Employee experience platforms (exp’s) helpen organisaties verder in tijden van versnipperde werkplekken. Twee risico’s liggen op de loer: personeelszaken heeft nauwelijks oog voor al die tools en verdieping van de vaardigheidskloof dreigt.
Een exp is ontworpen om de interactie tussen medewerkers en alle applicaties en andere digitale middelen te verbeteren. Het maakt het eenvoudiger om onderling te communiceren, samen te werken en contact te leggen met medewerkers, partners en klanten. Dit gebeurt door een gepersonaliseerde, digitale werkplek te creëren waar iemand alles heeft wat hij of wat zij nodig heeft om het werk te doen op een centrale plek.
Een werknemerservaringsplatform dicht de kloof tussen degenen die op kantoor werken en degenen die vanuit huis werken. Hoewel het Rijk het thuiswerkadvies vanwege corona heeft laten vallen, stimuleert de overheid het hybride werken.
Microsoft Viva
Het hybride werken draagt het risico dat medewerkers van elkaar, hun management en hun team vervreemden. Onderzoek van Microsoft laat zien dat bijna zestig procent van de werknemers zich sinds de omslag naar telewerk minder met hun team verbonden voelen. ‘Het valt niet mee om de kameraadschap te evenaren die vroeger ontstond uit team- en personeelsbijeenkomsten, uitstapjes en events’, aldus het softwarehuis in een artikel over Microsoft Viva.
Vooral krachten die pas zijn begonnen en eigenlijk nooit op kantoor of het bedrijf zijn geweest, dreigen te verzuipen. Daar moet deze nieuwe vorm van samenwerkingstoepassingen een remedie voor zijn. De naam van Ten Thousand Coffees spreekt voor zich. Dit is onboarding- en werknemersbetrokkenheidssoftware die bedrijven helpt mentorschapsprogramma’s op te zetten, virtuele gemeenschappen te creëren, collega’s te vinden en meer, en dat alles vanuit één uniform platform. Het stelt supervisors in staat om automatisch mentor-mentees te matchen, toegang te krijgen tot gesprekshandleidingen, feedback te verzamelen en e-mail messaging templates te gebruiken.
Alles op één plek
Waarom zou je een exp willen toepassen? De medewerkers hebben immers al heel veel tools tot hun beschikking. Denk aan Teams, Google Meet, MS 365, Slack en Podio. Juist daarin schuilt de moeilijkheid: medewerkers raken overvoerd met alle communicatiemogelijkheden en zien door de bomen het bos niet meer. Temeer daar applicaties op de pc/laptop niet altijd zijn afgestemd op die op de mobiele telefoon.
Daarom concentreren exp’s alles op één plek die er hetzelfde uitziet op de pc en de mobiele telefoon. Hier ligt wel een uitdaging voor ontwikkelaars, meent Grietje Klapwijk. Op de website van Workspace 365 vertelt zij dat developers moeten werken vanuit de ‘mobile first’-gedachte.
Zij haalt aan dat exp’s ook waken over een gezonde werkprivébalans. Dit gebeurt door de gebruiker te wijzen op dit aspect, maar ook door teamleiders inzicht te geven. Uiteindelijk is de werkgever verantwoordelijk voor een goede en veilige werkplek. En moet de organisatie de werknemer niet de druk te laten voelen om altijd en overal bereikbaar te zijn.
Leren
In een onderzoek door LinkedIn blijkt dat 94 procent van de werknemers langer in een bedrijf zou blijven als dit meer zou investeren in hun leer- en ontwikkelingsproces. Hier spelen de exp’s op in. ‘Viva Learning helpt om van leren een natuurlijk aspect van de bedrijfscultuur én van de dagelijkse routine van elke werknemer te maken’, stelt Microsoft. ‘Viva Learning creëert een centrale hub voor leren in Teams. Met behulp van ai wordt de juiste inhoud op het juiste moment aangeboden. Hierbij wordt inhoud gebundeld van LinkedIn Learning, Microsoft Learn, de eigen content van de organisatie en opleidingen van vooraanstaande dienstverleners zoals Skillsoft, Coursera, Pluralsight en edX.’
