Digitaal transformeren, waarom zou je?

We willen digitaal transformeren. Hoe vaak ik die wens de afgelopen jaren niet gehoord heb. Mijn reactie is altijd: waarom zou je? Niet omdat ik niet geloof in het nut van digitaal transformeren. Integendeel, digitaal transformeren kan het verschil maken. Maar alleen wanneer je de transformatie inzet met een specifiek doel voor ogen.

Elk jaar popt er wel weer een nieuw trendwoord op. Tien jaar geleden was het nieuwe werken hip, nu zijn het machine learning, artificiële intelligentie (ai) en digitale transformatie. Op zichzelf allemaal mooie ontwikkelingen, maar vaak wordt voorbijgegaan aan de vraag of het wel echt nodig is. Bereik je het beoogde doel er wel mee? Bedrijven als Google en Meta spinnen garen bij de intelligentie die zij in hun systemen bouwen. Voor de gemiddelde Nederlandse organisatie is machine learning of inzet van ai stap 25 op hun weg naar een efficiëntere manier van werken. Terwijl ze hun basis vaak nog niet eens op orde hebben. Denk aan data die niet op orde zijn, of überhaupt het gebrek aan inzicht wat de optimale processen in de organisatie zijn. Hoe wil je ze dan optimaliseren? En nog erger: waarom starten met high-endtechnieken, terwijl de basis nog ontbreekt om ze tot hun recht te laten komen?

Vergeet trends en focus op je proces

Meegaan met trends is een kans en gevaar tegelijk. Je wil de juiste boot niet missen, maar een trend is na een paar jaar over en de vraag is of jouw investering in tijd, geld of middelen dan nog steeds bijdraagt aan de groei van je onderneming. Daarom geef ik altijd aan iedereen mee die weer ‘iets met AI wil’: kijk eerst welk probleem je wil oplossen, voordat je naar een oplossing kijkt. Elke oplossing die je introduceert, zónder het probleem goed te kennen, is weggegooid geld.

Digitale transformatie gaat daarnaast veel verder dan wat nieuwe software. Het begint met procesoptimalisatie, waarbij software kan helpen om de processen verder te stroomlijnen. Maar voor je begint met software, moet je die processen eerst helder in kaart brengen. Hoe efficiënt zijn de huidige processen? Wat is de optimale werkwijze? Waar loopt het vast, of kan het sneller, beter of makkelijker? Pas als je deze basale vragen helder in kaart hebt, begin je met nadenken over software. Eerder niet. Dáár ligt het geheim van een succesvolle digitale transformatie.

Management en IT moeten hetzelfde willen

Alles begint bij een duidelijke ambitie van het management. Waarom wil je transformeren? Wat wil je verbeteren? Op basis hiervan kun je je ultieme bedrijfsprocessen inrichten. Pas wanneer je die ambitie helder voor ogen hebt, kun je kijken óf en hoe it daarbij kan helpen. Daarbij is samenwerking tussen management en it essentieel. Maar wel een samenwerking waarbij it faciliterend is ten opzichte van de doelen van het management. De business werkt namelijk direct aan de bedrijfsdoelstellingen en het is aan it om te zorgen dat zij hierin kunnen excelleren.

Daar staat tegenover dat management it in staat moet stellen hun werk goed uit te voeren. Dat betekent onder andere dat it de ruimte moet krijgen om een visie te vormen op basis van de ambities en doelstellingen die de business heeft uitgesproken. Ook hebben ze tijd en middelen nodig om de ambities te verwezenlijken. Helaas werken de twee helaas nog vaak als individuele teams, die elkaar niet aanvullen, maar in de weg zitten. Waar het management te makkelijk denkt over nieuwe implementaties, ziet it meestal (al dan niet terecht) beren op de weg.

Het mooie is dat het denken vanuit ambities de synergie tussen beide teams automatisch bevordert. De vraag vanuit business aan it is immers niet meer om softwarepakket A of B te implementeren, maar om (samen) een ambitie te verwezenlijken. Wanneer er duidelijk geformuleerde bedrijfsdoelen op tafel liggen, is het aan it om dit te vertalen naar realistische oplossingen. Krijgen ze hier vervolgens de juiste ruimte in, dan is de basis voor een succesvolle digitale transformatie gelegd.

Kosten

Ik stipte het net al even aan: vergeet niet dat er (veel) middelen nodig zijn om een digitale transformatie succesvol door te zetten. Dat gaat verder dan de maandelijkse kosten van een softwarepakket. Onderzoek, implementatie en het bijsturen van medewerkers die wellicht anders moeten werken dan ze gewend zijn, vraagt investeringen in tijd en geld. Heb je die wel duidelijk voor ogen?

Een sterke businesscase hoort daarom standaard bij digitale transformaties. Daarin neem je bijvoorbeeld mee wat je beoogt, wat dat waard is en wat de baten zijn voor de organisatie. Aan de andere kant wil je inzichtelijk maken wat de kosten zijn, die dus verder gaan dan een maandelijkse fee. Welke tijd moet geïnvesteerd worden, zowel intern als extern? Hoelang loopt het proces van implementatie door? Er zijn voorbeelden van bedrijven die over de kop gingen omdat ze de investering in implementatie onderschat hadden en daarmee tegen onvoorzien hoge kosten aanliepen. Door vooraf een businesscase uit te werken, zorg je dat alle kosten inzichtelijk zijn en weet je wat de digitale transformatie jou écht gaat opleveren.

Drietrapsraket

Van ambitie naar proces naar techniek. Wie die drie stappen begrijpt, maakt kans om uiteindelijk écht succesvol te transformeren. Niet omdat het een trendwoord is, maar omdat er een duidelijke visie is wát er beter kan, én hoe. Deze drietrapsraket is de enige manier om digitale transformaties te laten slagen.

Vergeet je de eerste stappen, dan introduceer je lukraak technieken, verzin je oplossingen voor problemen die niet bestaan en laat je de échte problemen liggen. Of sterker, misschien creëer je wel nieuwe problemen door een wirwar aan systemen te introduceren. Jouw nieuwe hippe oplossing is dan helemaal geen oplossing, maar een probleem.

Wil je dus digitaal transformeren? Stel jezelf dan eerst de vraag: waarom zou ik?

(Auteur Joren Bozon is senior business consultant bij PAQT.)