Het lijkt alsof er elke dag nieuwe apps, gadgets en informatiebronnen bij komen. De constante stroom van informatie en prikkels kan leiden tot ruis, afleiding en een gebrek aan focus. Dit heeft geleid tot een belangrijke vraag: wat hebben we echt nodig om productief te zijn en hoe helpt de inzet van technologie hierbij?
Een verontrustend feit is dat de productiviteitsgroei al jarenlang gestaag afneemt. Een CBS-onderzoek uit 2021 laat zien dat deze neerwaartse trend begon vóór de financiële crisis van 2008, wat betekent dat de crisis zelf niet als de oorzaak is aan te wijzenword. Hoewel sommige factoren, zoals de groei van de dienstensector en de zorgsector, een rol hebben gespeeld, is het grootste deel van de vertraging te wijten aan productiviteitsgroei binnen branches.
Recent onderzoek door Gartner voegt nog een zorgwekkend element toe aan het plaatje. Het onthult dat bijna de helft van de digitale medewerkers moeite heeft de benodigde informatie en data te vinden om hun werk effectief uit te voeren. Dit wijst op een groeiend probleem van informatieruis, zelfs onder degenen die sterk afhankelijk zijn van digitale hulpmiddelen. En anno nu, met zoveel verschillende informatiemanagementsystemen, productiviteitsapps en alle andere ’tech-oplossingen’ binnen handbereik, zou dit probleem toch allang verholpen moeten zijn?
Prikkels
Niet dus. Hoe kunnen we de productiviteitsgroei weer omhoog brengen te midden van deze uitdagingen? Is misschien is de beste ‘productiviteitsapp’ soms niet gewoon de vliegtuigmodus? Het uitschakelen van alle digitale prikkels kan ons helpen om onze concentratie te herwinnen en efficiënter te werken. Het doel is om deze simpele, efficiënte manier om concentratie te verhogen na te bootsen in de werkomgeving voor de ultieme digital focus.
Het uitschakelen van alle digitale prikkels kan ons helpen om onze concentratie te herwinnen en efficiënter te werken
Het cultiveren van digital focus betekent dat we stoorzenders elimineren en ons richten op de informatie die we echt nodig hebben. Dat zet ons aan het denken over welke apps, gadgets en informatiebronnen ons daadwerkelijk helpen bij het bereiken van onze doelen, en welke ons alleen maar afleiden. Vervolgens is het zaak onze systemen op die manier in te richten. Niet alleen op applicatieniveau, maar zelfs bínnen applicaties. Welke hr-medewerker heeft toegang nodig tot accounting-software? En waarom zou de businesscontroller de sociale-mediaplanningstool maandelijks moeten updaten? Alleen toegang tot de informatie die de medewerker nodig heeft om efficiënt te kunnen werken; dat is de sleutel.
Wie dit leest denkt waarschijnlijk: makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe pak je dat als organisatie aan? Er zijn een aantal stappen die organisaties meteen kunnen zetten.
- It als strategische asset
It-afdelingen hebben niet langer alleen de rol van beheren en bewaken. Zet tech-teams en -oplossingen in als strategische assets die waarde moeten toevoegen aan de organisatie en medewerkers. It is namelijk ook verantwoordelijk voor het creëren van een positieve digitale werknemerservaring, en het uitzoeken welke oplossingen passen bij de dagelijkse activiteiten. Waar het tien jaar geleden nog draaide om het onafhankelijk maken van technologie leveranciers en het creëren van app-agnostische omgevingen, is de focus verschoven naar het vereenvoudigen van informatie en het optimaliseren van de digitale werknemerservaring. It-specialisten begrijpen hoe verschillende systemen met elkaar communiceren en functioneren, en hoe dit de werknemerservaring beïnvloedt. De crux is om, naast de noodzaak voor bedrijfsvoering, kostenoverwegingen en gebruikerservaringen, hun assessment mee te nemen in de keuzes voor programma’s.
- Aggregatie voor efficiëntie
Belangrijk is om verschillende applicaties en systemen te aggregeren in één naadloze en geïntegreerde it-omgeving. Dit maakt het gemakkelijker voor medewerkers om toegang te krijgen tot de tools en informatie die ze nodig hebben, zonder te worden overspoeld door een wirwar van applicaties. Er zijn softwareprogramma’s die dit in een handomdraai voor je doen.
- Less is more
Het herstellen van de productiviteitsgroei vereist een bewuste keuze om technologie in ons voordeel te laten werken, in plaats van ons te laten overweldigen. Het begint met het beheren van onze digitale omgeving en het prioriteren van de informatie die er echt toe doet. Door deze benadering kunnen we de ruis verminderen en de weg effenen voor een productievere toekomst.
Erik Nicolai is oprichter en ceo van Workspace 365
