DE PRAKTIJK – De afgelopen jaren heeft Jongeneel Transport sterk ingezet op digitalisering, (persoonlijke) ontwikkeling van het personeel en duurzaam ondernemen. Inmiddels werpt dit zijn vruchten af en onderscheidt het bedrijf zich als een professionele en moderne speler in de markt. Algemeen directeur Ruud Jongeneel over de digitale transformatie die hieraan ten grondslag ligt.
Het familiebedrijf Jongeneel Transport is een moderne en professionele transporteur van gassen in bulk en stukgoed. De transporteur is opgericht in 1956 en de leiding is inmiddels in handen van de derde generatie. Jongeneel Transport beschikt over een moderne eigen vloot met 170 trekkende eenheden, 150 getrokken eenheden en tien meeneemheftrucks. Er rijden 185 eigen chauffeurs en dertig vaste charters voor het bedrijf. Op de vestigingen in Valkenburg en Europoort werken 35 kantoormedewerkers, die allen toegang hebben tot de huidige maatwerkapplicaties voor het beheren van wagenparkdata, werkplaatsplanning, tariefafspraken, transportplanning, facturatie, inspectie-opdrachten voor de chauffeurs en urenregistratie door de werkplaats.
Assets-applicatie
Digitalisering is al jaren een speerpunt van Jongeneel Transport en mede dankzij de zelf ontwikkelde maatwerkapplicatie Assets groeit het bedrijf hard. ‘Aan deze applicatie ontwikkelen we al sinds 2008’, licht algemeen directeur Ruud Jongeneel toe, ‘de functionaliteit is erg uitgebreid. Toch is het tijd om deze applicatie gefaseerd te vervangen door een gedegen en complete standaardapplicatie. Assets is weliswaar compleet, maar bepaalde procesvernieuwingen passen niet en onze software-ontwikkelaar is geen 25 meer.’
We vinden het erg belangrijk om het denkwerk niet even af te raffelen
Voor Jongeneel Transport is het belangrijk dat er langdurige relaties worden onderhouden met zowel medewerkers, klanten als toeleveranciers. ‘Dat is ongelofelijk waardevol’, aldus Ruud Jongeneel. ‘Tegelijk is het begrijpelijk dat hierdoor onze bedrijfsprocessen hierdoor behoorlijk klant- en collega-specifiek zijn. Dit gaan we harmoniseren: we willen absoluut niet het risico lopen dat we in een nieuw transportmanagementsysteem (tms) dezelfde bedrijfsprocessen implementeren. Dit zie je veel, maar dan levert de aankoop van een nieuw en duur pakket je weinig op. Wij willen ook qua samenwerking met onze klant op het gebied van bijvoorbeeld tariefstructuren en informatie-uitwisseling grote stappen zetten. Daarom vonden we het erg belangrijk om dit denkwerk niet even af te raffelen. Van deze strategische proces- en it-vernieuwing willen we vele jaren plezier hebben.’
IT’s Teamwork BusinessITScan
Voor deze strategische vernieuwing werd adviesbureau IT’s Teamwork ingeschakeld. Jongeneel’s controller Jan van der Nagel nodigde in de BusinessITScan alle kantoormedewerkers uit om de scan in te vullen. Via het automatisch gegenereerde dashboard en adviesrapport kreeg de transporteur een scherp integraal beeld hoe het er op het gebied van bedrijfsvoering en it voor stond. ‘Ook de verbetervoorstellen die alle medewerkers invoerden, stonden direct in het adviesrapport’, vertelt de directeur van IT’s Teamwork Anton Dijkhuis. ‘Dat gaf Jongeneel al veel inzicht en vergrootte het draagvlak. Het resultaat hebben we open en eerlijk met de teams besproken. Dat is ook de gedachte achter de BusinessITScan; de medewerkers goed betrekken bij de veranderingen.’
