Flow is een herwaardering van de staande organisatie

In deze rubriek wisselen it-ondernemer Hans van Bommel en it-mediator prof.dr. Hans Mulder van gedachten over de vraag: wat maakt dat sommige organisaties in dit digitale tijdperk het (veel) beter doen dan andere? Wat zijn de unieke eigenschappen van deze ‘High Performers’? En welke rol speelt it hierin? In deze eerste aflevering staat het komen in een Flow centraal.

Van Bommel: Ik val maar meteen met de deur in huis. Wat maken High Performers volgens jou succesvol? 

Mulder: High Performers maken een onderscheid tussen wat nodig is en wat je niet moet doen. Ze durven buiten de lijntjes te kleuren van kennis uit de boekjes van de universiteit of hogeschool. High Performers snappen ook dat je voor sommige veranderingen geen project nodig hebt. Vergelijk het met de routeplanner. Die wordt continue aangepast met nieuwe techniek, symbolen en functies, zonder dat de routeplanner daardoor minder betrouwbaar wordt. Met de Standish Group hebben we recentelijk onderzocht waarom innovaties mislukken. En wat bleek? In bedrijven waar vernieuwingen werden aangepakt met projecten daar mislukte het, maar in bedrijven waar dat niet gebeurde, daar ging het goed. Hoe kan dat?

Van Bommel: Omdat de aanpassingen daar altijd doorgaan! En er bij die bedrijven geen grote veranderingen door projecten zijn. Veranderingen gebeuren altijd door evolutie. Dat is ook iets wat de natuur afdwingt. Mensen praten graag over ‘disruptie’ en ‘revolutie’, maar dat is meer beeldspraak dan realiteit en alleen woorden. Verandering is nooit anders dan evolutie. Nooit. Je hoeft alleen maar de voorwaarden te scheppen om de volgende dag door te komen. In het veranderen moeten we streven naar Flow. Binnen een organisatie spreek je dan over een teamprestatie (‘de organisatie als geheel als meta-mens’) die samen als collectief elke dag focus weten te houden. Dit kan alleen als medewerkers weten dat voorziene hoge afhankelijkheden in de nabije toekomst gemanaged worden en het ze steeds minder energie kost om de prestatie die ze willen leveren te kunnen blijven leveren. Dus het is de ervaring waarin we onze capaciteiten volledig benutten, ontspannen zijn en ingewikkelde taken bijna zonder nadenken uitvoeren. Om in een staat van Flow te zijn, moet beweging binnen organisaties dus holistisch plaatsvinden.

Gek gemaakt

Mulder: Ja, we kunnen volledig projectloos. Het kan allemaal weg! En dan komt de volgende vraag: wat betekent het dan als je geen projecten meer hoeft te hebben? Je moet dan vertrouwen op de bestaande teams, op de mensen die je binnen hebt. Flow is dus een herwaardering van de staande organisatie. Toch leren we op school nog steeds: je werkt met projecten. En als je het niet goed doet, krijg je een onvoldoende.

Van Bommel: Ik leerde dat ook op de universiteit. Een project had een begin en een einde. En met mijn fysica-achtergrond haalde ik maar een zesje of zeven, want ik was het er toen al niet mee eens. Welk einde, hoe bevries je zoiets, een onmogelijkheid, toch?

Mulder: We zijn jaren gek gemaakt met de gedachte dat we projectmatig moeten werken. Toen we in de jaren zestig met it begonnen, deden we maar wat. De operators, codeurs, zelfs de gebruikers, alles kwam uit dezelfde koker. We wilden via projecten zaken op de rit houden. De eerste projecten waren een soort gentlemans agreements, binnen overheden, banken en verzekeraars, daarna werd het geprofessionaliseerd en werden er businesscases opgezet. Totdat het schreeuwend uit de klauwen liep met projecten die nooit klaar waren.

Van Bommel: En organisaties geloven nog steeds in het werken in projecten, terwijl we allang weten dat alles veranderlijk is.

Flow

Mulder: De wereld verandert met een snelheid die niet bij de houden is. Wat wij wel zien is dat drie weken voor een project niet snel genoeg is, het gaat naar dagen toe. Daardoor verandert de mindset van een project van weken naar één dag. Maar dan is het geen project meer! Wat is het dan wel? ik denk dat we nu met de agile-denkwijzen weer tegen grenzen aanlopen. We maken het niet makkelijker met agile, we maken het moeilijker.

Van Bommel: Als mensen in Flow kunnen werken en de organisatie in beweging brengen doen zij dat door hun werk uit te voeren vanuit een gedeeld begrip van de richting van hun organisatie. Het bereiken van deze toestand van Flow is een uitdaging voor alle organisaties. Het vereist de betrokkenheid van iedereen binnen die organisatie. Eigenlijk bestaan organisaties uit één of meerdere waardestromen die producten leveren. Deze bewegen naast elkaar, door elkaar heen en soms zelfs tegen elkaar in. Dit lijkt op een rivier die soms rustig en soms kolkend voortbeweegt. Die waardestromen gaan allemaal op hun eigen manier, hebben allemaal hun eigen stroom. Dit chaotisch effect komt met name doordat die organisaties niet voldoende overzicht en inzicht hebben in hun productportfolio en hoe dit ondersteund wordt binnen de organisatie.

Mulder: Om Flow goed over de bühne te krijgen is een bijsluiter van het grootste belang, want Flow is, zoals jij al zei, niet eenvoudig gerealiseerd. Het creëren van Flow op organisatieniveau is ook essentieel om een High Performer te kunnen worden. Er is geen greenfield, geen Big Design Up Front (een softwareontwikkelmethode waarbij het ontwerp van het programma af moet zijn voordat de implementatiefase wordt gestart, n.v.d.r.) maar er wordt dan dagelijks geleerd en geproduceerd vanuit de status van het productportfolio en goed ontwikkelde kennisstructuren.

Hans & Hans

Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #2/3 2023.