Het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) heeft 8Vance uit Venlo in de arm genomen om bemiddelingstechnologie te leveren dat een deel van de geplaagde Sonar-omgeving moet vervangen. Opmerkelijk is dat de aanbesteding hiervoor geen geldige inschrijvingen opleverde maar het uitvoeringsinstituut daarna wel met 8Vance (een van de deelnemers) tot een overeenkomst kwam. De looptijd bedraagt veertien jaar met een geschatte totale waarde van 65 miljoen euro.
Het Venlose bedrijf 8Vance, opgericht in 2012, levert matchingsoftware voor cv’s en vacatures. Het bedrijf claimt met zijn met kunstmatige intelligentie verrijkte technologie, een scherp inzicht te kunnen bieden in hoeverre mensen passen bij opdrachten, vacatures of zelfs functiehuizen, op basis van vaardigheden, competenties en persoonlijkheden. Daarbij maakt het gevoed door een groot aantal databronnen een virtuele weergave van de arbeidsmarkt met kandidaten, organisaties, vacatures en klussen.
Het UWV zocht een nieuwe oplossing voor zijn zogeheten pes (public employment service)-suite voor de bemiddelingsservice. De huidige matching-engine zit in het systeem Sonar, een ingrijpend verbouwd Siebel-pakket dat sterk is verouderd en in 2025 vervangen moet zijn. Een aanbesteding bracht echter geen soelaas. Eind 2022 meldde UWV in een aanbestedingsdocument dat het, na het ontvangen van alleen niet-geldende inschrijvingen, ervoor koos met een van de deelnemers van deze EU-aanbesteding in onderhandeling te treden zonder de voorwaarden van de opdracht wezenlijk te veranderen.
Die deelnemer blijkt dus 8Vance te zijn, waarbij ook nog eens de uiteindelijke contractwaarde fors hoger uitkomt dan de oorspronkelijk ingeschatte contractwaarde. Tijd dus om hierop aan de woordvoering van UWV een toelichting te vragen.
Bemiddelingsservice
Waarvoor wordt de 8Vance-tool ingezet?
UWV: Het gaat om de bemiddelingsservice, waarvoor nu een deel van Sonar wordt gebruikt. Die dienst bestaat uit functionaliteiten die nodig zijn om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen. Die ondersteunen werkzoekenden bij het vinden van werk, werkgevers bij het vinden van kandidaten voor hun vacatures én medewerkers van UWV bij het begeleiden, ondersteunen en matchen van cliënten met (nieuw) werk. De oplossing biedt voor de werkzoekende een persoonlijke arbeidsmarkt (datakluis) op basis van skills en competenties, beroep en wensberoep en geeft op basis van een gap-analyse inzicht in de overstapberoepen en eventueel benodigde aanvullende trainingen en opleidingen.
De service geeft de werkgever inzicht in potentiële kandidaten en mogelijkheden om zich beter te profileren op de arbeidsmarkt. Voor de professional biedt de tool hulpmiddelen om werkzoekenden en werkgevers met een ondersteuningsbehoefte optimaal te ondersteunen. Op deze manier kunnen wij de dienstverlening verbeteren en spelen wij adequater in op de structureel krappe arbeidsmarkt, de kwalitatieve mismatch en de veranderingen die nodig zijn om vraag en aanbod samen te brengen op de arbeidsmarkt.
Nieuwe tender niet nodig
Had UWV niet een nieuwe aanbesteding moeten uitschrijven nadat de eerste niet succesvol kon worden afgerond?
Als er geen inschrijvingen of geschikte inschrijvingen zijn ontvangen op een aanbesteding, is er geen geschikt aanbod ontvangen op de opdracht. Dan is het volgens de Aanbestedingswet toegestaan een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging te volgen (de grondslag hiervoor staat in artikel 2.32 lid 1 sub a Aanbestedingswet). UWV heeft gebruik gemaakt van die mogelijkheid.
Maar 8Vance had toch meegedaan aan de aanbesteding?
Aan het begin van de aanbesteding is er een marktoriëntatie geweest en daaruit kwam 8vance als een van de geschikte partijen. Toen is er een analyse gedaan ter voorbereiding op de uitnodiging ter inschrijving. Daaruit bleek dat 8Vance toch niet door de schifting zou komen vanwege de referentencheck. Daarbij wordt gekeken bij hoeveel andere partijen de oplossing al draait. Dat was bij 8Vance op dat moment nog in onvoldoende aantal. Maar na het aanbestedingsproces, dat enige tijd liep, bleek dat het bedrijf inmiddels wel voldoende referenten kon opvoeren. Vandaar dat het UWV de onderhandelingen met 8Vance kon starten.
8Vance is een vrij jong bedrijf. Is het wel verstandig om hiermee in zee te gaan?
