Gemeenten zijn verantwoordelijk voor belangrijke maatschappelijke taken, die door ontwikkelingen in de maatschappij en besluiten vanuit de rijksoverheid steeds complexer worden. Een voorbeeld hiervan zijn de uitdagingen vanuit het sociaal domein. Dit heeft namelijk te kampen met een complex (jeugd)zorglandschap waar niet alleen de fragmentatie van het domein maar ook de gefragmenteerde informatie en data een onderdeel van zijn. Gemeente Huizen ging op een data-ontdekkingsreis.
De informatiesystemen binnen het sociaal domein liggen gefragmenteerd over het domein heen, zowel lokaal als regionaal, waarmee het uitwisselen van gegevens wordt bemoeilijkt. De complexiteit ligt ook in het feit dat niet alle informatiesystemen aan elkaar gekoppeld kunnen worden, waardoor relatief veel handmatige invoer in de diverse systemen moet gebeuren om bepaalde trends en ontwikkelingen te volgen.
Ontdekkingsreis
Gemeente Huizen heeft tot een paar jaar geleden de stakeholders redelijk van informatie kunnen voorzien door handmatige acties en het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen. ‘Je kunt je voorstellen dat dit ons zeeën van tijd kostte en voordat de cijfers wel en wee bij onze stakeholders waren, waren deze al weer gedateerd’, moet Koen Buikema, coördinator bedrijfsvoering sociaal domein bij de gemeente Huizen, bekennen. ‘Dit moest echt anders. Hier begon in 2020 onze ontdekkingsreis naar valide (gevisualiseerde) data en real time (stuur)informatie.’
Huizen is van start gegaan met het visualiseren van de data, waarbij de data rechtstreeks uit hun databron wordt gehaald. ‘Hierdoor werd de verwachting gewekt dat we onze stakeholders realtime aan inzichten konden voorzien’, vervolgt Buikema. ‘Niks was minder waar! Door de data te visualiseren hadden we nog maar beperkt inzicht in de trends en ontwikkelingen, zagen we diverse trendbreuken en konden we geen forecasting maken. Na een grondige analyse van deze verschillen bleek dat de datakwaliteit van de verschillende databronnen en de inrichting van onze informatiesystemen niet geschikt waren voor realisatie van onze doelstelling. We hadden te maken met fenomenen als databreuk en datareparatie die niet eenvoudig verholpen konden worden.’
Opzetten poc/pilot
Met dit gegeven in het achterhoofd bezocht de gemeente Huizen het landelijk congres ‘Informatie -en datagestuurde overheid’. Daar kwam het in contact met een leverancier die zich uitsluitend richt op vraagstukken in het kader van datakwaliteit en validiteit. Dat leek de oplossing te zijn voor het vraagstuk van de gemeente. Na wat eerste oriëntatiegesprekken, waarbij gemeente Huizen, ict-partner OGD ict-diensten en deze leverancier kennis hebben uitgewisseld, zijn ze van start gegaan met het opzetten van een proof-of-concept (poc)/pilot.
Buikema: ‘Daarbij was de werkwijze als volgt. We legden een aantal verschillende datasets (bronnen) tegenover elkaar en vergeleken deze en we richten een paar slimme controles in zoals op periodiciteit, start -en einddatum, productcodes en verwijzer. Daarmee wilden we overzicht gaan krijgen in onze datakwaliteit. Het was belangrijk te weten waar we de data moesten gaan aanpassen; in de bron of bij de uitkomst met een geprepareerde dataset.’
Belangrijkste lering
Ondertussen heeft Huizen samen met ict-partner OGD aandacht besteed aan een use case waarbij ook de technische elementen zijn meegenomen voor het opzetten van een datawarehouse in de cloudomgeving (Azure). ‘Onze ontdekkingsreis werd verder verrijkt met een pilot-omgeving’, schetst Buikema de ontstane situatie. ‘We hebben afgesproken dat de leverancier zich enkel op het neerzetten van het platform zou richten en de gemeente zelf aan de slag kon gaan met de controles.’
