Alle zakelijke appjes en sms’jes van bewindslieden en hoge ambtenaren moeten bewaard blijven. Dat staat in een kabinetsreactie op verschillende adviezen die zijn uitgebracht over het archiveren van chatberichten binnen de Rijksoverheid.
De discussie over het bewaren van appjes en sms’jes ontstond begin vorig jaar nadat premier Rutte meldde naar eigen inzicht sms’jes over beleidszaken wel of niet te archiveren.
Tijdens een spoeddebat in mei 2022 over dit onderwerp was onduidelijkheid ontstaan of de bestaande richtlijnen voor het bewaren van chatberichten aan de Archiefwet voldeden. Daarop vroeg het kabinet om advies. Onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed wijst uit dat de bestaande richtlijnen op een aantal punten niet aan de Archiefwet voldoen. Naast het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding hebben ook de parlementair advocaat, de regeringscommissaris Informatiehuishouding en de rijksarchivaris aanbevelingen gedaan.
Samenvattingen van die adviezen staan in een 27 pagina’s tellende kamerbrief van minister Bruins Slot van BZK. Deze is ook namens de staatssecretarissen van BZK en OCW aan de Kamer gestuurd. Daarin staat wat het kabinet wil doen aan de archivering van chatberichten en aan beter informatiebeheer.
Enorme app- en emailverzameling
In de brief staat onder meer dat de de omvang van deze chat- en e-mailverzameling van de Rijksoverheid ‘enorm’ is en dagelijks door de ongeveer 140.000 rijksambtenaren binnen de rijksoverheid groeit met een groot aantal chatberichten en naar schatting circa 3 miljoen e-mails per dag.
‘We hebben een achterstand in zowel het waarderen als het vernietigen van deze informatie. De hoeveelheid informatie die daardoor op dit moment gecreëerd, ontvangen, beheerd en bewaard wordt binnen het huidige stelsel, zorgt voor een grote uitdaging voor de archivering en voor de uitvoering van de Wet open overheid’, schrijft Bruins Slot.
Op basis van de conclusies en aanbevelingen belooft het kabinet aan de slag te gaan om de informatie van de Rijksoverheid beter op orde te krijgen. Om het recht op informatie voor de burger te garanderen is een aanpak langs twee sporen uitgestippeld. Er moet een digitale werkomgeving komen waarin informatie direct goed wordt opgeslagen. Momenteel wordt er gekeken naar welk ontwerp daarvoor het meest geschikt is.
Wijziging: geautomatiseerd opslaan
Ten tweede wordt er op korte termijn een aantal maatregelen rond chatberichten ingesteld. De minister: ‘Het beleid in de handreiking ‘Bewaren chatberichten’ wordt gewijzigd. Op hoofdlijnen betekent dit dat zakelijke chatberichten van bewindspersonen en topambtenaren als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd moeten worden opgeslagen.’
Hoe lang en of een chatbericht moet worden bewaard hangt af van de functie die iemand heeft. Zo worden chatberichten van bewindslieden langer binnen de systemen van de overheid bewaard dan van een topambtenaar en mogen chatberichten van overige ambtenaren gewoon op de telefoon blijven staan.
In het derde kwartaal van 2023 volgt een uitvoeringsplan en wordt gestart met een pilot. Daarna volgt een uitvoerbaarheidstoets voor het bewaren van chatberichten. Om informatieverlies te voorkomen ging op 4 oktober 2022 een tijdelijke instructie in voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen. Daarin staat dat zakelijke chatberichten niet mogen worden verwijderd, totdat er nieuw chatbeleid is goedgekeurd en ingevoerd. Die afspraak blijft gelden totdat het nieuwe beleid is ingevoerd.
“…op een aantal punten niet aan de Archiefwet voldoen…” Daarmee komt de prangende vraag of er willens en wetens een loopje met de wet is genomen door topambtenaren en wat de consequenties daarvan zijn. Het wetboek van strafrecht kent tenslotte wat artikelen over ambtsmisdrijven zoals het doen verduisteren (artikel 361) van bewijs. De gebruikelijke omtrekkende beweging door te wijzen op de punten in de Archiefwet die nog niet geregeld zijn doet dan ook geen recht aan de punten die wel geregeld zijn maar stelselmatig genegeerd worden. En het gaat hier niet alleen om een integere dossiervorming in een toeslagenaffaire want binnen onze overheid hapert het digitaal dossiergericht werken over de gehele lijn.