8vance is inderdaad een jong bedrijf, maar ook de enige partij die op dit moment een standaard softwarepakket aanbiedt dat ons helpt om de volgende stap te zetten in de kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening. Ook voldoet het als enige partij in de markt aan het door ons opgestelde programma van eisen.
Wij hebben de mogelijke risico’s goed in kaart gebracht en er zijn mitigerende maatregelen genomen, go/no go–momenten gedefinieerd, een fall-back scenario uitgewerkt en externe reviews uitgevoerd. Deze maatregelen moeten ervoor zorgen dat de implementatie goed zal verlopen en de financiële risico’s beperkt blijven, mocht het onverhoopt mis gaan. Het vertrouwen is groot dat we samen met 8vance een standaardoplossing kunnen implementeren waarmee UWV werkzoekenden, werkgevers en adviseur beter kan helpen met het samenbrengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt.
Is het nieuw beleid van het UWV: werken met innovatieve, jonge it-partijen in plaats van de traditionele grote leveranciers?
Nee, dat niet. Wel verschuift de focus van UWV steeds meer naar standaardoplossingen in plaats van maatwerk. Daarbij schuwen we de samenwerking met ‘kleinere en onbekendere’ bedrijven niet. Primair ligt de focus op het vinden van een standaardoplossing en vervolgens kijkt UWV naar welke partij daarvoor de beste prijs-kwaliteitverhouding aanbiedt. Een voorbeeld hiervan is de recentelijk aangeschafte E-afspraak-tool. Die is ingekocht bij Communited en is een bewezen standaardoplossing die geïmplementeerd kan worden bij UWV.
Hogere contractwaarde
In eerste instantie was de projectwaarde 7 miljoen. Inmiddels is het ruim 65 miljoen. Hoe kan dat?
Als basis voor de aanbesteding voor een standaardpakket voor de bemiddelingsservice heeft UWV begin 2021 een programma van eisen (pve) opgesteld. Dit pve beslaat wat functionaliteit betreft een grotere scope dan de huidige invulling voor de bemiddelingsservice. Voor de berekening van de contractwaarde van de aanbesteding is op dat moment uitgegaan van de kosten van de huidige invulling. Daarbij is de inschatting gemaakt dat een verdubbeling van deze kosten toereikend zou moeten zijn om het volledige programma van eisen met een standaardpakket in te vullen. Voor de totale contractduur van veertien jaar kwam UWV daarmee uit op een bedrag van zeven miljoen euro, inclusief BTW.
Deze destijds gemaakte inschatting blijkt met de kennis van nu te laag. Uit de onderhandelingsprocedure met 8vance kwam naar voren dat dit bedrijf het volledige pve met hun modules als standaardpakket kan leveren. De contractwaarde voor dit standaardpakket bedraagt over de looptijd van 14 jaar 65,79 miljoen euro inclusief BTW. Dit is inclusief een inschatting van de indexatie over die periode. Dit bedrag zal na ondertekening van de Overeenkomst worden gepubliceerd op Tenderned.
Na het verkrijgen van het inzicht in de contractwaarde voor het standaardpakket van 8vance, heeft UWV contact opgenomen met Gartner ter validatie. Uit deze validatie bleek dat, voor standaardpakketten die slechts een beperkt deel van de functionaliteit uit het pve bevatten, de kosten van andere partijen vergelijkbaar of hoger zijn.
Vervanging Sonar?
Wat betekent die grotere scope van het pve eigenlijk? Gaat het standaardpakket van 8Vance straks dan ook de andere functionaliteiten van Sonar ondervangen als dat systeem is uitgefaseerd?
Nee, dat klopt niet. De oplossing van 8vance vervangt een deel van de functionaliteiten van Sonar. Het gaat hier om de functionaliteiten die te maken hebben met het opvoeren en onderhouden van het werkzoekende profiel, als onderdeel van de scope van de bemiddelingsservice. Met de bemiddelingsservice brengen wij vraag en aanbod op de arbeidsmarkt samen. Omdat de arbeidsmarkt continue aan het veranderen is, vraagt dit ook om andere functionaliteiten die wij kunnen inzetten.
Daarom hebben wij in het pve aan het begin van de aanbesteding een bredere scope van functionaliteiten gevraagd ten opzichte van het pakket dat wij hebben, zodat wij kunnen inspelen op die veranderingen en vraag en aanbod nog beter samenbrengen. De overige functionaliteiten van Sonar worden in andere projecten uitgefaseerd en vervangen.
Heeft René Veldwijk er al iets over geroepen? Hij was toch degene die o.a. de Tweede Kamer heeft geadviseerd en veel gezegd heeft over het disfunctioneren van het UWV. Het ware prettig als zo een criticaster als hij even meekijkt om de haalbaarheid te beoordelen.