Nationaal Archief: geen eindstation maar nutsvoorziening

Interview | Tom de Smet (Nationaal Archief)

EXPERTVERSLAG – Archieven zien we vaak als het eindstation van informatie. Niet op de horizon van Tom de Smet, directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie bij het Nationaal Archief. Hij ziet het beeld van archieven als nutsvoorziening. ‘Wat archieven zich te weinig realiseren, is dat zij zoveel kennis en kunde hebben voor het beheer en behoud, maar ook de duurzame toegankelijkheid van informatie.’

Het is De Smets persoonlijke drijfveer om die potentie te gaan benutten ten dienste van een open en transparante overheid. Onder de driehonderd collega’s van het Nationaal Archief begint die visie steeds meer te gedijen en het nieuwe verhaal wordt ook extern enthousiast verteld, constateert De Smet. ‘Men weet: als wij een plek veroveren aan het begin van de informatieketen, dan kunnen wij met impact adviseren.’

Tom de Smet is sinds oktober 2021 directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie bij het Nationaal Archief. Daaraan voorafgaand was hij algemeen directeur bij Beeld en Geluid Den Haag en eerder chief information officer/hoofd archief bij het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid in Hilversum. De Smet heeft in zijn loopbaan diverse functies vervuld op het snijvlak van erfgoed, digitale transformatie en publieksbereik, waaronder betrokkenheid bij de Biënnale in Venetië. Hij studeerde Organisatiepsychologie aan de universiteiten van Liverpool en Surrey.

De achtergrond: het Nationaal Archief helpt overheidsorganisaties bij het veiligstellen van hun informatie voor de toekomst. Het zorgt dat die informatie voor iedereen toegankelijk is, zowel fysiek als digitaal. Ook ondersteunt het Nationaal Archief de Rijksoverheid bij het verbeteren van de informatiehuishouding en het duurzaam toegankelijk maken van alle relevante informatie. Een belangrijke opgave is het steeds beter omgaan met de kansen die digitalisering biedt voor het integraal doorzoekbaar maken van grote archieven én voor het verbeteren van de dienstverlening aan uiteenlopende doelgroepen.

Om de kennis en kunde van het Nationaal Archief nadrukkelijker te positioneren, host het Nationaal Archief de zogenoemde ‘Open Donderdagen’, netwerkbijeenkomsten over informatiehuishouding, in samenwerking met Arre Zuurmond (Regeringscommissaris Informatiehuishouding). De Smet ziet de ‘Open Donderdagen’ ook als vorm om elders in het land te organiseren: ‘Het moet niet een Haags feestje blijven’, zegt hij met een glimlach. Hij ziet voor het Nationaal Archief sowieso een rol weggegeld als stelselverantwoordelijke van de archiefsector om onder meer via het programma Open op Orde  aan de slag te gaan met ministeries, decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen. KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief) is nu al het platform om kennis over het vakgebied met andere informatieprofessionals te delen.

Transparantie

De Smet was in zijn eerdere functie bij Beeld en Geluid verantwoordelijk voor de fusie met het Persmuseum en de incorporatie van het Museum voor Communicatie. ‘Het was mij opgevallen dat met name de rol van media in de informatievoorziening aan de burgers, want dat is eigenlijk wat pers en journalistiek voor een groot deel doen, dat daar eigenlijk niet heel veel aandacht aan besteed werd. Dat heeft bij mij een gezonde mate van transparantie activisme aangewakkerd.’

Hij heeft het Nationaal Archief in zijn hart gesloten. ‘Ik heb het gevoel dat ik aan een van de hoekstenen van de democratie mag werken. Ik heb een groot geloof in democratie en ik denk dat een transparante overheid een belangrijke randvoorwaarde is voor de democratie. Overigens, transparant betekent niet: alles openbaar. Transparantie en openbaarheid zijn echt twee aparte dingen. Maar transparantie kan ook zijn: heel goed uitleggen waarom iets niet openbaar kan worden gemaakt.’

‘De bedoeling van de Wet open overheid (Woo) en die van de Archiefwet zijn complementair, terwijl die laatste nog breder is, maar voor een burger die op zoek gaat naar informatie is die scheiding steeds moeilijker te maken. Het transparant en duurzaam toegankelijk maken van materiaal moet in het digitale tijdperk soms al binnen twee of drie jaar, of veel eerder. Dat is ruim voor de overbrengingstermijn van de nieuwe Archiefwet, die gaat daarin van twintig jaar terug naar tien. Dat is zeker een voorruitgang, maar het stelt ook meer en andere eisen aan het inrichten van systemen. Ik denk dat de Archiefwet de breedste informatiewet is die wij nu kennen. Dat wordt vaak vergeten en eigenlijk is dat een kwestie van handhaving. De Archiefwet gaat niet alleen over archieven en informatie die naar het Nationaal Archief overgebracht worden – dat dus hier komt te liggen (fysiek) of in het e-depot (digitaal)  komt te staan – maar gaat over álle informatie. De Archiefwet zegt bijvoorbeeld ook dat alles in selectielijsten vastgelegd moet worden met vernietigingstermijnen. De Archiefwet is dus veel breder dan enkel overbrenging. Je ziet echter bij archieven bovengemiddelde inspanning op de overbrenging, maar niet aan de voorkant van de informatieketen. Waar nu tachtig procent op de overbrenging zit, zie ik die inspanning liever aan de voorkant. Want de kennis en kunde moet je daar inzetten, dan kunnen overheidsorganisaties die ook gebruiken. Niet dat wij het antwoord kunnen geven op een Woo-verzoek, maar we kunnen wel de randvoorwaarden stellen aan en de structuur meegeven aan de informatie of eisen stellen aan de informatiesystemen, zodat je de duurzame toegankelijkheid van die informatie  kunt garanderen, nu en in de (verre) toekomst. Over dat soort zaken willen we meedenken.’

