We willen digitaal transformeren. Hoe vaak ik die wens de afgelopen jaren niet gehoord heb. Mijn reactie is altijd: waarom zou je? Niet omdat ik niet geloof in het nut van digitaal transformeren. Integendeel, digitaal transformeren kan het verschil maken. Maar alleen wanneer je de transformatie inzet met een specifiek doel voor ogen.
Elk jaar popt er wel weer een nieuw trendwoord op. Tien jaar geleden was het nieuwe werken hip, nu zijn het machine learning, artificiële intelligentie (ai) en digitale transformatie. Op zichzelf allemaal mooie ontwikkelingen, maar vaak wordt voorbijgegaan aan de vraag of het wel echt nodig is. Bereik je het beoogde doel er wel mee? Bedrijven als Google en Meta spinnen garen bij de intelligentie die zij in hun systemen bouwen. Voor de gemiddelde Nederlandse organisatie is machine learning of inzet van ai stap 25 op hun weg naar een efficiëntere manier van werken. Terwijl ze hun basis vaak nog niet eens op orde hebben. Denk aan data die niet op orde zijn, of überhaupt het gebrek aan inzicht wat de optimale processen in de organisatie zijn. Hoe wil je ze dan optimaliseren? En nog erger: waarom starten met high-endtechnieken, terwijl de basis nog ontbreekt om ze tot hun recht te laten komen?
Vergeet trends en focus op je proces
Meegaan met trends is een kans en gevaar tegelijk. Je wil de juiste boot niet missen, maar een trend is na een paar jaar over en de vraag is of jouw investering in tijd, geld of middelen dan nog steeds bijdraagt aan de groei van je onderneming. Daarom geef ik altijd aan iedereen mee die weer ‘iets met AI wil’: kijk eerst welk probleem je wil oplossen, voordat je naar een oplossing kijkt. Elke oplossing die je introduceert, zónder het probleem goed te kennen, is weggegooid geld.
Digitale transformatie gaat daarnaast veel verder dan wat nieuwe software. Het begint met procesoptimalisatie, waarbij software kan helpen om de processen verder te stroomlijnen. Maar voor je begint met software, moet je die processen eerst helder in kaart brengen. Hoe efficiënt zijn de huidige processen? Wat is de optimale werkwijze? Waar loopt het vast, of kan het sneller, beter of makkelijker? Pas als je deze basale vragen helder in kaart hebt, begin je met nadenken over software. Eerder niet. Dáár ligt het geheim van een succesvolle digitale transformatie.
Management en IT moeten hetzelfde willen
Alles begint bij een duidelijke ambitie van het management. Waarom wil je transformeren? Wat wil je verbeteren? Op basis hiervan kun je je ultieme bedrijfsprocessen inrichten. Pas wanneer je die ambitie helder voor ogen hebt, kun je kijken óf en hoe it daarbij kan helpen. Daarbij is samenwerking tussen management en it essentieel. Maar wel een samenwerking waarbij it faciliterend is ten opzichte van de doelen van het management. De business werkt namelijk direct aan de bedrijfsdoelstellingen en het is aan it om te zorgen dat zij hierin kunnen excelleren.
Daar staat tegenover dat management it in staat moet stellen hun werk goed uit te voeren. Dat betekent onder andere dat it de ruimte moet krijgen om een visie te vormen op basis van de ambities en doelstellingen die de business heeft uitgesproken. Ook hebben ze tijd en middelen nodig om de ambities te verwezenlijken. Helaas werken de twee helaas nog vaak als individuele teams, die elkaar niet aanvullen, maar in de weg zitten. Waar het management te makkelijk denkt over nieuwe implementaties, ziet it meestal (al dan niet terecht) beren op de weg.
Het mooie is dat het denken vanuit ambities de synergie tussen beide teams automatisch bevordert. De vraag vanuit business aan it is immers niet meer om softwarepakket A of B te implementeren, maar om (samen) een ambitie te verwezenlijken. Wanneer er duidelijk geformuleerde bedrijfsdoelen op tafel liggen, is het aan it om dit te vertalen naar realistische oplossingen. Krijgen ze hier vervolgens de juiste ruimte in, dan is de basis voor een succesvolle digitale transformatie gelegd.
