Tijdens het eerste CIO-café van 2023 presenteerden Jaap Haenen, programmamanager informatiehuishouding, en zijn opvolger Carel Meijer in het Mauritshuis, het hart van historisch en politiek Den Haag, de voortgang van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding ‘Open op Orde’.
Directe aanleiding van ‘Open op Orde’ is de Toeslagenaffaire, het verslag van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag ‘Ongekend onrecht’ van 17 december 2020. Daarin is vastgesteld dat de informatievoorziening met betrekking tot de politieke besluitvorming ten aanzien van het fraudebeleid bij de kinderopvangtoeslag niet op orde is. En achter de gebrekkige informatievoorziening gaat een tekortschietende informatiehuishouding schuil. Het op orde brengen daarvan zou prioriteit moeten zijn.
Uitdaging
De uitdaging zit ‘m in het inhalen van de twintig jaar achterstand in informatiehuishouding van de rijksoverheid. Informatie moet niet na twintig of tien jaar op orde worden gebracht, maar direct na aanmaak moet het op orde zijn, is het devies. Dit opdat deze vindbaar, juist, volledig, betrouwbaar is en duurzaam toegankelijk na gebruik. Het adagium voor een goede informatiehuishouding is dan ook dat “alle informatie snel, veilig en duurzaam opgeslagen is, waarbij gebruik en proces bepaalt wie waar toegang toe heeft, niet de voordeur.”
En om het beschadigde, en toch al kwetsbare vertrouwen te herstellen moet gelden: ‘Dat we als overheid eerlijk en transparant antwoord kunnen geven binnen de termijn die we beloven.’
Daarbij dient er ook rekening te worden gehouden met de wettelijke kaders zoals de Wet open overheid (Woo), de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Generiek actieplan informatiehuishouding
De ministerraad accordeerde daartoe op 2 april 2021, als aanpak voor de structurele verbetering binnen de gehele rijksoverheid, het generieke actieplan informatiehuishouding. Een veranderopgave langs vier actielijnen:
- Er moeten voldoende en goed opgeleide informatieprofessionals zijn voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer;
- Inrichting werkprocessen: duidelijk is welke informatie bewaard moet blijven en duurzaam toegankelijk moet zijn en voor hoelang;
- Informatiesystemen ondersteunen overheidsorganisaties en medewerkers optimaal bij hun werkprocessen;
- Bestuur en naleving: verbetering van de sturing op de informatiehuishouding door de aanstelling van een speciale regeringscommissaris voor de informatiehuishouding, de implementatie van een rijksbreed en departementaal informatiehuishouding dashboard bij de verschillende departementen en het meten van het bereikte volwassenheids-niveau.
Jaap Haenen en Carel Meijer ressorteren zowel onder het programma Open Overheid onder leiding van Lucas Lombaers als onder de CIO-Rijk, Lourens Visser. Om de noodzakelijke verbeteringen in de digitale informatiehuishouding sneller door te voeren is het ook onderdeel van de I-strategie Rijk 2021-2025, Thema 5: Basis op orde met een goede informatiehuishouding – ‘informatie mag niet kwijt zijn, en er mag zeker geen twijfel zijn over de juistheid en echtheid ervan’. Ruim een jaar geleden is ook de regeringscommissaris voor de informatiehuishouding, Arre Zuurmond, aangesteld. Hij kreeg de opdracht om de uitvoering van ‘Open op Orde’ aan te jagen en te stimuleren met een meerjarenactieplan. Voor de uitvoering worden ze daarbij gefaciliteerd door de stelselpartijen Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), het Nationaal Archief, I-Interim Rijk en Doc-Direkt.
Informatiehuishouding is één van de drie sporen om een meer Open Overheid te realiseren. De andere twee sporen zijn Openbaarmaking, waaronder het actiepunt om alle overheidsinformatie te publiceren op het Platform Open Overheidsinformatie (Plooi) en de Nieuwe Archiefwet die volledig is toegespitst op het digitale tijdperk.
Het uiteindelijke doel is om overheidsinformatie via moderne internetvoorzieningen tijd-, plaats- en apparaat-onafhankelijk gemakkelijk te kunnen vinden en te kunnen delen met iedereen die deze informatie nodig heeft en daartoe bevoegd en/of gemachtigd is. Dus zowel binnen als buiten de overheid.