Op basis van de bestaande situatie en de verbetervoorstellen die waren aangedragen, werd er een project opgetuigd. In totaal werden tien projectstappen gedefinieerd die gefaseerd doorlopen werden, waarbij de BusinessITScan de eerste stap en dus de aftrap van het project was. Onder het motto ‘eerst organiseren, dan automatiseren’ startte Jongeneel in oktober 2022 met het omvangrijke project. Inmiddels loopt dit deel van het digitaliseringstraject op z’n eind en zijn de stakeholders bij het laatste en tiende punt in de projectplanning terecht gekomen: de selectie van een nieuwe tms-leverancier.
10 projectstappen
1. In kaart brengen sterktes en verbeterpunten in bedrijfsvoering en it met de BusinesITScan
2. In kaart brengen it-landschap
3. Workshop business proces modelling
4. Uitwerken taakoverzicht
5. Beschrijving ideeën en uitgangspunten
6. Definiëren toekomstige processen en nieuwe it-landschap
7. Formuleren motto en vaststellen prioriteiten
8. Uitwerken vervangingsscenario’s en beschrijven eisen en wensen
9. Selecteren van mogelijk geschikte tms-leveranciers
10. Demonstraties tms-leveranciers en gunnen opdracht
Heldere uitgangspunten
Als tweede stap wilde Jongeneel Transport inzicht krijgen in wat het allemaal precies op it-vlak had binnen het bedrijf. ‘We hebben met onze software-ontwikkelaar en ict-specialist Reinder Stolte het huidige it-landschap met alle applicaties en koppelingen helder getekend en beschreven’, aldus Jan van der Nagel. Het leidde automatisch tot de derde fase van het project: de bpm-workshop. Anton Dijkhuis: ‘We tekenden het business process model op een groot whiteboard met de leidinggevenden en proceskenners van onder andere Transport, Controlling, Techniek, QHSSE, P&O en IT. Zo kregen we goed overzicht over de processen, de samenwerking tussen de teams en de proceseigenaren. Ook bespraken we de ideeën die collega’s in de BusinessITScan invoerden en de ideeën die tijdens de workshop ontstonden. We zagen direct dat die ideeën samenhangend moesten leiden tot heldere uitgangspunten.’
Daarna zijn alle bedrijfsprocessen in het bpm en het taakoverzicht met elkaar uitgewerkt, en kreeg Jongeneel alle bijzonderheden en uitzonderingen op de radar. ‘Dit gaf ons de mogelijkheid om met elkaar na te denken: is het echt logisch dat we zo werken of zijn het gewoontes geworden en kunnen we eenvoudiger en slimmer organiseren?, aldus Ruud Jongeneel. ‘En dat kon, want diverse taken zijn zo weer op de logische afdelingen terecht gekomen, en we voeren data eerder in de huidige applicaties in. Dat is dus al de eerste winst, zonder dat we überhaupt nog andere software hoefden te kopen.’
Ideeën en uitgangspunten
Jongeneel: ‘We hadden zoals zoveel organisaties best wat procesbeschrijvingen, maar die waren verouderd en beschreven maar een deel van ons bedrijfsproces. Met ons denkwerk ontwierpen we eigenlijk onze nieuwe bedrijfsvoering en konden direct een aantal acties starten die met onze huidige processen en it pasten.’ Met de BusinessITScan, het bpm, het taakoverzicht en de uitgangspunten is Jongeneel Transport in het Kernteam goed gaan nadenken over de toekomstige processen en het nieuwe it-landschap. ‘Onze huidige Assets-applicatie is erg compleet en ondersteunt voor verschillende opdrachtgevers verschillende routines’, vervolgt de algemeen directeur van de transporteur. ‘Dat is mooi, maar we zagen ook wel dat dit moment ideaal is om omweggetjes en ingesleten gewoontes op te ruimen en processen meer te harmoniseren. Je kunt je voorstellen dat dit nog een hele klus is.’