Kosten
Ik stipte het net al even aan: vergeet niet dat er (veel) middelen nodig zijn om een digitale transformatie succesvol door te zetten. Dat gaat verder dan de maandelijkse kosten van een softwarepakket. Onderzoek, implementatie en het bijsturen van medewerkers die wellicht anders moeten werken dan ze gewend zijn, vraagt investeringen in tijd en geld. Heb je die wel duidelijk voor ogen?
Een sterke businesscase hoort daarom standaard bij digitale transformaties. Daarin neem je bijvoorbeeld mee wat je beoogt, wat dat waard is en wat de baten zijn voor de organisatie. Aan de andere kant wil je inzichtelijk maken wat de kosten zijn, die dus verder gaan dan een maandelijkse fee. Welke tijd moet geïnvesteerd worden, zowel intern als extern? Hoelang loopt het proces van implementatie door? Er zijn voorbeelden van bedrijven die over de kop gingen omdat ze de investering in implementatie onderschat hadden en daarmee tegen onvoorzien hoge kosten aanliepen. Door vooraf een businesscase uit te werken, zorg je dat alle kosten inzichtelijk zijn en weet je wat de digitale transformatie jou écht gaat opleveren.
Drietrapsraket
Van ambitie naar proces naar techniek. Wie die drie stappen begrijpt, maakt kans om uiteindelijk écht succesvol te transformeren. Niet omdat het een trendwoord is, maar omdat er een duidelijke visie is wát er beter kan, én hoe. Deze drietrapsraket is de enige manier om digitale transformaties te laten slagen.
Vergeet je de eerste stappen, dan introduceer je lukraak technieken, verzin je oplossingen voor problemen die niet bestaan en laat je de échte problemen liggen. Of sterker, misschien creëer je wel nieuwe problemen door een wirwar aan systemen te introduceren. Jouw nieuwe hippe oplossing is dan helemaal geen oplossing, maar een probleem.
Wil je dus digitaal transformeren? Stel jezelf dan eerst de vraag: waarom zou ik?
(Auteur Joren Bozon is senior business consultant bij PAQT.)
Wat is digitaal transformeren? Is dat de brief vervangen door een e-mail? En kijkend naar het proces is een vervanging van de middelen dan een transformatie?
Hmmm,
Wat is nu het idee achter dit artikel? Voor wie schrijf je dit en wat zou je willen dat diegene dan doet?
Digitale transformatie is zo 2020… toen covid de grootste driver achter dit fenomeen bleek te zijn.
Net als dat de energie transitie vleugels krijgt door de inval van Rusland op Oekraïne.
Oudlid stelt de terechte vraag die zelden beantwoord wordt: Wat is dat dan precies? Dat digitaal transformeren?
“Een sterke businesscase hoort daarom standaard bij digitale transformaties.”
Noem mij voorbeelden van een business case voor digitale transformatie…
Want een business case maken met digitale transformatie als doel lijkt me vrij zinloos.
Mijn inzicht is overigens dat business cases in het algemeen vaak een slecht idee zijn. Een soort pre-optimization en zoals we weten is dat de root of all evil. Je suggereert namelijk dat je vooraf denkt te weten waar alle bottlenecks zitten van een (organisatorische) verandering. De realiteit is veel weerbarstiger.
Voorbeeld: Je wilt een business case maken om thuis werken een standaard te maken.
Lijkt mij een slecht plan en ik geloof dan meer in “guiding principles”. Dus bijvoorbeeld een beleidswijziging die mogelijkheden creeert om (meer) thuis te werken.
Daarna ga je wel kijken wat er gebeurd en wat de voordelen en nadelen zijn. Daar leer je van.
Want ook KPI’s bedenken voor de business case van thuiswerken is al lastig zat. Wat hoe giet je de subtiele bijkomstigheden van thuiswerken in een KPI? Of het gevolg dat men dus ook vaker iemand benadert buiten werktijd omdat je niet weet of iemand werkt op dat moment.