Niet vanzelf

‘Archieven hebben heel lang, heel hard geprobeerd om uit te leggen aan gebruikers hoe archieven in elkaar zitten. Maar dat interesseert niemand. Iedereen wil de speld in de hooiberg vinden en wij zeggen alleen maar hoe de hooiberg eruitziet. Daarmee komt niemand vooruit. Je ziet hetzelfde bij overheden: iedereen bouwt in den beginne zijn eigen loket. Gelukkig gaat dit steeds veel beter, maar het komt niet vanzelf bij elkaar.’

Hoe adviseren jullie daarover?

‘Dat is een beleidsvraagstuk. Heel veel informatie over en relevant voor burgers ligt op verschillende overheidslagen. Daar begint het al, niet? Ik denk dat we ten eerste als doel moeten stellen dat we die lagen in die transformatie van de informatiehuishouding wegdenken. Ik ben een groot voorstander van het Common Ground principe (kenmerken: uniforme gegevens, één gemeenschappelijke integratie laag , data blijven bij de bron – red.) omdat beleid en uitvoering (waaronder archiefinstellingen) daar met elkaar moeten samenwerken om de informatievoorziening eenvoudiger, sneller en slimmer in te richten. Dat vind ik een heel krachtig principe. Gemeenten staan hier verder in dan het Rijk en dat bemoeilijkt een en ander voor ons als Nationaal Archief.’

Waar ligt dat aan?

‘Er wordt soms verwezen naar artikel 44 in de Grondwet waarin staat dat elke minister verantwoordelijk is voor haar/zijn ministerie. Maar of dat betekent dat elk ministerie er ook een eigen informatiehuishouding en bijbehorende systemen op na kan houden, is een interpretatie. Het lukt binnen Den Haag moeilijk om daarover duidelijke en eenduidige afspraken te maken. Ik denk dat als het gaat om informatiehuishouding, dat wij als verschillende overheidsorganisaties veel meer vanuit gezamenlijkheid en burgerperspectief moeten gaan denken, en niet vanuit onze uniciteit. Want wij hebben uiteindelijk één gemeenschappelijk doel. We werken voor Nederland, roepen we allemaal, maar in de praktijk lijkt dat toch moeilijk verstaanbaar te zijn en zien we meer beren op de weg dan dat we overeenkomsten zien in hoe we kunnen en moeten samenwerken.’

Hij geeft aan dat met het programma Open op Orde er veel meer dialoog over dit soort zaken is en dat er nu voldoende aanknopingspunten zijn om hierin een slag te slaan. ‘Het kan echter niet uitmonden in een soort Tech Optimism verhaal en het feit dat we nu met een content sharing platform bezig zijn is zeker een belangrijke randvoorwaarde, maar niet de oplossing. Dat zit ook in de manier waarop je met elkaar samenwerkt en waarom je informatie wel of niet bewaart. Als wij adviezen geven over openbaarheid en selectielijsten, dan moet je ook het gesprek daarover met elkaar willen en durven voeren.’

Gesprekspartners

De boodschap daarbij van het Nationaal Archief aan gesprekspartners: zie het archief niet als eindstation maar als nutsvoorziening. Branchevereniging KVAN (Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland) heeft onderzocht hoeveel er in Nederland op dit moment wordt geïnvesteerd in archieven op allerlei bestuurslagen. ‘Bij elkaar opgeteld is dat in feite al het budget van een nutsvoorziening, dus dan zou je het archiefveld ook expliciet de opdracht kunnen geven om die rol te pakken. Ik vind dat dit ons gezamenlijk pleidooi kracht bij zet. Nogmaals: hier zit veel kennis en kunde op het I-terrein. Ik denk ook dat wij als Nationaal Archief een goed overzicht hebben van wat verschillende organisaties binnen de overheid doen, hoe ze zijn  georganiseerd en hoe het met uitwisselbaarheid is gesteld en hoe je dat uitwisselen van informatie verder zou kunnen stimuleren.’

Bij archief en informatie denk je nog vaak aan een brief, een document, maar in de digitale wereld betreft dat ook e-mail, sms, appjes, video, kortom: data.

Daartoe ontwikkelt het Nationaal Archief ook instrumenten, zoals MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie). Het is een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. Bij archief en informatie denk je nog vaak aan een brief, een document, maar in de digitale wereld betreft dat ook e-mail, sms, appjes, video, kortom: data.’

Hij vertelt mede door de Raad van Advies van het Nationaal Archief, waarin ook Winnie de Jong (chef dataredactie bij NRC en voorheen werkzaam bij de NOS), daartoe te zijn aangespoord. ‘Winnie zei als journalist – en met haar tal van collega’s – niet zoveel te kunnen met onze traditionele manier van beschikbaar stellen van informatie en behoefte te hebben aan bijvoorbeeld databases. Dus we zetten nu echt in op een beter databeleid, maar ook op ontbrekende kennis ten aanzien van search and research en AI. Dat gaat nog veel verder dan informatiehuishouding, denk bijvoorbeeld aan het koppelen van systemen gecombineerd met de inzet van nieuwe technologie als Intelligent process automation en Electronic discovery tools.’

Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 20 van Eviden.