Resultaten en actiepunten
Jaap Haenen vertelde tijdens het CIO-café dat naast de start van regeringscommissaris Arre Zuurmond, programmateams, actieplannen en haalbaarheidstoetsen zijn ingericht en gedaan, naast veel activiteiten op het gebied van werving, gedrag en opleiding, waaronder het cursusaanbod van het Leerhuis Informatiehuishouding. Actieplannen en nulmetingen bij de twaalf departementen zijn inmiddels openbaar gemaakt, evenals duizenden beslisnota’s. Er wordt ook hard gewerkt aan verbetering van de ict-systemen en een nieuwe architectuur. Er is echter nog veel werk te doen, Open op Orde is nog lang niet voltooid. Voor Carel Meijer de uitdaging om gezamenlijk met alle programmamanagers bij de deelnemende organisaties (naast departementen ook vele ZBO’s en Hoge Colleges van Staat) met alle verbeteracties het volwassenheidsniveau voor de gehele Rijksdienst met betrekking tot informatiehuishouding naar niveau drie te brengen.
En de nieuwe opdracht voor Haenen met betrekking tot het onderdeel programmamanagement Metagegevens, zou weleens het verschil kunnen gaan maken voor een goede informatiehuishouding. Metagegevens beschrijven namelijk de karakteristieken van informatieobjecten, alsook de context waarbinnen die objecten zijn ontstaan of ontvangen en wat er vervolgens mee is gebeurd. Ofwel metagegevens zijn gegevens over gegevens en vormen feitelijk daarmee het fundament als het gaat om aspecten waar een overheid rekening mee moet houden bij de inrichting van de informatiehuishouding zoals betrouwbaarheid, toegankelijkheid, vindbaarheid, volledigheid, vertrouwelijkheid, informatiebeveiliging, interoperabliteit, transparantie en authenticiteit.
Om alle overheden eenvoudiger informatie te kunnen laten delen met elkaar en met andere organisaties, bedrijven en burgers, is het belangrijk dat er één metagegegevensnorm komt die te gebruiken is door alle overheden. En die is er inmiddels. De definitieve versie van de Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) is beschikbaar voor alle overheidsorganisaties. Jaap Haenen zal in zijn nieuwe opdracht, namens het cio-beraad, onderzoeken of de MDTO passend is en/of nog dient te worden uitgebreid voor de Rijksoverheid.
De MDTO zou daarmee de standaard kunnen worden die duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie versnelt en daarmee wordt er een belangrijke mijlpaal gerealiseerd om de informatiehuishouding nou echt op orde te brengen.
Het lijkt er vooral op dat het kind met het badwater is weggegooid als er geconcludeerd wordt dat er eerst voldoende en goed opgeleide informatieprofessionals moeten zijn. Al die amateurs die zich nu met de informatiehuishouding bezighouden zullen blij zijn hiermee. Want als we betrouwbaarheid, toegankelijkheid, volledigheid en vertrouwelijkheid van informatie in het perspectief zetten van een toeslagenschandaal dan denk ik dat het probleem vooral de zelfreflectie van de overheid is omdat er geen rekening gehouden wordt met enkele rechten.
Ik vrees dat recht op inzage, recht op correctie en recht op verwijdering in dossiervorming ontbrak waardoor een trein in de toeslagenaffaire volledig ontspoorde door tunnelvisie. Of misschien moet ik spreken over treinen want de informatie binnen werkprocessen is niet integer doordat er sprake is van een politieke kleuring. De Rutte doctrine is tenslotte bedacht door het CDA want Veel Vergeten Data partij heb ik de afgelopen 30 jaar niet kunnen betrappen op een origineel idee. Misschien wel door het fenomeen ZBO als we kijken naar de achterkamertjes van de macht.
“Informatie moet niet na twintig of tien jaar op orde worden gebracht, maar direct na aanmaak moet het op orde zijn, is het devies”
Hoop gezeur over meer of minder AI, maar dit is blijkbaar de echte ambitie I-strategie.
Tot nu toe was 20 jaar onbetrouwbare data geen probleem.
