Genoeg organisaties die denken dat spreadsheets de perfecte tool zijn om de financiële operatie in bij te houden. Een reeks Excelbestanden vormt dan de boekhouding en vanuit daar worden de financiële maand- en/of jaarafsluitingen gemaakt. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook ontzettend foutgevoelig.
Een nulletje te veel of te weinig kan een enorm verschil maken bij een jaarafsluiting. Excel is dus écht niet meer toereikend om je financiële administratie bij te houden, daarvoor zet je gespecialiseerde software in.
Niet van plan
Uit het rapport van Dresner blijkt dat slechts zestig procent van de ondervraagde bedrijven gespecialiseerde software voor financial consolidation, close management and reporting (fccr) gebruikt. Een derde van de respondenten is ook niet van plan om hier gebruik van te gaan maken. Nu denk je misschien dat dit vooral om kleinere bedrijven gaat, die nog gemakkelijker kunnen werken zonder dit soort systemen, omdat hun boekhouding niet ontzettend ingewikkeld is. Maar ook grote bedrijven kiezen er nog lang niet altijd voor om gespecialiseerde software in te zetten. Zo gebruikt een kwart van de grote bedrijven (met duizend tot tienduizend medewerkers) en 29 procent van de zeer grote bedrijven (met tienduizend medewerkers en meer) deze software niet.
Deze bedrijven zetten bijvoorbeeld hun erp-systeem of een intern systeem in voor de boekhouding. En in sommige gevallen grijpen ze dus terug op de eenvoudige spreadsheet. Excel vormde immers tientallen jaren de motor achter de financiële wereld en honderden miljoenen mensen gebruiken het nog dagelijks, omdat het zo vertrouwd en eenvoudig is. Maar Excel mist de basisbescherming die fccr-software wel heeft. Financieel verantwoordelijken moeten zich ervan bewust zijn dat als je Excel gebruikt voor een van de belangrijkste aspecten van fiscale betrouwbaarheid, je een risico neemt. En het nemen van risico’s zou door elke verantwoordelijke moeten worden verafschuwd. En toch weet ik uit eigen ervaring dat veel bedrijven dat blijven doen.
Datagestuurd werken
Tijd om daar voor eens en altijd van af te stappen. Het is misschien een gewoonte geworden om te zeggen dat elk bedrijf nu datagestuurd moet zijn, maar het is wel waar. Data is onmisbaar om gefundeerde beslissingen te maken over de strategie en om de koers voor bedrijven uit te zetten. Met het gebruik van data kunnen bedrijven namelijk inzicht krijgen in zakelijke trends, sterke en zwakke punten in hun eigen activiteiten herkennen, uitdagingen en kansen identificeren en strategieën voor succes vaststellen. Waarbij ze zo nodig gaandeweg kunnen corrigeren. En dat is alleen mogelijk door het gebruik van bijvoorbeeld financial planning & analysis of business intelligence en enterprise performance management-software.
Zet dat eens af tegen de bedrijven die op Excel blijven vertrouwen. Zij kunnen niet gemakkelijk afwijkingen opsporen, plausibiliteit controleren of veiligheidsmaatregelen automatiseren. Laat ik het verschil tussen Excel en de juiste software nog eens benadrukken met een metafoor. Zie de mensen die verantwoordelijk zijn voor de financiële afsluiting als keepers in de Champions League. Het zijn gespecialiseerde die hun doel blokkeren en verdedigen. Als we hen niet de tools geven om hun werk te doen, is het alsof we hun centrale verdedigers uitschakelen of hun keepershandschoenen afpakken.
Het gebruik van Excel is dus écht niet meer voldoende in deze datagedreven wereld. Alleen met de juiste software zijn bedrijven in staat om data te combineren, analyseren en voorspellingen voor de toekomst te maken. Daarmee wordt de financiële afdeling een onmisbare schakel in het maken van strategische plannen.
(Auteur Michael Lengenfelder is vicepresident financial planning & analysis bij Unit4.)
Excel geeft gevoel al of niet terecht van controle over data én statistiek binnen de bepaalde organisatie.
Een kolommetje erbij, andere statistiek is binnen bedrijf op te lossen zonder “externen”.
Externe systemen zijn zonder hoge kosten niet flexibel genoeg. Vaak ook is de relatie tussen data en statistiek niet direct aanvoelbaar.
Citaat: Financieel verantwoordelijken moeten zich ervan bewust zijn dat als je Excel gebruikt voor een van de belangrijkste aspecten van fiscale betrouwbaarheid, je een risico neemt???