Meer doen en leren en minder vooraf plannen en verzinnen wat het mogelijk oplevert.
Digitale transformatie is een gevolg, niet een doel.
Dat vind ik.
Er moet toch iemand zijn geweest die als eerste de term ‘digitale transitie’ heeft gebruikt en toen meteen goed heeft vastgelegd wat de definitie is van deze term.
Het lijkt er vanaf het begin aan op dat iemand iets heeft geroepen tijdens een conferentie, waar (om maar weer een karikatuur aan te dragen) alle managers alleen maar druk bezig waren met netwerken (want dat is een duidelijke ambitie van een manager). De meesten luisterden met een half oor en de term ‘digitale transitie’ is blijven hangen. Niemand heeft gevraagd naar de definitie of heeft opgelet toen de context werd uitgelegd. Maar wat is blijven hangen is dat je dat als bedrijf moet willen (want anders komt dat onderwerp niet bij de conferentie).
Iets gelijksoortig is gebeurd met Second Lift, Bitcoin, NFTs, blockchain, en nog veel meer van die (ongelofelijk dure) luchtballonnen.
Even terug naar de basis: is er een duidelijke, door iedereen (of in elk geval een duidelijke meerderheid) geaccepteerde definitie van ‘digitale transitie’?
Ik stel drie vragen Henri, één open en twee gesloten. Want wat betreft het gevolg is de uiteindelijke vraag welke keuzen zijn er? Daarop volgende vraag is wat het kost want een digitale transformatie verft je nog weleens in een hoek waardoor je afhankelijk wordt van een leverancier.
“Magistrale verkooptruc is zoals Jort Kelder ooit de werking van de markt uitlegde aan Matthijs van Nieuwkerk door zijn pen, iets van weinig waarde te vragen. Toen Jort deze had vroeg hij aan Matthijs om zijn naam op te schrijven. Hoe verrassend had Matthijs daar een pen voor nodig die Jort hem wel wilde verhuren, voor een belachelijk hoge prijs uiteraard.”
Ik kan wat praktijkcases geven van digitale transformatie, bijvoorbeeld in de sport waar je geen vereniging meer vindt die een papieren clubblad heeft. En dat is maar het topje van de spreekwoordelijke ijsberg als we kijken naar de processen om een wedstrijd te organiseren. Het wisselen van de middelen lijkt me geen namelijk transformatie als dat dit niet zoiets als automatisering oplevert.
Oja, de heuristische methode van gissen is missen (trail-and-error) als strategie van transformeren werkt alleen als je met niets en niemand rekening hoeft te houden maar ik vrees dat er nog maar weinig stand-alone oplossingen zijn. Fenomeen van de keten vraagt toch zoiets als een afstemming van de in- en output. Want niet onbelangrijk is het databeheer, veelal het residu van een handeling waarover de vraag komt of je het rechtmatig mag bewaren.
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/ict-branche/6692856/250449/nederland-ict-wordt-omgedoopt-in-nldigital.html
1 okt 2019, wat vliegt de tijd.
De theorie is duidelijk.
ICT is techniek : “Stigter zei dat ict wordt gezien als de monteur”.
Digitalisering is breder : “kennis, deskundigheid en netwerk”, “maatschappelijke discussies, bijvoorbeeld over de ethische kanten van kunstmatige intelligentie”.
Dus Digitalisering als doel en ICT als middel.
Voor ICT ers verwarrend, want die denken in digitaal vs analoog.
Maarja, daarom zijn het ook stomme monteurs..
Beste Henri,
Bedankt voor je reactie. Goed om te zien dat we het over de kern van het artikel eens zijn: digitale transformatie is geen doel, maar een middel om een doel te bereiken. Daarmee geef je in jouw laatste zin eigenlijk zelf al antwoord op de eerste vraag die je stelt.
