Het rooster is voor iedere organisatie een puzzel. Met de inzet van workforce management (WFM) is dit verleden tijd. In dit artikel kijken we naar de techniek, de innovatieve modules en de toekomst.
Wat is WFM?
Met workforce management (WFM) kun je de beschikbare personeelscapaciteit per skill afstemmen op de verwachte werkzaamheden. Het is een proces waardoor efficiëntere personeelsplanningen en tevredener medewerkers ontstaan.
Zo’n WFM-tool automatiseert de roosterplanning. Organisaties kunnen het roosteren op drie manieren inzetten. Centraal, kiezen voor een middenweg of een decentrale planning (zelfroosteren). Het personeel krijgt hiermee invloed op onder andere de volgende gradaties:
- Voorkeuren
- Beschikbaarheid en afwezigheid
- Onderling diensten ruilen
- Verlof aanvragen
Enerzijds geeft de organisatie medewerkers meer vrijheid en anderzijds lost dit problemen op die bij het planproces ontstaan.
Urenregistratie
Door medewerkers uren te laten registreren houden organisaties bij wat de kosten zijn die ze maken op de werkvloer. Dit kun je doen op basis van projecten, losse activiteiten van ongeplande taken, klantniveau of expertises. Zo houdt de projectmanager altijd overzicht op de gemaakte kosten, verwachte kosten en het resterende budget.
Audit trail
De audit trail maakt transparant welke planner wijzigingen in het rooster heeft aangebracht en met welke reden. Hiermee voorkomen organisaties onnodige communicatie.
Bi-directional exchange-integratie
Symagic biedt een koppeling met je Exchange-mailserver, ook voor organisaties met klanten of leveranciers die geen gebruik maken van planningssoftware. Met de tool kun je externe afspraken automatisch in je algemene agenda zetten van Symagic. Hierdoor is samenwerken met externe partijen zonder WFM-software gemakkelijk.
Analyses en rapportages
De rapportages en analyses van Symagic geven inzicht in onder andere de efficiëntie van een organisatie. Analyses die je uit de software kunt halen zijn bijvoorbeeld:
- Waar laat de organisatie veel tijd liggen
- Welke processen gaan efficiënt/inefficiënt
- Waar liggen de verbeterpunten
- Hoe de kosten zich verhouden tot de resultaten
- De betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie
- De mate waarin voldaan wordt aan wet- en regelgeving
Data warehouse
Elke organisatie heeft ook eigen tools in huis om rapportages te genereren. Denk aan Microsoft Power BI, Tableau of Cognos. Deze software kun je koppelen aan de WFM-software, zodat je met de data uit je eigen systemen ook analyses kunt genereren.
Moderne WFM-software tools beschikken over een integratieplatform die moderne technieken ondersteunt, zoals:
- API’s met XML of JSON-berichten
- SOAP om beveiligde FTP-server bestanden te verwerken
Hierdoor kan de WFM-software altijd aansluiten op de door jouw organisatie gebruikte (legacy) systemen, waardoor je organisatie de beschikking en vrijheid heeft over hun eigen data.
De techniek achter workforce management-software
WFM werkt op basis van intelligentie. Dit zorgt ervoor dat de software voorspelt welke capaciteit op de werkvloer nodig is en of deze centraal of decentraal gepland wordt. Tegenwoordig willen bedrijven niet meer een volledige centrale aansturing en kiezen ze vaak voor een middenweg of om volledig decentraal te plannen. Je kunt dan kiezen voor een softwareleverancier die een spectrum aanbiedt van centraal tot volledig decentraal roosteren.
Organisaties kunnen de focus van het rooster bepalen dankzij geïntegreerde factoren in de software, zoals:
- Sturing op kwaliteit van de planning
- Planning op basis van zo laag mogelijke kosten
- Roosteren om de klanttevredenheid te verhogen
- Sturen op productiviteit
- Roosteren op basis van hoge medewerkerstevredenheid
Data in de roostertool maakt automatisch het rooster aan de hand van de voorkeuren die het bedrijf heeft aangegeven. Twee van de modules die onderdeel uitmaken van WFM zijn:
Urenregistratie
Het slimme aspect zit hier in de user experience. De tool is zodanig ontwikkeld dat deze eenvoudig is in gebruik. Door uren boeken eenvoudig en stimulerend te maken gaat de organisatie over meer accurate data beschikken.
Forecasting
De WFM-software van Symagic beschikt over een zelflerende forecast. Deze voorspelt op basis van historische data hoeveel werk er in een bepaalde tijdsperiode aankomt. De planningsmodule maakt op basis van deze gegevens automatisch het rooster, waarbij de beschikbare en geschikte medewerkers worden ingepland. Organisaties kunnen hiermee bijvoorbeeld over- en onderbezetting voorkomen.
De toekomst van WFM
De komende jaren wordt er steeds meer geautomatiseerd gewerkt. Handmatige taken die we herhaaldelijk uitvoeren, zullen gemakkelijk omgezet worden tot automatische workflows. De workforce management-software van Symagic legt daarom steeds meer de focus op expertises van medewerkers en niet zozeer op vaste functies.
