Bedrijfsprocessen zijn de laatste decennia een stuk ingewikkelder geworden. Meer ketenpartners, toegenomen regelgeving, complexere technologieën, en klanten en medewerkers die meer eisen zijn. Hoe kun je ondanks deze moeilijkheid toch de bedrijfsprocessen blijven aansturen?
Een verouderde maar nog altijd relevante it-omgeving staat innovatie vaak in de weg. Je staat voor een dilemma: je kunt niet zonder meer afscheid nemen van de bestaande core-systemen, maar je moet wel vooruit om operational excellence te waarborgen. Door een schil van intelligent automation als het ware om de bestaande it te bouwen, kun je de uitdaging te lijf gaan. Wat je daarvoor nodig hebt? Visie en lef.
Neem een omgeving als een wereldhaven, een bloemen- of groenteveiling of een productieomgeving in de maakindustrie. Dit zijn grote fysieke hubs waar mensen, goederen en processen samenkomen. Maar ze zijn tevens uitgegroeid tot datahubs, knooppunten waar digitale (trans)acties, reacties, zenden en ontvangen van informatie worden gestroomlijnd. Het doel is om de doorvoer en output van productieprocessen te optimaliseren.
Operational excellence
Operational excellence is en blijft het streven. Het is daarbij essentieel dat zoveel mogelijk processen volledig autonoom worden afgehandeld. Automatisering en digitalisering van processen nemen namelijk de complexiteit weg en verbeteren de efficiëntie. Kijk goed naar je processen en stel vast welke repetitieve taken zijn te automatiseren met behulp van it-oplossingen, zoals workflow-automatisering, robotic process automation (rpa) of artificiële intelligentie (ai) en machine learning (ml).
Tegelijkertijd zorg je ervoor dat processen sneller en consistenter verlopen. Dat wil zeggen dat je de subjectiviteit – door menselijke interventie – uit processen haalt, wat de organisatie minder gevoelig maakt voor fouten. Tevens ben je zo in staat integratie van systemen, essentieel voor operational excellence, te vereenvoudigen. Ook dit voorkomt dat je als organisatie moet terugvallen op handmatige taken, wat immers leidt tot tijdverlies, wat funest is voor operational excellence.
Intelligent automation
In de praktijk blijkt het voor organisaties lastig processen verder te digitaliseren en te automatiseren. Zij hebben te maken met een traditionele it-omgeving, die voor een deel nog bestaat uit verouderde
systemen (legacy). Bedrijfsapplicaties die in een grijs verleden als maatwerk zijn ontwikkeld in een taal als Cobol zijn nog altijd onmisbaar in het primaire proces. Aanhaken op de digitale transformatie of integratie met moderne applicaties is een uitdaging. Zie deze systemen als een orkest dat bestaat uit verschillende partijen met muziekinstrumenten. Afzonderlijk klinken ze best goed, maar samen maken ze echt indruk. Je hebt een componist nodig om de houtblazers met de slaginstrumenten te laten musiceren. De dirigent is in it-termen degene die zorgt voor een intelligent automation-laag. Dit maakt het mogelijk nog altijd goed werkende bedrijfsregels te extraheren en los te koppelen van de verschillende functionaliteiten. Bedrijfsregels en applicaties worden vervolgens vertaald naar het doelplatform, dat eenvoudiger te integreren is met platformen van ketenpartners.
Dit doelplatform is steeds vaker een integratie- en orkestratieplatform. Dit is een onmisbare categorie it-technologie in de realisatie van een digitale hub als haven of veiling geworden. Dit type platformen is het fundament onder wat analistenbureau Gartner ‘hyper- of intelligent automation’ noemt. Er zijn verschillende technologieën bij betrokken, waaronder ai en ml en de inzet van low-code-platformen. In toenemende mate worden data automatisch verzameld en geïnterpreteerd, wat niet alleen de snelheid van het besluitvormingsproces bevordert maar ook de kwaliteit.
