Wanneer it-beslissers een demo van een innovatief erp-systeem zien, zijn ze vaak totaal verrast. Nieuwe innovatieve cloudgebaseerde erp-systemen zijn gebruiksvriendelijker, flexibeler en krachtiger dan ze gewend zijn van hun oude systeem. Een snelle overstap lijkt niet meer dan logisch. Maar waarop moet je letten als je overstapt op een nieuw erp-systeem?
Alle toonaangevende erp-leveranciers maken de overgang naar hun nieuwe cloudgebaseerde erp-producten makkelijker. Dit betekent niet dat zo’n overstap eenvoudig is. Het is echt andere koek dan bijvoorbeeld je overstap naar een andere mobiele telefoonprovider. Des te belangrijker is het dat de beslissingen om over te stappen, en op welk systeem je overstapt, weloverwogen worden genomen.
Vier basisvoorwaarden
Er zijn vier belangrijke basisvoorwaarden cruciaal in het beslissingsproces. Het is ten eerste noodzakelijk om de bedrijfsdoelstellingen voor de komende vijf tot tien jaar te bepalen. Ten tweede moeten niet alleen de productgerelateerde toekomstplannen van de kandidaat erp-leverancier in kaart worden gebracht, maar ook de toekomstige technologische investeringen van de leverancier.
Daarnaast vergelijk je de verschillende opties; een nieuwe productversie van de bestaande leverancier leg je naast de producten van concurrerende partijen. Tot slot bereid je de organisatie voor op de overstap naar een nieuw software-as-a-service (saas) erp-systeem. Maar bedenk dat het inruilen van de ene erp-leverancier voor een andere niet per se het gewenste resultaat oplevert.
Strategie in lijn met bedrijfsdoelstellingen
Om het maximale voordeel uit een nieuwe erp-oplossing te halen, moet de erp-strategie van een bedrijf volledig in lijn zijn met de bedrijfsdoelstellingen. Die bedrijfsstrategie voor de komende vijf en tien jaar moet daarom eerst gedefinieerd worden, voordat je de erp-vervanging in gang zet.
Uit dit proces blijkt vaak de noodzaak tot vervanging, bijvoorbeeld omdat het huidige systeem niet schaalbaar is en daarom de groei van het bedrijf niet ondersteunt. Of nieuwe functies en mogelijkheden zijn onmisbaar voor het bedrijfsproces, terwijl het bestaande systeem deze niet heeft en ook niet gaat krijgen. Maar ook kan er sprake zijn van marktverstoringen, waardoor oude bedrijfsmodellen en systemen niet meer voldoen en digitale transformatie noodzakelijk is om de concurrentiepositie te behouden of te versterken.
Industriespecifieke oplossing versus maatwerk
Erp-pakketten worden traditioneel als grote one-size-fits-all on-premises-oplossingen aangeboden. Dat gebeurt nog altijd, hoewel bedrijven steeds vaker kiezen voor een saas-variant. Door de opkomst van saas opteren aanbieders er vaak voor om industriespecifieke suites te maken die zijn toegesneden op uitdagingen in verticale markten, zoals bijvoorbeeld productie, food & beverage en de publieke sector.
Je kunt er ook voor kiezen om een gespecialiseerde implementatiepartner in te schakelen. Die kan met zijn expertise branchespecifieke configuraties en uitbreidingen realiseren die nog exacter aansluiten bij de wensen van de gebruiker. Beide manieren hebben voor- en nadelen. Door de verschillende opties tegenover elkaar te zetten en referenties van zowel de industrie specifieke oplossing van de aanbieder, als het maatwerk van de implementatiepartner te beoordelen, kunnen bedrijven zeker stellen dat de gekozen aanpak optimaal aansluit bij de wensen en doelstellingen.
Enterprise applicatieplatform (eap) en technologie
De functionaliteit van het erp-pakket is natuurlijk uiteindelijk van doorslaggevend belang. Maar de onderliggende technologie en het enterprise-applicatieplatform zijn misschien wel net zo belangrijk. Sterker, het is absoluut noodzakelijk dat iedere erp-suite geïntegreerd wordt met een onderliggend enterprise-applicatieplatform.
Het is namelijk belangrijk om te weten in welke mate de leverancier van het erp-systeem die technologie en het platform gebruikt om procesanalyse en procesautomatisering te realiseren bij de normale upgradecyclus. Als dat echt goed ingeregeld is, worden de applicaties zelf ‘slimmer’ en doen aanbevelingen om repetitieve processen te automatiseren als onderdeel van het normale updateschema van het erp-pakket. Met een aanzienlijke productiviteitswinst als resultaat.
Modulaire erp
Het enterprise-applicatieplatform en de technologie hangen overigens nauw samen met de ondersteuning voor modulaire of samengestelde erp. Want modulaire erp is de toekomst. Infors vice president Mike Quay, een van de architecten van dit concept, beschrijft ‘composable erp’ als een fundamenteel betrouwbare saas-erp-suite gebouwd op een state-of-the-art eap.
Met een ecosysteem van diensten waarmee functies worden geleverd die volledig geïntegreerd zijn met de back-end erp. Met geavanceerd api-beheer voor complexe integraties, ingebedde ai en ml, low-code/no-code ontwikkeling en integratie voor inzet door power users, procesintelligentie en hyperautomatisering.
Dezelfde leverancier of een andere aanbieder?
Bij het woord overstappen denk je al snel aan een andere aanbieder en een compleet nieuw pakket. Maar de meeste erp-aanbieders hebben zo intensief geïnvesteerd in de innovatie van hun erp-pakketten dat enorme verbeteringen zijn gerealiseerd ten opzichte van hun ‘oude’ erp-oplossingen.
Dus ook een nieuwe versie van dezelfde aanbieder is zeker het overwegen waard. Bedenk wel dat zo’n proces geen ‘upgrade’ is, maar eigenlijk gewoon een compleet nieuwe implementatie. Het voordeel van dezelfde leverancier gebruiken is dat verandermanagement vaak makkelijker is te realiseren. Aan de andere kant is echte transformatie soms juist weer makkelijker als je een frisse start maakt. Met een nieuwe aanbieder en met nieuwe processen.
Ben je klaar voor een saas-erp-implementatie?
Een innovatief erp-systeem wordt geleverd als software-as-a-service op een multi-tenant cloud-infrastructuur. Dit biedt toegang tot geavanceerde technologie en nieuwe functies worden snel uitgerold. Naast het technische aspect moeten tot slot de mensen in de organisatie ook klaargestoomd worden voor de vervanging van het erp-systeem.
Er moeten mensen komen die de door de leverancier geleverde functionele verbeteringen en technische mogelijkheden evalueren. Zoals procesautomatisering. Omdat die automatisering meerdere keren per jaar wordt uitgerold, is het verandermanagement misschien minder zwaar, maar vindt dit wel frequenter plaats. Dit betekent ook dat er meer en vaker getest moet worden, vooral van uitbreidingen en integraties. Daar moet je organisatie echt klaar voor zijn. En als je al deze zaken op orde hebt ben je klaar om te beginnen aan de vervanging van je erp-systeem.