Microsoft is niet de enige die dit in een exp heeft verwerkt. Lemonade bijvoorbeeld is een cloudgebaseerd LXP (Learning Experience Platform) waarmee organisaties hun werknemers kunnen trainen via microlearning en op games gebaseerde trainingsmethoden. Belangrijke functies omvatten het aanmaken van cursussen, aanpasbare branding, automatische aanbevelingen, beoordelingen, analyse van de impact van cursussen en prestatiestatistieken.
Of neem Eduflow: software voor het beheer van leerervaringen waarmee instellingen voor hoger onderwijs en bedrijfstrainingsprogramma’s cursussen maken, de betrokkenheid van leerlingen beheren, deadlines instellen, en nog veel meer, vanuit een uniform platform. Met de ingebouwde ontwerpfunctionaliteit kunnen trainers aangepaste cursusbronnen creëren met tekst, video’s, afbeeldingen en andere bestands-uploads.
Personeelszaken
Meer dan genoeg software om het werk van medewerkers (onderling) te vergemakkelijken. De website van GetApp meldt er tientallen. Sommige pakken een specifiek aspect, andere bieden het complete werknemerservaring platform. De website van Huler presenteert de ‘negen beste exp’s van 2022’.
Toch zien de human resources (hr)-medewerkers er niet veel in. Slechts 26 procent van deze medewerkers geeft aan digitalisering en it-ondersteuning van de hr-processen binnen hun organisatie als hoge prioriteit te zien, aldus een artikel op Computable.
En dat terwijl er in de range van dit soort software ook pakketten zitten die juist het werk van hr moeten vergemakkelijken. Wat te denken van Bizneo HR, een cloudgebaseerd hr-pakket dat de hele werknemerscyclus omvat: aantrekking, identificatie, ontwikkeling en betrokkenheid. Alles in één platform voor talentbeheer. Of PeopleForce, een eveneens cloudgebaseerd systeem voor hr-management. Of Bambee, de ‘toegewijde hr-manager’ die zich specifiek richt op het midden- en kleinbedrijf. Keus te over.
Behendigheidskloof
De schaduw die boven exp’s hangt, is wat Gartner noemt de ‘digital dexterity gap’, de kloof tussen de tools die op de markt komen en de behendigheid van personeel om ermee te werken. De grafiek bestaat uit twee lijnen: tempo van introductie en afhankelijkheid van technologie, en het vermogen van werknemers om die technologie te benutten. In 1980 – het begin van het pc-tijdperk – lopen die twee lijnen nog vrij dicht bij elkaar. Maar al snel ontstaat de digitale behendigheidskloof. Zeker in de periode waarin ai en iot hun intrede doen, is het vermogen van personeel om daarmee om te gaan steeds kleiner.
Exp’s pogen deze valkuil te vermijden door hun werkwijze zo eenvoudig en intuïtief mogelijk te maken. De naamgeving van het pakket Simpplr spreekt wat dat betreft boekdelen.
Gartner-analisten Dan Wilson en Tori Paulman wijzen met nadruk op het belang van training. ‘Je moet er wel voor zorgen dat ze weten hoe ze met de software om moeten gaan. En je moet iedereen binnen de organisatie meekrijgen; stel een team samen dat in staat is om dat voor elkaar te krijgen.’
“Employee experience platforms (exp’s)”.
Lekker hoor, denk je dat je gewoon geïnformeerd wordt, blijkt het een link naar een commerciele tool.
Op de company about-us pagina staan “be honest” and “no dickheads” als typische companty values. Wel eerlijk dus vinden ze zelf, maar zouden ze hier niet “thickhead” bedoeld hebben?