Geen desinvesteringen
Low-code is een belangrijke component in het inrichten van intelligent automation. Met de juiste low-code-ontwikkeltechnologie ben je in staat snel en gericht applicaties te ontwikkelen, zonder dat je afscheid moet nemen van legacy-systemen die nog altijd van grote waarde zijn voor de dagelijkse operatie. Deze manier van werken heeft een aantal voordelen:
- Met low-code kunnen medewerkers aan de businesskant in hoge mate zelf applicaties ontwikkelen die direct waarde toevoegen;
- Bestaande goed functionerende systemen blijven behouden en worden op goedkope en snelle wijze flexibel gemaakt, dus leveren meer op;
- De afhankelijkheid van legacy wordt verkleind terwijl de functie van deze systemen beschikbaar blijft. En dit stelt je in staat om gericht en tegen minder risico legacy te gaan uitfaseren;
- Vanuit it kun je veel sneller, makkelijker en in sterke samenwerking met de business nieuwe functionaliteit realiseren die je bedrijfsvoering stap voor stap naar een hoger niveau brengen;
- Innovatie wordt laagdrempelig.
Door de inzet van low-code-technologie in de context van intelligent automation, kunnen organisaties de it-omgeving zo orkestreren dat data in de juiste context en op het juiste moment beschikbaar komt voor de medewerker of andere stakeholders.
Dit is dé aanpak, wil je als organisatie de toenemende complexiteit van de wereld om ons heen kunnen blijven beheersen. De boodschap dat er geen sprake is van desinvesteringen, zal niet alleen de cio maar ook de cfo als muziek in de oren klinken. Je hebt een orkest waarin alle elementen prachtig samenspelen.
Een goed en duidelijk ict-landschap draagt ook bij aan een effciente wijze van informatiemanagent en informatiebeveiliging binnen organisaties.
Less is more maar zorg wel dat medewerkers de middelen krijgen en niet hun toevlucht zoeken in Excel of “gratis” apps.
We delen regelmatig onze ervaringen, zie https://www.leanforms.com/blogs/informatiemanagement-verbeteren/
De subjectiviteit – door menselijke interventie – uit de processen halen is een leuke. Mien, heb jij mijn feestneus gezien hebben bestuurders altijd andere herinneringen dan wat er vastgelegd is in notulen. Zeggen wat je gaat doen, doen wat je hebt gezegd te zullen gaan doen en dat bewijzen gaat niet om het proces maar om de data. De preservering hiervan is een zorgpunt als ik alle brandbrieven over een bestuurlijk geheugen lees, die andere herinnering van Jorritsma over een functie elders was gewoon een keiharde leugen.
Bedrijfsprocessen zijn de laatste jaren ook niet ingewikkelder geworden want procesmatig zie ik geen verschil als dezelfde bedrijfsprocessen door andere technologie ondersteund worden. Typemachine is door tekstverwerker vervangen maar de papierstroom is niet veranderd, deze is met de ‘Collaborative Systems’ alleen maar verlegd. Het informatiemanagement is niet vereenvoudigd als we kijken naar de subjectiviteit – door menselijke interventies – in het proces. Interpretatie van de boodschap blijft lastig als we kijken naar de communicatie, wij van WC-eend adviseren toiletpaper.
proces: 20 treffers (incl. reactie van het Oudlid).
kennis: 0 treffers.
Niet geschoten is altijd mis voorzie ik dat Jack één van zijn stokpaardjes gaat bestijgen. Zo is kennis waardeloos als deze niet toepasbaar is. Wat betreft kennis van processen zijn er verwachtingen van de uitkomsten want als je iets te vaak liegt dan verlies je het vertrouwen.
Goed artikel. Zo simpel is het inderdaad. Alleen kunnen visie en lef funest uitpakken als je geen kennis van zaken hebt. Wat is verder legacy? Aanwezige uitgewerkte functionaliteit waaraan inmiddels een aantal nieuwere technische en functionele eisen is gesteld? In dat geval is legacy in de praktijd altijd te prefereren boven geen lecacy. Legacy is vaak goud waard als je instapt bij een bedrijf. Soms zelfs een betere ‘story-teller’ dan de betrokken medewerkers maar altijd een verifiërend referentiekader. Met alle huidige technologie bovendien ook altijd technisch nog prima inzetbaar zoals het artikel ook stelt.
Processen vinden plaats in dode materie (bijvoorbeeld de processen in de zon); in door de mens vormgegeven materie, zoals techniek en technologie (bijvoorbeeld het koffiezetapparaat, de wasmachine, etc. ) en in levende materie, ook wel organismen genoemd (bijvoorbeeld de spijsvertering).
Processen hebben dus geen benul van doelen die eventueel worden nagestreefd; laat staan dat zij de vraag stellen naar de zin van het leven.
