In- of outsourcing: zolang je regie houdt

IT Trendsonderzoek 2024 van Supply Value: trend 8 regie bij sourcing

Een belangrijke keuze die bij steeds meer organisaties speelt, is wat de organisatie in eigen beheer wil houden qua it en wat ze uit willen besteden. De motivatie voor uitbesteden is in de meeste gevallen het verlagen van kosten, maar er zijn ook andere factoren die een rol kunnen spelen bij de keuze voor het wel of niet uitbesteden. In- en outsourcing en de transitie naar een regieorganisatie is dan ook de achtste it-trend die we tegenkomen in het IT Trendsonderzoek 2024 van Supply Value.

Een van deze factoren bij de keuze voor uitbesteding is de mate van controle die de organisatie heeft op informatie. Voor sommige organisaties is het zaak deze controle zelf in de hand te hebben. Zij moeten dan wel zelf een vergelijkbare beveiliging inrichten als bij externe partijen. Soms is het verstandiger om diensten juist uit te besteden omdat leveranciers dit beter op orde hebben of efficiënter kunnen organiseren, bijvoorbeeld vanwege schaalvoordelen.

Een andere overweging kan zijn dat de organisatie door het intern uitvoeren of produceren meer controle op de uitvoering of realisatie van nieuwe producten heeft. Intern heeft de organisatie dan direct invloed op wat er gebeurt, hoe het gebeurt, wanneer het gebeurt en door wie het gebeurt. Een uitdaging bij het intern uitvoeren is om geschikt personeel te vinden met specifieke expertise die schaars in de markt is.

Regieorganisatie

Een ict-regieorganisatie is een wijze van inrichten van de ict-organisatie waarbij die verantwoordelijk is voor de afstemming van vraag en aanbod van ict binnen de kaders van beleid en strategie van de organisatie. De organisatie bestaat over het algemeen uit twee onderdelen: een deel dat focust op de klant (vraag) en een deel dat focust op de leverancier (aanbod). Soms is er een derde onderdeel dat zich focust op generieke vraagstukken, zoals architectuur. Hierbij functioneren de onderdelen als een keten waar vragen en reacties daarop continu doorheen lopen.

Organisaties worden steeds afhankelijker van technologische oplossingen om te concurreren en zich te onderscheiden

De vraagkant heeft als startpunt de implementatie, instandhouding en verbetering van bedrijfsprocessen, en omschrijft de functionele ict-vereisten die nodig zijn voor de ondersteuning van deze processen. De aanbodzijde heeft de taak om te onderzoeken welke mogelijkheden de markt biedt en of de vereisten vanuit de vraagkant tegen de juiste prijs kunnen worden ingezet. De aanbodzijde richt zich op efficiëntie door de dingen op de juiste manier te doen. Hierbij hoort de afstemming met en regie op de verschillende leveranciers, in ieder geval op tactisch en operationeel niveau. Denk hierbij aan afstemming over geplande wijzigingen en risico’s, ook tussen de leveranciers. Ook bij incidenten en verstoringen is de afstemming tussen de aanbodkant van de regieorganisatie en de diverse leveranciers erg belangrijk.

Toegenomen volwassenheid

De trend in- en outsourcing en de transitie naar een regieorganisatie is al jaren belangrijk en deze continuïteit in aandacht heeft zich vertaald naar een toegenomen volwassenheid op het gebied van het bewust in- en outsourcen. Vaak hoort daarbij de stap naar (het inrichten van) een regieorganisatie. De toegenomen volwassenheid en jarenlange aandacht heeft er ook voor gezorgd dat dit steeds minder als belangrijke trend wordt gezien en steeds meer een vaste waarde is geworden. Bijna 50 procent van de respondenten van het IT Trendsonderzoek 2024 geeft aan zeer bekend met of expert op het onderwerp te zijn. Ook geeft zo’n 40 procent van de respondenten aan veel of heel veel prioriteit aan deze transitie te gaan geven komend jaar.