Het idee van dit betoog is dus ook om management bewust te maken dat ze moeten denken vanuit business doelstellingen, niet vanuit techniek. Kortom: wat willen ze bereiken? Vanuit daar kijk je verder hoe je die doelen gáát bereiken. Software is daar vaak een middel voor, waardoor digitale transformatie een gevolg is van het willen bereiken van de business doelstellingen.
Waar we wat minder op een lijn zitten is de gedachte over de business case. Die vind ik namelijk wel degelijk essentieel. Het gaat hier echter niet om thuiswerken mogelijk maken, maar om serieuze businessdoelstellingen. Wanneer bedrijven als doel hebben om te groeien, of ze hun winstmarge willen verhogen door efficiënter te werken, hangt hier altijd een verdienmodel aan. De groei of efficiëntieslag levert iets op, wat tot op zekere hoogte concreet gemaakt kan worden in harde euro’s. Daar kan je ook een investering tegenover zetten die deze groei of efficiëntieslag faciliteert.
Ter illustratie: een productiebedrijf is de laatste jaren enorm gegroeid en ziet kansen om het bedrijf de komende jaren te verdubbelen. Veel administratieve handelingen rondom de orderverwerking gebeuren echter nog handmatig, waardoor het risico op fouten groot is, wanneer het bedrijf nóg verder zal groeien. De groei wordt hierdoor geremd en bovendien is iedereen nu ook al veel uren kwijt aan handelingen die ook digitaal kunnen. Het doel van management is om die verdubbeling in omzet mogelijk te maken, door het bedrijfsproces efficiënter en minder foutgevoelig in te richten. Dat levert ze in de komende drie jaar 250.000 euro extra winst op. Vanuit dit uitgangspunt kun je je proces optimaal ontwerpen en vervolgens berekenen welke investering in IT (en evt. andere investeringen in personeel e.d.) hiervoor nodig is. Blijft dat onder die 250.000 euro, dan heb je een positieve business case.
Ik vind het niet meer dan normaal dat je als bedrijf op deze manier naar investeringen kijkt. Heiligt het doel de middelen? Of niet? Uiteindelijk moeten op de lange termijn de baten voor de kosten uitgaan. En dat weet je alleen als je vooraf een goede business case hebt gemaakt.
Artikel was al niet sterk maar de reactie lijkt me helemaal onzin. Geen doel maar een middel om een doel te behalen lijkt me ter illustratie de essentie te missen van een optimalisatie van processen. Een productiebedrijf wat meer omzet wil maken zal meer moeten produceren. Dit zo efficiënt mogelijk doen gaat niet zo zeer om de orderverwerking maar om het productieproces zelf, aloude logistieke probleem kent een administratieve boekhouding maar heiligt het doel de middelen als we overwegen dat het verhaal om automatiseren gaat?
Oja, een business case is een dynamisch gebeuren want niets is zo veranderlijk als de business.
Hi Joren,
Ook bedankt voor jouw reactie. Altijd fijn als de auteur van een stuk reageert.
Mijn bevinding door de tijd heen is dat business cases heel mooi klinken in theorie en iedereen zal het met je eens zijn. Het klinkt ook rationeel. Je gaat pas iets doen als je een plan hebt en inzicht in je ROI en TCO… Het is ook het verhaal voor de directie. De vragen zelfs om een business case voordat je een budget krijgt. Maar plat gezegd, als een business case meer dan een vel papier in beslag neemt of niet op 1 scherm past dan geloof ik er in de meeste gevallen niet in. Ik schrijf meeste, want er zijn altijd uitzonderingen. Je kunt geen deltawerken aanleggen of een stadion bouwen zonder iets meer dan een gedachte.
Maar, en ik moet on topic blijven, het onderwerp is digitale transformatie. Een begrip zo hol als innovatie of als toonaangevend.