Ondertussen met agile evangelist coaches ingehuurd die voor 200 euro per uur komen preken dat je in korte stapjes waarde moet toevoegen 😉
Vooraf classificeren in plaats van achteraf is al jaren het devies wat echter stelselmatig genegeerd wordt want conclusies van Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed aangaande de dossiervorming in de toeslagenaffaire klinken niet veel anders als eerder geleerde lessen over digitaal zaakgericht werken. Overzicht over waar de informatie over een bepaald proces of zaak zich bevindt lijkt me wel handig want de bewaarketen (Chain of Custody) in een bewijslast is belangrijk omdat je anders makkelijk ongeautoriseerde correcties aan kunt brengen als toezicht ontbreekt. Vroeger was alles beter met idee om gebruiker naar de data (en de systemen) te brengen middels ouderwetse Citrix toegang.
Een export vanuit één bron der waarheid welke als kopie een eigen leven gaat leiden omdat digitaal paragraferen van de wijzigingen in een transactielog bij alle handmatige verwerkingen van ongestructureerde data achterwege blijft maakt het agile fabriceren van bewijs uit het ongerijmde mogelijk. En het ontbreken van oude kunstje van een schuifje op diskette om deze ‘Write Once, Read Many’ te maken zorgt ervoor dat je de dossiers weg kan gooien als bewaartermijn ervan nog niet verlopen is. En dan hebben we nog de dossiers die achteraf opduiken omdat iemand ze gekopieerd had naar eigen (niet versleutelde) schijf om thuis te kunnen werken. Want gebrek aan sturing op de informatiehuishouding is een beleidsmatige keus als functionaris hiervoor ontbreekt.
Of erger, de functionaris is er maar deze heeft niks te zeggen want zo’n 20 jaar geleden dicteerde de IT de oplossingen vanuit een ‘ketendenken’ maar dat werd als te verstikkend ervaren. Te imperatief.
In dit artikel wordt nog gevaren op PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie) in het kader van de W.O.O..
PLOOI is op 24 december 2022 al afgevoerd.
Dat is nu precies het probleem. Programma’s en beleidsvorming stapelen zich op en niemand weet waar we zijn.
Ga het nu eens gewoon doen.
https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/documenten/nieuwsbrieven/2022/12/30/plooi-nieuwsbrief-december-2022
met daarin inderdaad “Korte toelichting eenvoudige oplossing en stopzetten huidige vorm PLOOI”
Wanneer is de informatiehuishouding nou echt op orde?
Beste Jan Peter Spierenburg en Dino mbt PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie) verwijs ik vriendelijk naar:
https://www.digitaleoverheid.nl/nieuws/plooi-gaat-verder-in-eenvoudigere-variant/
Blij met artikel. Auteur mist wel een belangrijke optie. Publiceren en openbaar maken, direct doen. Scheelt enorm veel capaciteit aan afhandelen wob/woo verzoeken. En maakt meteen transparant wie serieus en professioneel handelt, tov de verrommelaars.
Om de informatiehuishouding op orde te krijgen moet worden voldaan aan 4 voorwaarden: beleid, visie, mandaat en budget. Om aan deze 4 voorwaarden te kunnen voldoen moet een organisatie het verouderde model van 3 productiefactoren vervangen door te gaan werken met 4 productiefactoren. Dit zet ik uiteen in een artikel genaamd “De Noodzaak van 4 Productiefactoren in de Organisatiestructuur”. Zie hiervoor mijn LinkedIn pagina. Maarten Taalman; Bedrijfsarchivaris – Informatiespecialist.
Maarten,
Computable biedt je de mogelijkheid om als expert te publiceren, dat maakt de discussie namelijk makkelijker. Verder had je een link naar je PDF kunnen geven waar ik nog wel wat vragen over heb omdat we al struikelen bij het beleid als we kijken naar wat we wel en niet moeten/willen bewaren. Aangaande het digitaal dossiergericht werken schijnt met name de overheid nog wat moeite te hebben met al die Systems of Collaboration. Meeste Document/Record Management Systemen kunnen hier slecht mee overwegen als we het beleid vertalen naar dwingende regels aangaande een preservering van data.