De verwachting is dat er steeds vaker gekozen zal worden voor uitbesteden. Organisaties worden steeds afhankelijker van technologische oplossingen om te concurreren en zich te onderscheiden. Het kunnen innoveren en experimenteren is daarvoor van groot belang. Gespecialiseerde organisaties hebben het voordeel dat zij flexibel capaciteit kunnen op- of afschalen (op experimenten) en dat risico’s kunnen mitigeren door schaalgrootte. Dit zorgt ervoor dat experimenteren en innoveren voor die organisaties makkelijker is en minder risico’s kent. Ook als innovatie intern georganiseerd wordt, is het verstandig om wel met de markt samen te blijven werken. Zo zorg je dat de organisatie ook op de nieuwste innovaties aangehaakt blijft.

Transitie naar cloud

De keuze voor het geven van prioriteit aan de transitie naar een regieorganisatie hangt vaak samen met het doorvoeren van het sourcingskader (inkoopstrategie per inkoopcategorie). Hierbij wordt, expliciet stilgestaan bij de keuze die de meeste ruimte geeft aan de interne organisatie om te werken aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Wel is hierbij het inrichten van een stevige regieorganisatie cruciaal omdat de ict-infrastructuur vaak wel de basis van de uitvoering vormt. Ook wordt de transitie naar de cloud vaak als reden gegeven voor het implementeren van een regieorganisatie. Het is vaak voordeliger en veiliger om dit extern te organiseren, mede door schaalvoordelen bij de leverancier.

Als laatste zal het binden en behouden van it-talent een alsmaar grotere uitdaging worden. Het outsourcen van bepaalde taken kan hierin een uitkomst bieden omdat de interne beschikbare capaciteit dan op strategische taken ingezet kan worden. Het nadeel hiervan is dat de binding en loyaliteit van het personeel bij de gecontracteerde organisatie met de contracterende organisatie vaak lager is. Anderzijds is het over het algemeen makkelijker om harde afspraken te maken en te sturen op resultaat. Kostentechnisch worden intern personeelsverloop, vakanties en ziekte vaak over het hoofd gezien, waarbij een it-dienstverlener dankzij schaalvoordeel, focus en efficiëntie vaak beter en zonder onderbrekingen kan leveren.

Versimpeld landschap

Er wordt steeds vaker de expliciete keuze gemaakt om ict-diensten juist intern of extern te organiseren. Organisaties zijn steeds volwassener en verder in deze transitie. Dat verklaart ook deels waarom de trend minder belangrijk is geworden in de top 10.

Organisaties kiezen steeds vaker voor een versimpeld landschap waarbij ze niet-strategische diensten uitbesteden, zodat de organisatie zelf zich kan focussen op het behalen van de strategische doelen. In dit landschap van leveranciers is een sterke regieorganisatie wel van essentieel belang om vraag en aanbod goed af te stemmen, continuïteit te borgen, innovatie te stimuleren en te bouwen aan een optimaal netwerk van leveranciers.

Het is belangrijk om capaciteit en expertise te blijven focussen op strategische doelen

De verwachting is dat dit steeds minder een trend wordt, voornamelijk vanwege de toegenomen volwassenheid, maar dat het nog wel een aantal jaren veel aandacht en vragen zal krijgen omdat de transitie vaak een lange doorlooptijd heeft.

Capaciteit en expertise

Het maken van weloverwogen beslissingen over in- en outsourcing is van cruciaal belang voor organisaties die concurrerend willen blijven. De keuze tussen het intern beheren van it-middelen of het uitbesteden ervan aan gespecialiseerde leveranciers heeft directe gevolgen voor de kosten, de flexibiliteit en het vermogen om te innoveren.

Het is belangrijk om capaciteit en expertise te blijven focussen op strategische doelen. Niet-strategische it-diensten kunnen vaak worden uitbesteed om de interne organisatie te laten focussen op zaken die echt waarde toevoegen aan het bedrijf. Daarvoor is het belangrijk om een sterke regieorganisatie te implementeren. Zet een krachtige regieorganisatie op om vraag en aanbod effectief te coördineren, continuïteit te waarborgen en innovatie te stimuleren. Zo realiseer je een sterke basis waarmee de continuïteit van dienstverlening geborgd is en nieuwe technologieën, zoals andere trends benoemd in dit onderzoek, veilig geïmplementeerd kunnen worden.

Ga naar de complete top 10 trends uit het IT Trendsonderzoek 2024 van Supply Value.

Deze bijdrage is ook in sterk verkorte vorm terug te vinden in jaargids Computable 100, magazine #1 2024