BLOG – De kosten van levensonderhoud in ons land zijn behoorlijk gestegen. Daarom helpen gemeentes hun inwoners met financiële steun door het uitkeren van bijvoorbeeld een energietoeslag, waarvan ze zelf de hoogte mogen bepalen. Het bieden van financiële steun aan de burgers kan er echter toe leiden dat gemeentes zelf in financieel zwaar weer komen. De gemeentelijke budgetten zijn immers krap en de verwachtingen van inwoners hoog.
In het Verenigd Koninkrijk staan gemeentes nu al onder financiële druk. Zo dreigen, volgens de Special Interest Group of Municipal Authorities, 26 Britse gemeentes op korte termijn zelfs failliet te gaan. Zij kampen met torenhoge schulden die in sommige gevallen nog uit de coronatijd stammen. Deze situatie hopen we in ons land natuurlijk niet terug te zien, maar dan is het wel belangrijk dat gemeenten alle kansen grijpen om financieel gezond te blijven. Daarvoor liggen veel kansen bij de it-afdeling.
- Bespaar op it-voorzieningen
Het is niet het eerste waar gemeentes aan denken, maar de it-manager speelt een belangrijke rol bij het beheersen van de financiën. Die manager kan bij de gemeente waar hij of zij werkt hameren op intensiever gebruik van kostenbesparende it-voorzieningen, zoals shared services (gedeelde diensten), ofwel samengevoegde en gestroomlijnde voorzieningen die door meerdere organisatieonderdelen worden gebruikt. Daarvoor is het eerst wel zaak om te onderzoeken hoe diensten, medewerkers en projecten beter zijn te integreren. Door kernapplicaties voor financiële en hr-processen te delen, profiteren gemeentes van schaalvoordelen. Daarnaast kunnen ze nieuwe diensten sneller introduceren, gebruikmaken van best practices en processen en bestaande workflows op nieuwe plekken toepassen.
- Betere beveiliging
Dankzij shared services gaat ook de it-beveiliging erop vooruit, omdat je als organisatie een beter overzicht hebt van de software die wordt gebruikt. Bovendien maken ze ESG-doelstellingen haalbaarder, bijvoorbeeld doordat de CO2-voetafdruk daalt na een migratie van verouderde lokale databases naar de cloud. Ook maken shared services het mogelijk om de processen voor het vinden en behouden van talent te optimaliseren en op te schalen. Denk aan verzoeken van (potentiële) medewerkers die sneller afgehandeld worden en vragen die gemakkelijker zijn te beantwoorden. Bovendien kunnen de talentontwikkelingsprocessen verbeterd worden, wat de tevredenheid onder medewerkers weer vergroot. En managers profiteren op hun beurt van slimmere inkoopprocessen en gestroomlijnd contract- en leveranciersbeheer. Kortom, er zijn veel voordelen.
De financiële uitdagingen waarmee gemeentes kampen zijn niet ineens weg te halen. Maar het is wel zaak dat gemeentes in de gaten blijven houden waar ze budgetten momenteel aan uitgeven. Bovendien loont het om in kaart te brengen waar ze kunnen besparen en daarbij de it-voorzieningen niet over te slaan. Shared services kunnen daarin het verschil maken.
Mark Gibbison is vice president global public sector & higher education bij Unit4
Gemeentelijke budgetten zijn even ruim of krap als gewoonlijk want het gaat om de resultatenrekening achteraf. Voor een gemeentelijke boekhoudfraude verwijs ik naar Leo Verhoef want je kunt alle ambities budetteren maar dat wil niet zeggen dat de pot ook leeg moet bij het realiseren hiervan. Het omdenken van een budget- naar resultaatgestuurde organisatie gaat meer om een organisatorische verandering want de kostenoptimalisaties leiden tot kleiner budgetten waardoor afdeling IT onveranderlijk als costcenter gezien wordt.
Contraproductief is de ICT leugen van sneller nieuwe diensten introduceren zonder na te denken over het onderhoud op de lange termijn want dat drukt op de budgetten. Tenslotte gaat het delen van IT middelen maar om het spreekwoordelijke topje van de ijsberg als we kijken naar de budgetten voor iPads en andere individuele middelen door een toegenomen mobiliteit. Ik moest dan ook zo lachen tijdens Corona toen bleek dat desondanks raadsvergaderingen niet door konden gaan omdat er verbindingsproblemen bleken te zijn, de lachspiegelpaleizen bleken digitaal onbereikbaar toen er opgeschaald moest worden in verbinding met de burger die in deeltijd ook raadswerk doet.
Wat betreft de financiële en hr-processen moet auteur eens vragen naar de werkelijke kosten in de bedrijfsvoering voor bijvoorbeeld de rechtvaardiging van de kosten van leges. Want aan de verkeerde kant van de weg blijven rijden, je eigen munteenheid behouden en eigenwijs op je terp blijven zitten gaat om een onveranderlijkheid in een wereld die in beweging is.