Genoeg organisaties die denken dat spreadsheets de perfecte tool zijn om de financiële operatie in bij te houden. Een reeks Excelbestanden vormt dan de boekhouding en vanuit daar worden de financiële maand- en/of jaarafsluitingen gemaakt. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook ontzettend foutgevoelig.
Een nulletje te veel of te weinig kan een enorm verschil maken bij een jaarafsluiting. Excel is dus écht niet meer toereikend om je financiële administratie bij te houden, daarvoor zet je gespecialiseerde software in.
Niet van plan
Uit het rapport van Dresner blijkt dat slechts zestig procent van de ondervraagde bedrijven gespecialiseerde software voor financial consolidation, close management and reporting (fccr) gebruikt. Een derde van de respondenten is ook niet van plan om hier gebruik van te gaan maken. Nu denk je misschien dat dit vooral om kleinere bedrijven gaat, die nog gemakkelijker kunnen werken zonder dit soort systemen, omdat hun boekhouding niet ontzettend ingewikkeld is. Maar ook grote bedrijven kiezen er nog lang niet altijd voor om gespecialiseerde software in te zetten. Zo gebruikt een kwart van de grote bedrijven (met duizend tot tienduizend medewerkers) en 29 procent van de zeer grote bedrijven (met tienduizend medewerkers en meer) deze software niet.
Deze bedrijven zetten bijvoorbeeld hun erp-systeem of een intern systeem in voor de boekhouding. En in sommige gevallen grijpen ze dus terug op de eenvoudige spreadsheet. Excel vormde immers tientallen jaren de motor achter de financiële wereld en honderden miljoenen mensen gebruiken het nog dagelijks, omdat het zo vertrouwd en eenvoudig is. Maar Excel mist de basisbescherming die fccr-software wel heeft. Financieel verantwoordelijken moeten zich ervan bewust zijn dat als je Excel gebruikt voor een van de belangrijkste aspecten van fiscale betrouwbaarheid, je een risico neemt. En het nemen van risico’s zou door elke verantwoordelijke moeten worden verafschuwd. En toch weet ik uit eigen ervaring dat veel bedrijven dat blijven doen.
Datagestuurd werken
Tijd om daar voor eens en altijd van af te stappen. Het is misschien een gewoonte geworden om te zeggen dat elk bedrijf nu datagestuurd moet zijn, maar het is wel waar. Data is onmisbaar om gefundeerde beslissingen te maken over de strategie en om de koers voor bedrijven uit te zetten. Met het gebruik van data kunnen bedrijven namelijk inzicht krijgen in zakelijke trends, sterke en zwakke punten in hun eigen activiteiten herkennen, uitdagingen en kansen identificeren en strategieën voor succes vaststellen. Waarbij ze zo nodig gaandeweg kunnen corrigeren. En dat is alleen mogelijk door het gebruik van bijvoorbeeld financial planning & analysis of business intelligence en enterprise performance management-software.
Zet dat eens af tegen de bedrijven die op Excel blijven vertrouwen. Zij kunnen niet gemakkelijk afwijkingen opsporen, plausibiliteit controleren of veiligheidsmaatregelen automatiseren. Laat ik het verschil tussen Excel en de juiste software nog eens benadrukken met een metafoor. Zie de mensen die verantwoordelijk zijn voor de financiële afsluiting als keepers in de Champions League. Het zijn gespecialiseerde die hun doel blokkeren en verdedigen. Als we hen niet de tools geven om hun werk te doen, is het alsof we hun centrale verdedigers uitschakelen of hun keepershandschoenen afpakken.
Het gebruik van Excel is dus écht niet meer voldoende in deze datagedreven wereld. Alleen met de juiste software zijn bedrijven in staat om data te combineren, analyseren en voorspellingen voor de toekomst te maken. Daarmee wordt de financiële afdeling een onmisbare schakel in het maken van strategische plannen.
(Auteur Michael Lengenfelder is vicepresident financial planning & analysis bij Unit4.)
Trek je niet een te grote broek aan Rob want fiscale betrouwbaarheid van een BV hangt nauw samen met het deponeren van de jaarrekeningen want je krachtige financiële applicatie liet daarin wat steken vallen na controle van de plausibiliteit van je statements. Klokkenluiders zijn niet geliefd maar je luistert blijkbaar wel hoewel de uiteindelijke deponeringen bij de Kamer van Koophandel twijfels oproepen over de boekhouding want krachtige financiële applicatie is niet consistent in de rapportage. Ook al gelden voor micro-entiteiten minder complexe boekhoudkundige en verslaggevingsregels je maakt er als DGA nu een rotzooi van waardoor je een risico in de supply chain wordt.
Tjee, Ewout. Wat ben je toch een slimmerikje dat je me zo mijn eigen kuil laat graven. Wat ben ik er lelijk ingetuind zeg. Wat een slimme opzet om gewoon te doen alsof het over Excel ging. Ik had echt niets in de gaten. Briljant eigenlijk.
Ga je nou maar bezig houden met wat het Gemeentebestuur van Groningen het ‘hoofdpijndossier’ noemt en met die interne accountants daar die niet meer op die door jullie beheerde werkplekken willen werken. Die 6 jaar oude werkplekken die jullie voor het symbolische bedrag van 72 miljoen (toe) van de Gemeente hebben teruggenomen en vervolgens weer beschikbaar stellen onder jullie fantastische beheer.
Ik lig hier prima in m’n kuil hoor, met m’n te grote broek. Baal alleen een klein beetje van mezelf dat ik toch weer een keer op dat ge-gluip van jou ingegaan ben. Stom, stom, stom.