In mijn carrière heb ik nogal wat digitale transformaties voor productiebedrijven uitgevoerd. En de realiteit is altijd veel weerbarstiger dan de theorie. Een business case is als een landkaart. Het is niet het terrein en mist extreem veel details. Zaken als cultuur, organisatieverandering, competenties van mensen en hun bias, verborgen bedreigingen (als dit project slaagt ben ik mijn baan kwijt) zijn allemaal zaken die niet in een case goed terugkomen. Ook kom je tijdens de uitvoering van een business case (ugh, digitale verandering) allemaal verrassingen tegen. Namelijk dat werkelijke proces anders uitgevoerd wordt dan managers denken.
Een business case is eigenlijk een soort van pre-optimization en pre-optimization is the root of all evil. De bottlenecks, de kosten, de kostenoverstijgingen van softwareontwikkelaars, doorlooptijden, voortschrijdend inzicht om maar een paar te noemen. Ik zie zelden evaluaties achteraf als de business case uitgevoerd is.
Ik geloof meer in veranderingen op basis van principes, vertrouwen op de mensen die een veranderingen willen en experimenteren. Ja, lastig om te budgetteren vooraf maar vaak veel effectiever. Sure, als je van handmatig papier verschuiven bent en je wilt dat digitaliseren dan heb je software nodig en komt de case; kopen we standaard software en passen we ons proces daarop aan? gaan we eigen software maken en passen we die aan het gewenste proces aan? Of gaan we een low code platform gebruiken die past en zo ja welke? Maar ook hier vraag ik me af… hoe stel je een business case op *voor* dat je de software selectie hebt gemaakt? Ik vind dit meer liggen in strategische keuzes…. dus meer het inzicht we gaan digitaliseren en kijken dan wat er op ons pad komt aan nodige veranderingen. Dan vooraf proberen allemaal voorspellingen te doen op basis van incomplete informatie en onzichtbare complexiteit.
Ik geloof heilig in Gall’s Law:
“A complex system that works is invariably found to have evolved from a simple system that worked. A complex system designed from scratch never works and cannot be patched up to make it work. You have to start over with a working simple system”
En business cases zijn in mijn ogen dus gebaseerd op “complex systems”.
Terwijl het inzicht dat digitaal efficienter is dan analoog heel simpel is. Bitjes zijn nu eenmaal makkelijker te verplaatsen dan atomen.
Dat is mijn mini epistel voor de vrijdagavond.
ha Henri op dreef deze vrijdagavond.
Een artikel waardig. Heeft echt alles : business cases die van nature nooit werken.
echt een topper, erop en erover.
“veranderingen op basis van principes, vertrouwen op de mensen die een veranderingen willen en experimenteren. Ja, lastig om te budgetteren vooraf maar vaak veel effectiever”, maakt trouwens ook niet uit als je business case moet maken zonder budget.
Je beschrijft zo precies hoe het vroeger ging, weeeeet je nog wel ooouuddd lid. Louies Davids meen ik. Hoe gaat het trouwens met Louis Kossen. Zou er iets gebeurd zijn ?
Ja vroeger, breek me de bek niet open.
Ach doe ook maar ook wel, ik meimer er graag over. Principes en vertrouwen in mensen.
Nix geen cyclisch gejaag met epic stories als mini business cases die micromanaged worden door mensen die er geen verstand van hebben. Iteratief waarde toevoegen tot het MVP net zo onhandelbaar is geworden als je legacy mainframe. “Vooraf proberen allemaal voorspellingen te doen op basis van incomplete informatie en onzichtbare complexiteit.” ?
Nee, dan vroeger.
Gewoon rustig je werk goed doen en laten doen en als het af was was het af. En goed. Heb je gelijk geen gezeur meer of definition of done.
“Ik zie zelden evaluaties achteraf als de business case uitgevoerd is.”
Vind je het gek ? Die zijn alleen maar nuttig als je van te voren weet wie je de schuld gaat geven en je dat niet zelf bent 🙂
Digitale transitie is het vervangen van de mens (als middel) door de digitale machine (als middel) en past dus geheel binnen de instrumentele opvatting van de techniek (als: een middel om doelen te bereiken) die kenmerkend is voor het neoliberale kapitalisme (inclusief de bijbehorende ratrace naar de bodem).
Tot zover mijn mini epistel voor de zondagochtend.