Het kan juist zijn dat financieel specialisten met diepgaande kennis van hun organisatie Excel juist prefereren om bepaalde fiscale risico’s uit te kunnen sluiten. Lengenfelder doet net of bepaalde dingen inherent/intrinsiek onmogelijk te waarborgen zijn in Excel. Maar dan ben ik benieuwd welke. Ik zie geen enkele onderbouwing of argumentatie.
Met Excel kun je alles doen. Met Power Query kun je bestanden van meer dan een miljoen regels analyseren. In Excel2021 zit ook de Lamba-functie, zodat het Turing-compleet is en een echte visuele programmeertaal is geworden. Kom daar maar eens mee bij de commerciële boekhoudprogrammatuur!
Ik heb ooit geleerd dat boekhouden om een balans gaat, de balans is nog weleens zoek in het Excelmanagement door opportunisme. En voorbeelden genoeg als we kijken naar alle voorspellende modellen in strategische plannen met latere afwaarderingen omdat de grilligheid van de markt niet om een query gaat maar de kwaliteit van de input. Fictieve waarden in Excel en harde pecunia als ruilmiddel zit er tussen doen en betalen nog weleens wat ruimte, de overbrugging hiervan wordt bepaalt door een algoritmische trend in gedeponeerde jaarrekening want Jos heeft gelijk over een aanpasbaarheid van de statistiek.
“Data is onmisbaar om gefundeerde beslissingen te maken over de strategie en om de koers voor bedrijven uit te zetten.”
Afwijkingen opsporen, plausibiliteit controleren of veiligheidsmaatregelen automatiseren gaat om de check & balance. Gereedschapkist waarin alleen maar de hamer van Excel zit maakt van alles een spijker, een platgeslagen werkelijkheid die makkelijk te manipuleren is. Verhaal lijkt me daarom plausibeler dan reacties die evengoed voortkomen uit de WC-eend reflectie.
Excel is met afstand de krachtigste programmeeromgeving voor financieel-administratieve applicaties. En is dus ook de krachtigste omgeving om de meest ongelooflijke en misleidende troep in te realiseren. Lengenfelder betrekt dat op Excel.
De man is van Unit4 over WC-eend gesproken, Ewout. Oudlid Dekkinga ziet weer eens direct de spoken en die projecteert hij dan vervolgens op de voor hem wenselijke partijen in een discussie.
Fijn Rob dat je eigen kuil graaft want ik had het over een deugdelijke boekhouding en uit de door jouw gedeponeerde jaarrekeningen blijkt niet een krachtige financieel-adminstratieve applicatie. Wat betreft wenselijke partijen in een discussie maak jezelf tot doel want de spoken van verleden, heden en toekomst lijkt je financiële strategie mij een slecht pensioenplan. Anderen de schuld geven van je eigen verkeerde keuzen bevestigt het beeld van oude boze mannetjes op dit forum.
Wie wel eens een ERP geinstalleerd heeft weet dat je met excel nooit een kompleet ERP kunt simuleren.
Al kan het nog zoveel, de kontrolle op de integriteit van je data is altijd beter gewaarborgd met een gespecialiseerd ERP of zelfs met een boekhoudprogramma.
Dat een Unit4 medewerker dat stelt, klinkt naar “wc-eend” maar waar hij gelijk heeft, heeft hij gelijk.
Er bestaan overigens enkele zeer bruikbare FOSS ERP’s van klein tot heel groot.
Wij hebben een eigen – zeer krachtige – financiële applicatie, Ewout. Ga je nou toch nog weer meer strategie proberen aan te brengen aan je gluiperigheid? Daar was je het laatste jaar net een beetje van af. Dus ik groef m’n eigen graf hier? Goh.
Heb veel projectboekhoudingen met Excel gedaan. Met Excel kan je ook vergaande analyses maken als maar je vaardig genoeg bent. Dan hebben we het over “data te combineren, analyseren en voorspellingen voor de toekomst te maken”. Dat doen ze bij hele grote bedrijven. Is je boekhouding een onderdeel van het belastingaangifteproces, dan kom je (meestal vanaf een bepaalde omzet of bedrijfsomvang) uit bij een boekhoudprogramma dat voldoet aan de nationale belastingwetgeving. Bij echte boekhoudprogramma’s worden alle mutaties gelogd en is de integriteit van je data gezekerd, zoals Jan aangeeft. Die boekhoudprogramma’s zijn te koppelen aan allerlei ERP- en CRM-programma’s.
Kortom, wel of geen Excel, heeft te maken met het gebruiksdoel. Als je geen fool bent, dan weet je welk tool het beste is.
@Jan, maar noem dan s.v.p. eens een programmeertechniek die in bepaalde ontwikkelomgevingen mogelijk is maar niet in excel?