Excel exit!

Genoeg organisaties die denken dat spreadsheets de perfecte tool zijn om de financiële operatie in bij te houden. Een reeks Excelbestanden vormt dan de boekhouding en vanuit daar worden de financiële maand- en/of jaarafsluitingen gemaakt. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook ontzettend foutgevoelig.

Een nulletje te veel of te weinig kan een enorm verschil maken bij een jaarafsluiting. Excel is dus écht niet meer toereikend om je financiële administratie bij te houden, daarvoor zet je gespecialiseerde software in.

Niet van plan

Uit het rapport van Dresner blijkt dat slechts zestig procent van de ondervraagde bedrijven gespecialiseerde software voor financial consolidation, close management and reporting (fccr) gebruikt. Een derde van de respondenten is ook niet van plan om hier gebruik van te gaan maken. Nu denk je misschien dat dit vooral om kleinere bedrijven gaat, die nog gemakkelijker kunnen werken zonder dit soort systemen, omdat hun boekhouding niet ontzettend ingewikkeld is. Maar ook grote bedrijven kiezen er nog lang niet altijd voor om gespecialiseerde software in te zetten. Zo gebruikt een kwart van de grote bedrijven (met duizend tot tienduizend medewerkers) en 29 procent van de zeer grote bedrijven (met tienduizend medewerkers en meer) deze software niet.

Deze bedrijven zetten bijvoorbeeld hun erp-systeem of een intern systeem in voor de boekhouding. En in sommige gevallen grijpen ze dus terug op de eenvoudige spreadsheet. Excel vormde immers tientallen jaren de motor achter de financiële wereld en honderden miljoenen mensen gebruiken het nog dagelijks, omdat het zo vertrouwd en eenvoudig is. Maar Excel mist de basisbescherming die fccr-software wel heeft. Financieel verantwoordelijken moeten zich ervan bewust zijn dat als je Excel gebruikt voor een van de belangrijkste aspecten van fiscale betrouwbaarheid, je een risico neemt. En het nemen van risico’s zou door elke verantwoordelijke moeten worden verafschuwd. En toch weet ik uit eigen ervaring dat veel bedrijven dat blijven doen.

Datagestuurd werken

Tijd om daar voor eens en altijd van af te stappen. Het is misschien een gewoonte geworden om te zeggen dat elk bedrijf nu datagestuurd moet zijn, maar het is wel waar. Data is onmisbaar om gefundeerde beslissingen te maken over de strategie en om de koers voor bedrijven uit te zetten. Met het gebruik van data kunnen bedrijven namelijk inzicht krijgen in zakelijke trends, sterke en zwakke punten in hun eigen activiteiten herkennen, uitdagingen en kansen identificeren en strategieën voor succes vaststellen. Waarbij ze zo nodig gaandeweg kunnen corrigeren. En dat is alleen mogelijk door het gebruik van bijvoorbeeld financial planning & analysis of business intelligence en enterprise performance management-software. 

Zet dat eens af tegen de bedrijven die op Excel blijven vertrouwen. Zij kunnen niet gemakkelijk afwijkingen opsporen, plausibiliteit controleren of veiligheidsmaatregelen automatiseren. Laat ik het verschil tussen Excel en de juiste software nog eens benadrukken met een metafoor. Zie de mensen die verantwoordelijk zijn voor de financiële afsluiting als keepers in de Champions League. Het zijn gespecialiseerde die hun doel blokkeren en verdedigen. Als we hen niet de tools geven om hun werk te doen, is het alsof we hun centrale verdedigers uitschakelen of hun keepershandschoenen afpakken.

Het gebruik van Excel is dus écht niet meer voldoende in deze datagedreven wereld. Alleen met de juiste software zijn bedrijven in staat om data te combineren, analyseren en voorspellingen voor de toekomst te maken. Daarmee wordt de financiële afdeling een onmisbare schakel in het maken van strategische plannen.

(Auteur Michael Lengenfelder is vicepresident financial planning & analysis bij Unit4.)