectief uitgavenbeheersysteem tijd bespaart, is door je team niet langer te laten jagen op bonnetjes en details – of zelf de beslissing te laten nemen wat bestedingen zijn en wat uitgaven. Het lijkt vreemd dat de details voor tienduizend euro aan advertentie-uitgaven digitaal worden ingediend, maar dat financiële teams voor kleinere uitgaven details en papierwerk moeten uitzoeken. Denk aan kosten voor een taxi naar een event of een bedrijfslunch. Een beter uitgavenbeheer betekent dat alle uitgaven uit silo’s worden gehaald, dezelfde striktheid wordt toegepast op alle bedrijfsuitgaven en dat er in dit proces beter toezicht wordt gecreëerd.
Besparen van geld
Al je uitgavenbeheer op één platform samenbrengen is niet alleen goed nieuws voor de tijd en denkcapaciteit van je team, maar ook voor de portemonnee. Bedrijven onderschatten vaak de financiële impact van het gebruik van meerdere tools, wanneer de gemiddelde werknemer 8,8 apps per dag gebruikt. Als jouw team twee of meer apps gebruikt om uitgaven van verschillende groottes te beheren, is het tijd voor een oplossing die alles omvat en je in ruil daarvoor overzicht biedt.
Ook is het slim om uitgavenbeheertools te overwegen die integreren met andere financiële diensten, zodat het platform volledige zichtbaarheid biedt op al je uitgaven. Dit kan ook helpen om dubbelingen in je uitgaven te verminderen – essentieel voor het besparen van geld!
Als bedrijf wil je ieder spoor naar bezuiniging kunnen volgen, maar hoe krijg je dat voor elkaar krijgen als er geen volledig inzicht is omdat je financiële team werkt met meerdere apps en documenten? Uitgavenbeheertools die goed integreren met de rest van je techstack kunnen de efficiëntie blijven verbeteren. Het resultaat is één overzicht op uitgavenbeheer dat je team kan helpen geldbesparende aanbiedingen op te sporen en, wanneer het bedrijf kosten moet besparen of zelfs een beetje meer te investeren heeft, een onderbouwde mening heeft hoe extra uitgaven het bedrijf een boost kunnen geven.
Koning Schorpioen
Toen het graf van de spectaculair genaamde koning Schorpioen de Eerste van het oude Egypte werd opgegraven, bevatte het zakken olie en linnen met ‘bone tokens’, stukjes bot gegraveerd met nummers – oftewel bonnetjes. Zonder enige innovatie, blijven we op een vergelijkbare manier onze financiële administratie en bedrijfsuitgaven doen.
We moeten dringend anders gaan nadenken over uitgaven. Toch zijn we dankzij technologie beter in staat om de spelregels te herschrijven en werkwijzen te implementeren die onze werknemers, bedrijven en toekomst beschermen. Bedrijfsfinanciën is een gebied waar het voor niemand voordelig is om stil te staan. In een zakelijk ecosysteem waar innovaties zoals AI de manier waarop we werken transformeert en data beslissingen stuurt, kunnen financiële leiders het zich niet veroorloven om achter te blijven.
Anders zullen hun uitgaven vooral op eigen kosten zijn.
Raymond Hüner is svp head of regions bij Pleo
One Ring to rule them all. One Ring to find them. One Ring to bring them all, and in the darkness bind them In the Land of Mordor where the Shadows lie.
Het gaat tenslotte niet om 8,8 apps per dag maar om alle achterliggende data waarin niet alleen het bonnetje als residu van processen interessant is. Het voeren van een deugdelijke administratie waaruit de financiële staat van de onderneming blijkt is een plicht voor het bestuur. Dat 55% hieraan niet voldoet zorgt ervoor dat het niet verrassend is dat ook Plasterk zijn Waterloo vond in deze administratieve last. Herdefiniëren van het uitgavenbeheer of gewoon wat meer bewustzijn in de administratieve verplichtingen van een onderneming?
kunnen we nu duizenden jaren terug de boekhouding nog inzien dankzij de bone tokens,
moet het allemaal weer anders met pleo-eend die zichzelf adviseert.
weer een extra tool, dus.
ditmaal voor de financien.
in die jaarverslagen zie ik nooit “weet niet”, “geen idee”, “we zien wel”
Zijn altijd mooie grafieken en blije gezichten.
en groen en regenboog, want inclusief.
de waarden van het bedrijf.
iedereen moet zich veilig voelen en anders meteen cancellen 😉
das een soort virtuele melaatsheid, maar dat terzijde.
dat definities vaag zijn heeft een reden.
Het zijn die weet-echt-niet-geen-idee verhalen die in die bedrijfsfolders bij de receptiebalie ontbreken.
Want hoe vager de definities, hoe minder je op fouten aangesproken kunt worden.
en dat verdient de hoogste prioriteit, taceerbaarheid kent zn prijs..