Een nieuw tms kopen is iets anders dan het kopen van een nieuwe trui
In het denkwerk hield Jongeneel Transport ook rekening met de eigen bedrijfsfilosofie ‘People/Planet/Power’. ‘Met ons team van betrokken medewerkers en onze leefomgeving willen we verantwoord omgaan’, aldus Ruud Jongeneel. ‘Eerlijk en respectvol werken en een krachtige, betrouwbare dienstverlener zijn. Hier putten we kracht en energie uit om dagelijks onze beloftes waar te maken. Dat past bij ons familiebedrijf en bij alle kwaliteits- en veiligheidsnormen waar we met ons ADR-transport aan voldoen. We hebben onszelf in ons denkwerk uitgedaagd: hoe kunnen we met verdere digitalisering en meer datagedreven werken nóg duurzamer en efficiënter werken?’
Eisen en wensen
Samen met het kernteam heeft Jongeneel Transport de uitgangspunten vertaald in een helder motto, waarmee prioriteiten gesteld konden worden: ‘Van turbulente groei naar winstgevende stabiliteit’. ‘Dit maakt duidelijk wat we willen en het helpt bij het stellen van prioriteiten en het stap-voor-stap opnieuw inrichten van onze organisatie’, aldus Ruud Jongeneel. ‘Zo hadden we een goed fundament om de vervangings-scenario’s uit te werken en de eisen en wensen te beschrijven. Die hebben we ingedeeld in vijf categorieën, te weten functionaliteit, architectuur, leverancier, kosten en kennis Op deze manier hadden we echt scherp welke veranderingen we in de organisatie willen doorvoeren en wat we van een nieuw tms verwachten. En dat is nogal wat. Een nieuw tms kopen is iets anders dan het kopen van een nieuwe trui.’
Jongeneel heeft de scenario’s, eisen en wensen aan zo’n twintig leveranciers van logistieke software verstrekt en hen uitgenodigd om een reactieformulier in te vullen. ‘Dat klinkt als veel, maar je moet je wel bedenken dat Assets nu gebruikt wordt voor voertuigbeheer, werkplaats, planning, facturatie en inspecties’, aldus controller Van der Nagel. ‘We willen de verwachting ook naar de softwareleveranciers goed managen: we verwachten nogal wat van hen.’ Met hun reacties heeft het familiebedrijf een lijst met sterke en geschikte partijen kunnen opstellen. ‘Een select aantal van hen hebben we uitgenodigd om aan ons kernteam demonstraties te geven met onze processcenario’s. Momenteel ronden we dit af en staan we kort voor onze keuze. Het is erg interessant om te zien hoe die demo’s tot heel goede, interne gesprekken leiden en onze uitgangspunten verder verscherpen.’
Succesfactoren project
Ondertussen staat de wereld niet stil, zeker niet in het transport, en nieuwe uitdagingen van klanten worden opgepakt. Reinder Stolte: ‘Neem ontwikkelingen als BRZO en NIS2, die kunnen en moeten we nu ook een plek geven in onze pakketselectie.’ Samenvattend concludeert de ict-specialist van het transportbedrijf dat de bijna afgeronde tien stappen erg waardevol waren. Ook het gezamenlijk nadenken, de formatie van het team en voldoende tijd die is vrijgemaakt zijn in zijn ogen enkele succesfactoren van het project NOTIME: Nieuw Onderhoud Transport Incident Modulair Eenvoudig.
‘Het is mooi om te zien dat we inmiddels veel beter met het kernteam en de andere betrokken collega’s ‘over de schuttingen heen kijken’ en hechter samenwerken. Ieder denkt goed mee over onze nieuwe processen en nieuwe applicatiewensen. Dat geeft enorm veel vertrouwen in de volgende fase: een goede pakketimplementatie en betere informatie-uitwisseling in de keten. Natuurlijk wordt dit nog een hele klus, maar wij hebben er veel vertrouwen in dat we Jongeneel Transport zo samen kunnen klaarmaken voor de komende tien tot vijftien jaar.’
BusinessITScan
Zelf de BusinessITScan een keer proberen? Dat kan met 10 procent korting!
Dit artikel verscheen eerder in jaargids Computable 100, magazine #1 2024.
