Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (I&W) heeft Atos na een aanbesteding een contract gegund voor de housing, hosting, beheer en onderhoud en de migratie naar de publieke cloud van haar SAP-omgeving. Het betreft een contract met een looptijd van vijf jaar, met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens vijf jaar. De totale waarde bedraagt circa vijftig tot negentig miljoen euro.
Het ministerie gebruikt momenteel SAP/4 Hana als bedrijfsvoeringsysteem voor de financiële processen, inkoop en budgetuitvoering en de primaire processen, zoals bijvoorbeeld dienstroosterplanning bij Rijkswaterstaat (RWS). RWS is de grootste afnemer met ruim 4.500 gebruikers.
Het kerndepartement l&W (inclusief kleinere organisaties zoals het KNMI) heeft circa 3.500 gebruikers. Daarnaast vertrouwt het ministerie van Buitenlandse Zaken (achthonderd gebruikers) op deze SAP-omgeving. Maar BZ is voornemens om per 1 januari 2023 naar een eigen bedrijfsvoeringsysteem over te stappen.
De aanpak, die uit twee fasen bestaat, verloopt via de Atos OneCloud-methodiek. In de eerste fase wordt de SAP-omgeving overgezet naar de cloud van Microsoft Azure. In de tweede fase gaat het om het beheer en onderhoud van de cloud-omgeving en de aanpassing van de bedrijfsprocessen zodat er is over te stappen naar een software-as-a-service-model.
Aanpassen vernieuwingsprogramma
De aanleiding voor het vernieuwingsprogramma Opvolging Bedrijfsvoering Systeem (OBS) was dat SAP de ondersteuning van het enterprise resource systeem (erp) ECC in 2025 zou stoppen, waarvan I&W op dat moment gebruikmaakte. Tijdens de voorbereiding op OBS begin 2020 heeft SAP de ondersteuning van ECC (ERP Central Component) verlengd tot 2027 met een uitloop naar 2030. Verder speelde voor de start van OBS mee dat het contract met Atos, dat nu ook al de housing en hosting en het beheer van het SAP-systeem uitvoert, medio 2022 afliep.
De opzet van OBS is onderzocht door Bureau ICT-Toesting, tegenwoordig Adviescollege ICT-toetsing. Die oordeelde in mei 2021 dat er een goede inhoudelijke, technische en financiële basis ontbrak. Zo koos het ministerie, na de aankondiging van SAP om de ondersteuning van ECC te verlengen tot 2027, er voor om niet naar alternatieven te zoeken. I&W besloot tot een migratie naar het nieuwe SAP S/4 Hana waarbij bestaande functionaliteit, inclusief het maatwerk, wordt één-op-één werd overgezet. Volgens het BIT had I&W bijvoorbeeld eerst het ECC-systeem kunnen upgraden om pas over enkele jaren naar S/4Hana te migreren. Dan zou er tijd zijn geweest om eerst de procesvernieuwing uit te werken en dan te migreren zonder al het maatwerk uit ECC naar S/4Hana mee te nemen. Mogelijk zou hiermee ook een daardoor noodzakelijke S/4Hana upgrade in 2024 voorkomen kunnen worden, door direct naar een latere versie te migreren
De toenmalige minister Cora van Nieuwenhuizen schreef daarop in een Kamerbrief dat de governance van het programma was aangescherpt en het programma OBS werd opgesplitst in de projecten ‘echnische Migratie SAP (waarbij met Atos de overstap naar SAP S/4Hana is gemaakt) en Aanbesteding van housing, hosting en beheer (met opnieuw dus Atos als it-partner).