Vergeet niet het advies van Jaap want de projectadministratie met Excel is nog wat anders dan de boekhouding, je stommiteit heb je vooral aan je zelfoverschatting te danken Rob. Lees nog maar een keer goed mijn reactie van 14 september om 11:08 want the fool with one tool is still a fool. Interne accountants klinken als slager die zijn eigen vlees keurt, een onafhankelijke accountantsverklaring lijkt me zinvoller.
Aanvullende opmerking. Bepaalde gegeven kunnen voor verschillende doelen gebruikt (moeten) worden. Gegevens worden daarom veelvuldig tussen programma’s en (ERP- en CRM-) modules uitgewisseld. De gegevens van bijvoorbeeld mijn projectboekhoudingen werden ook uitgewisseld in de vorm van Excel – en CSV-bestand, zodat opdrachtgevers een rekening kregen, bedrijven en medewerkers geld kregen, BTW verrekend kon worden, opdrachtgevers de ROI beter konden uitrekenen, enz. De belastingdienst en accountants willen ook cijfers zien, alleen niet in de vorm van een Excel projectboekhouding.
@Rob
kijk eens naar Openbravo, Oodoo, WebERP en er zijn nog meerdere van dat soort programma’s.
Voor dat je dat imiteert in Excel ben je nogal wat tijd kwijt zonder de zekerheid van een geintegreerd systeem.
Ook ik ken kleine bedrijfjes waar alles van oudsher met Excel gedaan wordt, gegroeid met de nodige makro’s.
Dat kun je beter zo laten als de belastingdienst dat accepteert, veranderingen leiden daar tot onzekerheid en onrust.
@Jaap, eens. Alleen heeft de vorm van jouw Excel projectboekhoudingen niets met het huidige Excel te maken. Excel is een ontwikkelomgeving. Het is net zoiets als zeggen dat een website-applicatie als presentatielaag ergens voor ongeschikt is. De huidige web-versie van Excel draait gewoon JavaScript en is niets anders dan een webbrowser met het hele Excel Objectmodel voor cellen/ranges geïntegreerd plus een stuk of 1500 financiële en statische functies die ook beschikbaar zijn voor programmering. Er is integratie met applicaties van vrijwel iedere andere serieus te nemen programmeeromgeving door honderden bestaande en zelf te definiëren connectors in PowerAutomate, kant en klare conversie van en naar ieder data formaat en diepe integratie met data en code in DataVerse, AzureSQL- en OnPremises SQL-Servers. Verder wordt ieder standaardformaat ondersteund voor ingegratie met niet-Microsoft omgevingen. Er zijn voorzieningen om iedere willekeurige doelgroep/target audience op ieder denkbaar abstractieniveau te bedienen, o.a. met PowerBI.
Lengenfelder en jij hebben het misschien over VisiCalc/Lotus123 of zo. Maar er is geen enkele programmeeromgeving voor finance&control; zo krachtig als Excel. Noem mij anders eens een beperking.
@Rob, ik heb het inderdaad over Excel als out-of-the-box programma, als opvolger van VisiCalc/Lotus123 met macro’s en wat VBA-hulpprogramma’s. Met VBA kan je natuurlijk heel veel meer.
Maar voor de meesten is het de vraag of zelf ontwikkelen rendabel is t.o.v. een out-of-the-box boekhoudprogramma. En zo zijn nog meer issues.
@Jaap, dan is de eerlijke vergelijking dat je het vergelijkt met zelf ontwikkelen in Java, C#, NodeJS e.d. Of je vergelijkt het als ontwikkelplatform voor ontwikkeling van professionele financieel-administratieve applicaties voor derden. Wat jij doet is zelfgeschreven applicaties vergelijken met professionele, voor de markt ontwikkelde applicaties en daar brand je vervolgens Excel op af. Er zijn honderden uiterst professioneel ontwikkelde applicaties voor derden geschreven in Excel en de potentiële voordelen die dergelijke ontwikkelaars hebben door wat er de laatste 10 jaar mee is gebeurd zijn enorm. Dat bedrijven zoals Unit4 daar in het verleden niet op durfden te gokken, kan ik goed begrijpen. Kijk maar naar wat Microsoft met MS-Access gedaan heeft. Dat lot had Excel ook beschoren kunnen zijn geweest.
@Rob, eens dat appels niet met peren vergeleken moeten worden. Excel out-of-the-box (waar je allerlei handige templates voor kan krijgen), is wat anders dan een professioneel online of offline boekhoudprogramma en dat is weer heel anders dan bijvoorbeeld het Microsoft Power Platform ontwikkelplatform waar een echte programmeur heel veel mee kan.
Feit is dat out-of-the-box Excel ontzettend veel gebruikt wordt om gegevens uit bijvoorbeeld boekhoudprogramma’s te analyseren, o.a. om te kijken welke te beïnvloeden waarden substantieel zijn vanwege een hefboomwerking (mits het model klopt). En dat steekt bedrijven zoals AFAS, UNIT4, Exact, die allerlei mooie dure modules maken voor “financial consolidation, close management and reporting”, et cetera.
Hoe je verstandig met Excel kunt omgaan, kun je beter niet aan een WC-Eend vragen.
@Jaap, dat zou heel goed kunnen en daarom vraag ik nogmaals aan Michael Lengenfelder om man en paard te noemen. Dan leren we er eventueel nog wat van. Ik denk dat een flink deel van de zware financiële dames en heren uit tal van organisaties hoogstens een beetje schamper zal lachen als ze zijn artikel lezen. Hij onderbouwt toch helemaal niets?