In de eenvoudige 3-deling materie-leven-geest zijn processen dus precies terug te vinden in de eerste 2.
Tegenwoordig weten we dat de menselijke psyche meer omvat dan alleen maar geest.
SOA is niet van de grond gekomen omdat het wordt opgevat als procestechnologie en niet als kennistechnologie.
Een proces is een serie van opeenvolgende activiteiten. Deze activiteiten hebben een duidelijk doel: een eindresultaat. Een proces kun je dus zien als een aantal activiteiten die elkaar opvolgen met als doel een bepaald (verwacht?) resultaat. Een verifiërend referentiekader als in ‘as is’ begint met het meten is weten doordat kennis als in verkregen inzicht via het DIKW model om vergelijking gaat. Het tweaken & tunen van een proces door de inidividuele variabelen te veranderen gaat om de som der delen doordat één proces uit vele deelprocessen bestaat.
SOA gaat vooral om het opdelen van een proces in deelprocessen, het voedt het loketdenken. Zeggen dat het niet van de grond is gekomen met alle microservices in de cloud lijkt me een ontkenning van de realiteit. De 20 treffers en geen missers is dodelijk doeltreffend want legacy als de overerving van een inefficiëntie zit niet alleen in de systemen als we kijken naar het proces. Het doel heiligt de middelen als we kijken naar de weg ernaar toe, dode filosofen vergaan tot stof maar het immateriële van de gedachte blijft. En de geest heeft een fysiologisch proces als voeding nodig doordat het lastig denken is op een lege maag. Je gaat dan – volgens Maslov – denken aan hoe deze behoefte te bevredigen.
Lean and mean ben je efficiënter dan de concurrentie als je minder resources/tijd nodig hebt voor dezelfde opbrengsten. Wat betreft een klokkenluider bij KPMG, iedereen wist wat er gebeurde maar niemand trok zijn mond open door een weerbarstigheid tussen de theorie en de praktijk. Declarabele uren was de KPI waarop gemeten werd en zelfs de voorzitter van de Raad van Commissarissen bleek het niet zo nauw te nemen met alle interne (verplichte) trainingen. Winst ging boven integriteit want het doen wat je gezegd hebt te zullen gaan doen en dat bewijzen gaat om het verifiërende kader van data in het proces door een variabele zoals compliance.
De koppeling van opeenvolging aan processen is juist.
In een oneigenlijke tijdsopvatting worden doelen via opeenvolgende activiteiten tot stand gebracht.
In een eigenlijke tijdsopvatting komen de doelen vanuit de toekomst op ons toe (letterlijk dus: toe-komst).
Tijdens het schillen van de appels zijn we ons uiteraard al bewust van de appeltaart die we aan het maken zijn. Maar die appeltaart is er nog niet en zou je dus transcendent kunnen noemen.
Wat ontbreekt in het procesdenken is dus transcendentie.
Waarmee ik overigens niet wil beweren dat met kennistechnologie een vorm van transcendentie tot stand is te brengen.
We zijn al een stap verder in de erkenning van processen in een kip en het ei dicussie want het menselijke (bewust)zijn heeft niet veel te maken met het verbeteren van bedrijfsprocessen. Of het moet gaan om zoiets als de menselijke schakel (geweten) wegautomatiseren uit de keten. Voorspellingen van Gartner over hyper- of intelligent automation zijn tenslotte grotendeels marketing want desinvesteringen in de filosofie van het loketdenken en AI zijn de herstelkosten achteraf, het kan wel maar het mag niet.
Ik weet dat ik cryptisch ben maar transcendentie versus transparantie zou juist iemand die Heidegger leest moeten weten dat deductief redeneren om het proces van de geleerde lessen uit het verleden gaat want: “Wir haben es nicht gewußt” gaat niet meer op in de huidige afreken-maatschappij.
Oudlid, dit krijg je als er ingezet wordt op proces- en regeltechnologie en niet op kennistechnologie:
https://www.gemeente.nu/ruimte-milieu/omgevingswet/serieuze-problemen-bij-voorbereiding-op-ingang-omgevingswet/
“Wie bedenkt nu een vergunningchecker waar een aanvrager van een simpel schuurtje 68 pagina’s aan vragen door moet?”
Je opmerking over ‘transcendentie versus transparantie’ is fascinerend; kom ik nog wel eens op terug 🙂