Belangrijkste lering van deze eerste stappen was voor Buikema wel het zorgvuldig stellen van de juiste vragen aan de leverancier om verwachtingen omtrent aanwezige kennis helder krijgen. ‘Zo kwamen we erachter dat deze leverancier niet over de kennis van verschillende aspecten voor een dataproject beschikte waardoor een deel van deze technische kennis, het opzetten van een datawarehouse in onze Azure-omgeving, bij gemeente Huizen kwam te liggen. Deze kennis is bij ons en veel gemeenten echter niet voorhanden. Betrek daarom ook je ict-partner in een vroeg stadium bij dit soort ontwikkelingen.’
Lastig bewerkstellingen
Tijdens de pilot was het voor Huizen zichtbaar geworden dat de uitkomst functioneel gezien anders was dan de verwachtingen. ‘De ‘slimme’ controles moesten we als business zelf definiëren en het was erg lastig om onze behoefte te vertalen naar data-oplossingen die bruikbaar zijn voor ons als medewerkers, omdat wij die technische kennisachtergrond missen’, moet Buikema eerlijk bekennen. ‘Het inrichten van de controles verlangt expertise die je als gemeente nog niet bezit en het is erg lastig in te schatten of je wel de juiste controles uitvoert. Tevens was het niet duidelijk of we de fouten in het bronsysteem daar moesten aanpassen of moesten gaan werken met een geprepareerde dataset. Dat laatste was sowieso lastig om te bewerkstellingen. Hiermee konden we als gemeente nog steeds niet werken met volledige valide data.’
Gemeente Huizen was inmiddels een stukje verder in haar ontdekkingstocht. Door de eerste uitkomst van de pilot, met visualisaties en presentatie aan de organisatie, is het in een stroomversnelling terecht gekomen van wensen met betrekking tot datavisualisatie en ontwikkelingen. ‘Onze stakeholders wilden naast trends, ontwikkelingen en forecasting ook meer inzichten hebben in kwalitatieve en kwantitatieve effecten. Het is echt geweldig om te zien hoe enthousiast mensen kunnen worden als ze inzicht krijgen.’ Als voorbeeld noemt Buikema voorspellingen kunnen doen op demografie maar ook sneller inzichten hebben in de verschillende doelgroepen binnen het sociaal domein. ‘Om goed inzicht te verkrijgen in diverse specifieke doelgroepen wilden we bijvoorbeeld tekstanalyse inzetten op alle verslagen van de uitvoering om een rode draad te krijgen. Door deze bevindingen kwamen we erachter dat de aangeboden oplossing niet altijd een antwoord had op onze behoeften. Het was de tijd om de pilot af te sluiten en met deze kennis opzoek te gaan naar betere oplossing en leverancier.’
Steeds complexer
Toen Huizen verder was met de zoektocht, kwam het erachter dat de kennis van veel onderwerpen essentieel is om het onwikkelingspad efficiënt te kunnen bewandelen. Denk aan aspecten als techniek, data-architectuur en datawarehousing tot andere zaken zoals privacy (AVG) en informatiebeveiliging. Buikema: ‘Dit maakte onze reis in de datawereld steeds complexer.’
De gemeente was inmiddels wel een stukje verder qua volwassenheidsniveau en in de richting van hun zoektocht. ‘In onze zoektocht naar de perfecte oplossing kwamen we bij leverancier SAS uit, die met hun oplossing al onze vraagstukken kon faciliteren’, vervolgt Buikema. ‘Tijd voor de tweede pilot. Met deze leverancier zijn we wederom een pilot gestart waarin we vier use cases uitwerkten en integreerden deze oplossing met verschillende mogelijkheden om tooling te gebruiken. De use cases richten zich op 1) het datakwaliteit- en preparatie-onderdeel, 2) het toepassen van tekstanalyse op onze verslagen zodat de gemeente snel en slagvaardig nieuw beleid kon maken, 3) het doen van voorspellingen op basis van demografische ontwikkelingen en financiële ontwikkelingen en als laatste 4) een use case die zich richt op het inzichtelijk maken van ongestructureerde financiële data zodat er inzichten kwamen in de planning and control-cyclus van het sociaal domein.’
Ontdekkingsreis voortzetten
Uiteindelijk heeft gemeente Huizen een aanpak waarin veel ruimte en aandacht besteed is aan de krachten van de business, ontwikkelaars en techniek. Buikema: ‘Heldere kaders in de use cases en kleine stappen zijn aspecten waarmee we bewust en gecontroleerd onze ontdekkingsreis voortzetten.’
Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #1 2023.
Inzichten
Huizen meent dat het als gemeente zeker niet alleen staat in de ontdekkingstocht naar datagedreven werken. De gemeente deelt graag wat het heeft geleerd om zodoende andere organisaties te helpen.
– Als je een onvolwassen organisatie bent in dit gebied: experimenteer! Door het te doen kom je tot nieuwe inzichten en kun je je eigen behoefte beter formuleren.
– Je bent gewend om vanuit je huidige context te redenen en daarin naar optimalisaties te zoeken. Dat is een prima startpunt, maar voor een structureel effect moet je wel vanuit de doelstellingen redeneren en van daaruit terugvertalen naar huidige processen en systemen. Een externe blik kan daarbij erg goed helpen.
– Voor organisaties die, net zoals gemeente Huizen, proces-georiënteerd zij,n is het nog een hele opgave om datagedreven te werken en vanuit informatiestromen te redeneren. Een goed zicht op je data-architectuur, datakwaliteit, procesarchitectuur en het neerzetten van een datastrategie helpt. Dat helpt niet alleen om je huidige situatie goed te begrijpen, maar levert je ook de inzichten op waarmee je concreet aan de slag kan gaan om de basis op orde te brengen.
Tegenwoordig werken we niet meer.
we gaan op reis.
customers ook, op customer journey
van loket naar loket.
waarheen leidt de weg die wij moeten gaan ?
in ieder geval ondraaglijk leiden 🙂
je kunt er ook lekker over doorbomen, met z.g. storytelling.
volgens mij is dat weer een gekaapt begrip.
in de ict gaat het dan niet om het vertellen van een verhaaltje.
nee, het gaat om het overbrengen van een boodschap.
een soort infotainment denk ik dan, of advertorial
‘In onze zoektocht naar de perfecte oplossing kwamen we bij leverancier SAS uit”… over ondraaglijk lijden gesproken.
gemanipuleerd worden waar je bij staat.
met onmogelijke flauwekul.
past helemaal in deze tijd.
Meen me te herinneren dat Reza bij OGD werkt waardoor het: “Wij adviseren WC-eend” zich een beetje aan me opdringt. Data gedreven gaat naar mijn mening niet (alleen) om de visualisaties voor storytelling maar ook om een bewijslast welke een goede data preservering eist. Want als databreuk en datareparatie de primaire kuilen in de weg waren in de PoC dan ben ik benieuwd naar wat er van het eerdere Zaakgericht werken over is gebleven.
Oja, ik lees in het grijze kader dat de gemeente Huizen proces-georiënteerd is maar desondanks nog de ongestructureerde financiële data in het sociale domein inzichtelijk moet maken. Dat klinkt niet erg vertrouwenwekkend want de structuur van een goede boekhouding gaat om weten waar het geld aan besteed is. En ik durf het bijna niet te vragen, maar is de uiteindelijke verwerving aanbesteed of blijft het allemaal keurig onder de drempelwaarde?
Wat ik niet begrijp als simpele belasting betaler is, waarom een gemeente het wiel wil uitvinden.
Software gemaakt voor een overheid hoort opensource te zijn, zodat andere overheden hierop kunnen voortborduren.
Wanneer er meer éénheid is in de software die overheden gebruiken, geeft dat een hoop besparing, meer zekerheid en meer veiligheid.
V.w.b. software die bij gemeenten gebruikt wordt, ligt hier (denk ik) een taak voor de VNG en Logius.
De simpele belastingbetaler is uiteindelijk ook nog een kiezer maar wat heeft deze nog te kiezen als alle keuzen al gemaakt zijn? Ik zal niet zeggen dat software open source moet zijn maar ik zou wel graag enige transparantie in de algoritmen willen hebben. Zeker na ervaringen hiermee in zoiets als een speurtocht naar het geld in het sociale domein. Onvolwassenheid hierin leidt tot wantrouwen en het is een mooi project van Reza maar zoals altijd weer teveel gericht op de ICT en te weinig op de governance als we kijken naar een taakstellende en controlerende rol van de raad.
Vanuit de doelstellingen redeneren en van daaruit terugvertalen naar huidige processen en systemen betekent tenslotte dat je niet eerst een hamer kiest.